在當下社會，越來越多地方需要用到制度，制度泛指以規則或運作模式，規範個體行動的一種社會結構。那麼相關的制度到底是怎麼制定的呢？下面是小編爲大家整理的文件管理制度，歡迎閱讀與收藏。
一、文件與資料識別
1、各單位、部門在制定安全生產文件時,必須按標準化要求制定符合標準的各種文件。(格式、紙張、文件程序、版面等)
2、對外來文件要進行識別與分析,在轉發或修訂下發時要進行標準性轉換,下傳的文件必須符合標準化文件要求。
3、各種資料的收集、整理要以標準資料格式進行裝訂收藏。
4、對資料的內容進行識別分析,不符合標準化要求的要修改完善。
二、文件與資料的管理規定
1、文件、資料都要按標準格式進行分類、保存、管理。
2、下發文件要建立“文件下發登記表”,登記表格式必須符合標準化要求,並將保存文件下發登記表存檔。
3、建立文件、資料檔案庫,專人負責管理和保存。
4、借閱、查詢各種資料、文件時,要建立借閱、查詢登記表。
5、文件、資料要整理規範,保存有序,管理到位,查找便捷。
6、若文件、資料需更新、補充、增加,必須經過保管員進行操作,非工作人員不得隨意進行修改。
7、妥善保護文件、資料,不得隨意外借;查詢文件時不得在文件上做任何標記,不得損壞。
8、文件、資料科室要做好防火、防潮、防盜工作,制定相應的安全措施,保證文件、資料的安全。
1、目的：促進公司提高管理水平，規範公司程序文件書寫的格式及編號方法，各項制度及文件管理工作規範、科學，確保文件結構與樣式的統一等制定本規定。
4、管理職責：企業負責人負責質量管理體系文件的批准、頒佈；質量負責人負責審覈；各部門負責人與質管部共同起草其部門的質量體系文件，並執行、協助、配合質量管理部開展工作。質量管理部負責按政策要求起草質量管理制度以及解釋、培訓、指導、檢查等；所有文件由人事行政部負責分發、保管、撤銷、替換、銷燬，各程序文件與質量文件的系統摘要編寫人均須按本規定製訂文件；
6、質量管理體系文件劃分：質量管理制度、部門及崗位職責、操作規程、檔案、報告、記錄、憑證。
6.1.1、管理制度文件：是指企業爲規範內部管理活動，對各項管理工作提出具體要求並以特定形式發佈作爲共同遵守的準則和依據；
6.1.2、部門及崗位職責文件：是指企業爲規範經營行爲，明確各部門及崗位職責，以特定形式發佈作爲共同遵守的準則和依據；
6.1.3、操作規程文件：是指企業爲規範過程管理，明確規定其操作程序和要求，以特定形式發佈作爲共同遵守的準則和依據；
6.1.4、檔案：企業經營過程中形成的，作爲歷史記錄保存起來以備查考的文件；
6.1.5、報告：是企業彙報工作、反映情況、提出意見或者建議時使用的文件；
6.1.6、記錄：是闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件；
6.1.7、憑證：是指能夠用來證明經濟業務事項發生、明確經濟責任並據以登記賬簿、具有法律效力的書面證明；
6.1.8、技術標準：是對產品質量、規格、驗收方法等所做的技術規定，這裏主要指藥品標準或其他相應的技術標準；
6.2、文件編號：由公司代碼、文件種類代碼、文件順序號、文件版本號：文件順序號按彙編順序號編排，文件順序號、流水號分別由兩位阿拉伯數字組成。
用兩位阿拉伯數字表示，新制訂的文件修訂號爲“00”，以“01”表示對文件的第一次修訂，以“02”表示第二次修訂，依次類推。
6.2.6、記錄表格的編碼形式：由公司代碼+由文件種類代碼+文件順序號+兩位數流水號組成+版本號。如：XX-SOR-11-01-00表示的是00版本11號操作產生的第一個表格；
6.3、質量管理文件的編制和審批程序
6.3.1、質量管理制度、操作規程、崗位職責由質量管理部負責和操作部門共同起草和修訂，各部門文件由各職能部門負責人起草和修訂，所定的各項制度和文件報質量負責人審覈，經企業負責人批准後執行；
、爲提高工作效率，減少簽字，公司決定在每個質量管理制度、操作規程、崗位職責上的文件起草人（姓名）、起草日期、審覈人（姓名）、審覈日期、批准人（姓名）、批准日期在文件流轉中直接錄入，文件打印出來後，相應人員同時在紙質《文件審批流轉記錄》上手工簽署姓名及日期；
、爲方便查閱，崗位/制度/操作規程制定文件目錄索引，含文件編號、目錄內容、頁數、頁碼、實施日期、文件狀態。
、內容應符合《藥品管理法》、《藥品流通監督管理辦法》、新《藥品經營質量管 理規範》及其實施細則等法律、法規；
、文字應準確、清晰、易懂，條理性強、層次分明、結構緊密、用語規範、內容真實、完整（不空格、不漏項），不能隨意塗抹，不得用鉛筆填寫，沒有發生的項目記“無”或畫“/”，各相關負責人簽名處不允許空白，要籤全名；如果發生錯誤需更改，應用“─”劃去原內容，寫上更改後的內容，需在更改處由更改人簽名（章），簽名要全名；日期填寫要清晰，年月日用8位數標明，如：170401；
、文件應標明題目、種類、以及文件編號和版本號；
、質量管理制度應結合公司的實際情況，可操作性強；
6.3.3、制度編號後由打字員打印，打印出的文件清樣交給擬稿人核稿；
6.3.4、制度打印後，由人事行政部登記、下發、簽收；
6.3.5質量管理部每季度對質量管理體系執行情況進行檢查考覈，做好《質量管理體系評審記錄》；
6.4.1、質量管理體系文件在執行過程中如需調整，或因與國家法律、法規、政策文件相沖突需修訂時，由機構負責擬稿，質量負責人核稿，經企業負責人批准後由人事行政部發執行，原制度同時廢除，修訂原因及變更日期應詳細記錄在《文件修改審批表》中；
6.4.3、作廢文件由人事行政部進行“作廢”標識，防止誤用，並由人事行政部收回管理；
6.5.1、公司制定的制度，由於經營管理不斷更新或與國家相關法律、法規政策相違背，已不適應或過時，須進行撤銷；
6.5.2、制度的撤銷是由人事行政部在分發新文件是回收舊文件，或每年對發文進行一次清理，對不適當或過時文件填寫《文件銷燬登記表》，經質量管理部、質量負責人同意後進行銷燬；
6.6、文件的起草、修訂、審覈、批准、分發、保管、以及修改、撤銷、替換、銷燬等應當按照文件管理操作規程進行，並保存相關記錄；
6.8、每季度審覈、修訂文件、使用的文件應當爲現行有效的文本，已廢紙或者失效的文件除留檔備查外，不得在工作現場出現；
6.9、非本部門執行文件，需要供讀時需向人事行政部登記《文件借閱登記表》，填寫文件編號、文件名、借出日期、借用途、歸還時間。
6.10、各崗位獲得與工作內容相對應的必要文件，並嚴格按照規定開展工作。
一、總則
1、技術文件是本公司的核心祕密，是本公司能夠持續發展並在市場上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬於公司所有。
2、爲規範本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用範圍：適用於本廠的技術文件的管理。
二、技術文件的編制
1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括：
1)開發計劃階段：方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。
2)開發設計階段：原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。
3)產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。
2、技術文件的技術要求和數據等必須貼合國家相關標準和規定要求。
3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。
三、技術文件的提交
1、在產品開發的整個週期中，設計人員必須按照技術文件規範認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。
2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，並保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改後，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam爲準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。
4、對於已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。
四、技術文件的歸檔
1、各相關負責人負責技術文件的審覈和批准；技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審覈三級把關制度；明確各級的責、權、利。
2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審覈、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於歸檔。
3、文件簽署分爲紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標籤上進行總體簽署。
4、各類歸檔文件經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。
5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，並對歸檔文件進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。
五、技術文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法堅持不具權限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批准，並填寫《借閱登記表》，然後方可經過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。
3、對於借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的祕密。
4、如有特殊情景需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。
5、文件閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，並補充完整《借閱文件記錄表》。
六、職責追究
各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
爲了搞好監理文件及資料的日常管理工作，使其納入標準化、規範化，系統化的軌道，結合本工程項目實際情況，公司制定了'施工階段資料管理制度'期，要求監理部按本實施細則執行：
（一）監理文件及資料按照綜合文件類、圖紙類，質檢資料類，進度控制文件類，計量支付類，施工原始記錄類進行分合同、分類歸檔。
（二）綜合文件類按照竣工驗收文件、月報及工程總結、監理及承包合同、變更設計文件、一般文件類歸檔。
1、竣工驗收文件包括竣工驗收鑑定書、竣工驗收報告、交工驗收申請、批准文件。
2、月報及工程總結包括月形象進度報表，監理月報，年中、終及最終工程總結報告。
3、監理及承包合同包括監理服務協議書、各合同段承包合同以及補充協議書。
4、變更設計文件類包括變更會議紀要、工程變更設計申請表、變更令，應分合同按順序歸檔。
5、一般文件類包括業主、承包人來文，監理辦下發通知、工作指令，監理會議紀要，監理規劃及實施細則以及其他文件類。業主、承包人來文按收文時間分類歸檔，監理部下發通知、上報文件按成文時間單獨歸檔；會議紀要及工作指令分合同按時間順序分別歸檔；監理規劃及實施細則單獨歸檔。
（三）圖紙類包括設計及施工圖紙、變更設計圖紙。圖紙類分合同按路線、路基、路面、橋涵、防護、斷面圖、變更設計圖順序分別歸檔，其中變更設計圖按下發的時間順序排列。
（四）質檢資料類按試驗檢測報告、測量資料、現場質檢資料、質量文件類歸檔：
1、試驗檢測報告包括各種原材料試驗報告、砼及砂漿配合比試驗報告、砼及砂漿強度試驗報告、擊實試驗報告、壓實度試驗報告、穩定土強度試驗報告、水泥劑量試驗報告、油石比試驗報告、篩分試驗報告、其他各種試驗報告、外購材料（產品）合格證書。試驗檢測報告應分類、分合同按工程單位劃分分類歸檔。
2、測量資料類包括導線、水準複測成果表、施工測量放樣單、各項工程高程測量結果、線路測量結果、測量原始紀錄。導線、水準複測成果表單獨成冊，施工測量放樣單、高程、線位、原始記錄分合同按照工程單位劃分分類歸檔。
3、現場質檢資料包括分項開工報告、檢驗申請單、質檢表及檢測結果、質量檢驗評定表、中間交工證書分合同按工程單位劃分依據分項開工、檢驗申請、質檢表、質量檢驗評定表、中間交工證書順序分類歸檔。
4、質量文件類包括質量事故處理報告、停工、復工令分合同分類歸檔。
5、試驗資料類由試驗專業工程師統一收集整理歸檔，測量資料類由測量專業工程師統一收集整理歸檔，質檢資料由各合同組長統一收集整理歸檔，質量文件類由綜合組統一收集整理歸檔。
（五）進度控制文件類包括總進度圖（表）、計劃、批准文件，分期進度圖（表）、（月、季、年）計劃、批准文件，開工令，開工報告，施工組織設計，有關進度的往來文件。分合同依時間順序分類歸檔。
（六）計量支付類包括中期計量支付證書、計量支付報表、中間計量表、質檢資料、開工預付款支付證書、材料預付款支付證書、終期支付證書及附件資料，分合同依時間先後順序分類歸檔。
（七）施工原始記錄類包括監理日誌、天氣、溫度及自然災害等記錄、施工照片集、其他各種原始記錄，分合同段分類歸檔，其中監理日誌由各監理工程師、現場監理員填寫。
（八）所有監理文件及資料除試驗、測量、質檢類外統一由綜合組收集整理歸檔。
（九）所有往來文件必須由綜合組做好收發文記錄。
（十）所有文件盒必須建立文件清單目錄，後附備考表。
（十一）所有保存文件必須清晰，原則上保存原件。
（十二）建立文件閱辦制度及登記請單。
（十三）所有文檔由綜合組在微機上做好文件索引並保存。
（十四）年終由綜合組對本年度所有文件進行清查、登記、整理。
（十五）工程結束按業主竣工文件編制辦法對監理文件進行歸檔、上報。
一、公司員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規範化的要求。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或捆紮堆放。
2、文件櫃要保持整潔衛生，要定期檢查、經常覈對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告並做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領導批准，外單位人員要查閱、複印公司檔案，必須持單位介紹信並經本公司領導批准後，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。
八、對於公司機密文件及檔案的管理，要有專櫃存放並單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
一、爲規範公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔範圍：公司的規劃、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、檔案管理員的職責：
1.貫徹執行黨和國家關於檔案工作的方針、政策。嚴格遵守《檔案管理法》。
2.積極參加檔案工作的對外協作活動。
3.集中統一管理公司各類檔案資料，努力學習檔案專業知識，不斷提高檔案管理水平。
4.定期檢查檔案，做到檔案無黴變、褪色、塵污、破損及蟲蛀，無失、泄密事件。
5.做好借閱和利用效果登記;做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作;做好分類和綜合工作。
6.保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
四、檔案的借閱
1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時，由部門經理覈批。
2.公司檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批准。總經理因公外出時可委託副總經理或總經理辦公室主任審批。
3.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
五、檔案的銷燬
1.公司任何個人或部門非經允許不得銷燬公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷燬期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷燬審批表》交總經理辦公室主任審覈經總經理批准後執行。
3.凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷燬;一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批准後方可銷燬。
4.經批准銷燬的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准的《公司檔案資料銷燬審批表》和將要銷燬的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久保存。
5.在銷燬公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷燬。
1、目的
爲了規範公司各部門和各管理體系文件的編號及文件的日常管理工作，使文件在使用過程中不發生內容重複、遺留，便於文件的檢索和存檔，特制定本辦法。
2、適用範圍
適用於公司所有文件和制度的編號。
3、術語
根據文件性質分爲質量體系文件、技術文件、合同文件、文書文件四類。
3.1體系文件指質量手冊、程序文件、支持文件、管理文件、管理通知、質量記錄等與質量體系有關的文件。
3.2技術文件指產品技術文件、工藝技術文件、檢驗技術文件、外來技術文件和其它技術文件五大類。
3.3合同文件指除技術、質量合同以外的配套協議、準時供貨協議、各種供方行爲規範承諾書、價格協議等配套合同和營銷合同等。
3.4文書文件指公司行政文件、行政規章、各種請示、一次性的通知等其它與質量體系無直接關聯的文件，但以公司級文件頒佈的列入公司行政文件類。
4、職責
4.1辦公室負責行政文書、各種文件的編號和歸口管理。
4.2財務部、供銷部負責合同文件的編號和歸口管理。
4.3生技部、研發部負責技術、工藝以及質量體系文件的編號和歸口管理。
5、正文
5.1文件編號規則
5.1.1外來文件執行原編號。
5.1.2體系文件編號管理
文件類別
部門簡稱
質量手冊編號（Q/SXKXR-QM9001-××××）
發佈年號
質量手冊代號
公司標準代號
程序文件編號（Q/SXKXR-QP-××××-××××）
Q/SXKXR –-
發佈年號
順序號
程序文件代號
公司標準代號
管理文件編號（SXKXR-GW-××-×××-××××）
- -
發佈年號
順序號
部門代號
管理文件代號
公司代號
作業文件編號（SXKXR-ZW-××-×××-××××） ××-×××-××××
發佈年號
順序號
部門代號
作業文件代號
公司標準代號
管理通知編號（SXKXR-T-××-×××-××××）
發佈年號
順序號
部門代號
管理通知代號
公司標準代號
質量記錄（SXKXR-JL-××-×××）
-
順序號
記錄文件順序號
質量記錄代號
表單編號（SXKXR-BD-××-×××-××××）
××-×××- ××××
發佈年號
順序號
部門代號
管理通知代號
公司標準代號
5.1.3文件分類：一階文件（質量手冊）二階文件：（程序文件）三階文件：（體系支持文件、作業文件、技術文件、制度管理文件等）四階文件：（表單、
記錄等）；一階、二階文件以及公司級通用文件無需註明部門代號，三階文件及各部門發佈的內部文件需註明部門代號。
5.1.4文書文件編號
一般文書類別簡稱表（如有文件類別未在此限定內，可納入綜合類）
紅頭文件編號（辦公室【××××】×××號）
順序號
發佈年號
部門代號
一般文書編號（SXKXR-××-×-××××-××-×××）如：SXKXR-03-J-20xx-06-001表示辦公室20xx年6月發出的第一份會議紀要
5.2文件編寫規範
5.2.1文件分爲標題→編號→目的→適用範圍→術語→職責→正文→接口文件→記錄→附則等十部分（嚴格執行以上編寫順序），可依據文件性質進行適當刪減。
5.2.2體系文件編寫規範（見附件一）
5.2.3技術文件根據技術文件編寫規範進行編寫，技術文件簡稱JW，文件編號格式：
年號
順序號
部門代號
技術文件代號
公司標準代號
5.2.4合同文件根據合同文件編寫規範進行編寫，合同文件簡稱HW。文件編號格式：
--
發佈年號
順序號
部門代號
合同文件代號
公司標準代號
5.2.5文書文件編寫規範
紅頭文件編寫規範（見附件二）
報告/請示編寫規範（見附件三）
會議紀要編寫規範（見附件四）
一般性通知編寫規範（見附件五）
通報編寫規範（見附件六）
6、附則
6.1本辦法從20xx年6月1日開始執行。
6.2本辦法的解釋權歸公司辦公室。
（一）總則
一、本管理制度旨在確保學校文件收發的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以學院名義發佈的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。
三、文件收發要做到仔細、認真、及時、完整。
（二）收文制度：
1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，並由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯絡員在校團委領取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時將文件送達學院領導或有關部門輪閱，並做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應保持文件完整無缺，並在相應的時間內歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考覈制度上的有關規定扣分。
5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。
6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片並做好備註，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開並含有相關內容，做好相應的登記。
7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批准。
（三）、發文制度：
1、學院各類文件指在學校內部統一意見、發佈通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發放文件應先起草文件草稿，起草完畢後交有關人員審定，審定合格後方可發放。
3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，並將文件按學院統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學院任何發送文件都得做好登記，該登記表作爲歸檔資料應妥善保存，不得遺失。
4、文件發送之前應加蓋學院相應的公章。
5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發放記錄按照文件編號順序完整保存並存放在辦公室文件夾下。
注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，並經過相關領導審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度爲準。
土木工程與建築學院分團委辦公室
一、竣工資料編制的主要措施
1、項目部主任工程師組織有關人員按國家文件規定和按公司《質量記錄控制工作程序》進行竣工驗收資料的收集，彙總組卷工作。
2、在進行施工前，認真學習和掌握國家有關工程竣工檔案資料收集整理的規定的規範。
3、施工技術資料隨施工進度及時彙集整理。
4、按施工技術文件、施工材料質量保證文件、施工管理文件、設計變更依據文件等四個方面，落實計劃、編制情況登記表，明確責任人。
5、上級主管部門的有關文件，如施工證、開工證、各種報批報建所要辦理的手續、文件等。
6、建設單位和施工單位簽訂的工程合同。
7、設計圖紙會審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。
8、施工組織設計方案。
二、施工過程中檔案資料收集
1、做好甲方、設計單位、監理公司有關文件的收到和發放登記工作，並保留原件一套存檔。
2、根據工程進度和施工情況，聯繫有關部門收集下列有關原資料p（原件）：
①與技術部聯繫，收集施工技術文件資料。
②與材料部聯繫，收集施工材料質量保證文件。
③與設計部聯繫，收集設計變更依據性文件。
3、所有資料必須符合要求，做到齊全。
4、根據建設單位需要，隨時拍攝有關工程照片或錄像。
三、施工過程後檔案資料的收集整理
1、根據竣工資料收集整理辦法，做好歸檔、整理工作。
2、施工中、施工後階段穿插繪製工程竣工文件，如收集工程竣工報告、工程決算簽證、編制全套竣工圖，並根據建設單位需要，收集拍攝建築物有關照片。
四、竣工資料
1、施工日誌。
2、工程例會記錄及工程整改意見聯繫單。
3、採購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。
4、隱蔽工程驗收報告。
5、自檢報告。
6、竣工驗收申請報告。
文件的收發、閱批、執行、催辦工作是醫院實施有效行政管理的重要途徑,各級領導和部門必須執行如下規定:
1、由上級機關下發的各類行政、政工、醫療科研教學和後勤等方面的下行文件,都應由醫院辦公室簽收登記,各職能部門和個人不能私自簽收保存文件。
2、醫院辦公室主任負責對各類收文的審閱,並按文件性質送有關主管領導或部門傳閱和執行。院級領導批閱一般文件不超過三天,重要文件立即批閱。
3、各職能部門對院領導批示文件應在規定時間抓好落實,落實後應將執行情況與原文件一併返回院辦。
4、院辦文祕人員負責對文件批轉及執行過程中的督促、檢查,有權對延誤工作的部門提出批評。
5、執行文件批轉過程中的.簽收、註銷規定,對丟失文件、延誤工作者應予批評,嚴重影響工作造成損失者向院領導提出處理意見。
6、各類文件在批轉過程中必須使用規定的紙張和筆(鋼筆、毛筆)書寫,字跡要工整。
一、編制目的
爲維護公司文件收發和輪閱的規範性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。
二、適用範圍
本制度適用於公司文件收發和輪閱的管理。
三、相關職責
1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發和輪閱文件。
2.綜合辦公室負責文件收發和輪閱管理制度的管理。
四、文件收發程序
1.凡上級和有關部門發、送本公司的文件,均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。
2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發每天不少於一次,對需送閱的文件應登記後及時送閱。時效性較強的會議通知和文件等,應立即交總經理閱籤。
3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,並提出擬辦意見。
4.經總經理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需複印、打印的文件,則由承辦部門按規定辦理。
5.各職能部門需要發文件,先由各職能部門自行擬稿,經部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經理審覈,最後由總經理簽發。
6.收到已簽發的文件後,辦公室專門人員應及時編好文號,確定印製份數,並逐項將文件標題、文號、發文日期、印編份數等記入發文登記簿。同時,留二份與底稿一併歸檔。
7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發,送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發時需註明,由綜合辦公室按有關規定辦理。
五、文件輪閱程序
1.文件輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應將文件送回,待後補閱。
2.輪閱時不得擅自將有關輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應經辦公室負責人同意,辦理有關登記手續,借閱時間一般不超過五天,複印件應妥善保管。
3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應及時收集、整理,分類存查,並按規定立卷歸檔。
六、其他
1.本制度自簽發之日起執行。
2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。
第一條爲充分發揮技術文件在工作中的指導作用，提高辦文速度和發文質量，根據公司的實際情況，特制訂本制度。
第二條技術文件管理內容主要包括：產品圖紙、設計委託單、與技術相關的各種資料、外來技術圖紙資料等。
第四條技術文件的簽收：所有技術文件均由資料員登記簽收。
第五條技術文件的編號保管:所有技術文件均由技術資料員分類登記編號、保管。
1.產品圖紙必須由設計人、項目負責人、審覈人、批准人簽名後才能歸檔保管。
2.技術文件的審批應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的技術文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將技術文件轉借其他人閱看。對尚未歸檔的文件不得向外泄露內容。
3.審批技術文件應抓緊時間，當天審批完後應在下班前將文件交技術資料員，審批文件一般不得超過兩天，審批後應簽名。如有更改處，有關人員按文件所提要求和批示辦理有關事宜。
4.審批時不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
第七條發文的規定：技術文件的正式下發均由技術資料管理員負責。
第八條發文的範圍：在公司日常生產經營管理工作中，需有關圖紙、技術文件等事項，應按有關制度辦理，經領導批准後，由技術資料管理員登記發放。
第九條發文程序規定：各職能部門需要相關技術文件資料時,生產、質檢、業務項目及外協可憑生產任務單領取其複印件,經加蓋圖紙審覈章後生效；要求配合資料管理員作好登記工作。
第十條各部門有關人員因工作需要借閱文件，需登記填寫文件借閱登記表,經資料管理員確認後方可借閱使用。
第十一條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，按時歸還。不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條技術資料管理員對承辦的文件應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的文件和要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
第十三條文件的歸檔範圍：產品圖紙、與技術相關的各種資料、外來技術圖紙資料等。
第十四條文件更改
1.圖紙更改應填寫設計更改申請表。
2.文件更改時，要求在文件上做出記錄。
3.圖紙更改完畢後要歸檔，同時要填寫設計更改通知單，經技術部經理或其代理人批准後發放到各相關部門。
第十五條對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，應定期清理造冊，並做好作廢登記及辦理申請銷燬手續。
第十六條經審覈同意銷燬的文件，應派專人負責銷燬。
第十七條圖紙發放登記表：BN/QR-423-09。
第十八條圖紙文件借閱登記表：BN/QR-423-10。
第十九條文件更改申請/通知單：BN/QR-423-04。
行政辦公用品管理制度
第一章總則
第一條目的
爲適應公司快速發展的需要，推進行政辦公物品的規範化管理，控
制辦公費用，本着節約高效的原則，特制訂本制度。
第二條適用範圍
本制度適用於公司所屬各部門。本制度所指辦公用品爲員工日常辦
公所用文具（文件夾、檔案袋），辦公自動化所需用的耗材（含U盤、數碼相機、硒鼓墨盒等）、辦公設備（含電腦、複印機、打印機、傳真機等）以及辦公傢俱（含桌、椅、櫃等）。
第二章辦公用品的分類
第三條行政辦公物品的分類
行政辦公物品分三類：辦公固定資產、辦公低值資產、辦公用品。
1、辦公固定資產指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態，單位價值在20xx元及以上的各種辦公傢俱及辦公設備。
2、辦公低值資產是指使用期限較長，在使用過程中不易損耗，單位價值在20xx元以下500元以上的各種辦公傢俱及辦公設備。
3、辦公用品是指使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產。
第三章行政辦公物品的管理職責
第四條行政部的主要職責：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門，負責對
行政辦公物品支出情況進行監督、控制，其管理職責主要包括：
1、供應商選擇及管理；
2、組織各部門行政物品管理程序監控；
3、年度。每月辦公物品開支計劃的編制、報批和執行；
4、行政辦公用品的分配、調撥、維修和報廢；
5、配合財務部對辦公物品進行盤點，建立行政辦公物品臺賬，負責
日常維護和修理。
第五條部門資產負責人的主要職責：認真貫徹執行公司的資產管理制度；各
部門有專人負責本部門資產的保管和資產增減、轉移、維護、報廢與監督記錄；合理調配本部門室內的辦公設備等資產；
第六條資產使用人的主要職責：應該愛護公司財產，合理使用辦公設備，由
人力資源部協助負責培訓員工愛護國有資產意識，正確使用辦公設備。如果因使用不當，人爲破壞，由使用人自行付費維修，並報送人行部門進行維修登記。
第四章行政辦公物品採購
第七條辦公用品採購
1、行政部每月按各部門需求編制統一採購計劃、編制資金使用計劃，
納入公司的全面預算，報公司財務部列入每月全公司資金計劃。
2、行政部持相關票據根據公司相關財務規定報銷，費用計入各部門
的年度預算執行臺賬。
3、辦公耗材文具的領用參照需按照規格及使用情況購買，並由行政
部主管領導批准後購進。購進消耗材料統一保管。
第八條辦公類服務採購
辦公類服務採購指公司各部門對外印刷品、宣傳品、名片、標牌等服務類的採購。
1、行政部進行貨比三家的方法進行詢價後按程序選擇服務供應商。
2、各部門有對外宣傳品、印刷品印製需求的，經主管領導審批後在
公司行政部公佈的服務供應商範圍內選擇。
第九條辦公資產採購
1、辦公資產採購計劃
各部門歷史需要置辦辦公資產時，填寫《辦公物品申請表》，經公司領導審批通過並簽字後，提交行政部實施採購。
2、實施採購
行政部進行貨比三家的辦法進行詢價後，連同採購申請表和詢價後的採購報價單上報公司領導，經審批後方可到財務部領取支票進行購買。
3、驗收
行政部彙總使用根據採購計劃或申請表、購物發票、購物明細驗收採
購辦公資產，驗收完畢後填寫驗收單並簽字確認，行政部和使用部門各自登記辦公資產臺賬。財務部根據入庫單和購物發票進行賬務處理。《辦公物品申請表》和購物明細複印件由行政部統一保管。
第五章辦公物品的管理
第十條辦公用品的配發
1、各部門指定一名專人負責本部門辦公文具的領用和發放。
2、辦公用品按需領用，行政部負責辦理使用部門的領用手續，認真
填寫文具領用登記單，並進行臺賬登記，寫明物品名稱、規格、使用人及數量等。
3、員工在公司內部調動，其使用的辦公用品可以隨職位轉移帶走。第十一條辦公資產的管理
1、資產調撥
部門與部門之間轉移辦公設備等資產必須填寫《資產調撥單》。必須嚴格按照審批順序執行。審批順序：調出部門負責人—調入部門負責人—行政部確認簽字後，方可轉移資產。員工之間不得私自調換自己使用的辦公設備等資產。
2、資產報廢
由部門負責人填寫《資產報廢申請單》，報行政部。行政部會同財務部門進行資產損壞鑑定後，由行政部主管領導審批，審批後方可報廢。行政部和財務部門同時銷賬。有再使用價值的，由行政部收回統一維修、保管、再分配，資產臺賬做相應調整。在報廢前，部門不得隨意丟棄，否則該部門按照其原值賠償，並按照公司相關規定處罰。
3、資產的租用、出租和外借
（1）公司需要的辦公資產原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用
部門必須報公司行政部審批，行政部應儘量考慮在公司內部調配，調配的確有困難而且購買不經濟合算的情況下，經總經理批准方可租用，租用手續由行政部統一辦理。
（2）公司長期不使用的行政辦公資產可以考慮對外出租和外借。行
政部定期對所有閒置的辦公資產進行清查盤點，對其中達到報廢條件的按相關制度辦理報廢手續，對長期閒置的物品主動尋求外租，對今後沒有使用價值的物品進行出售。
4、辦公資產的日常維護、維修
（1）行政部是辦公資產日常維護、維修的責任部門。
（2）行政部編制辦公資產維修計劃，並納入預算和經營計劃。根據
維修計劃對各部門辦公資產進行檢查，按期進行維護，保證各物品正常工作。
（3）各部門的辦公資產需要維修時，由部門負責人填寫《辦公設備
維修申請表》報送行政部。不經部門資產負責人而私自維修的，相關費用行政部不予受理。
（4）行政部接到申請單後，需對報修設備進行鑑定，進行相應的維
修、更換，一般性維修理應在三個工作日內修理完畢，其他較爲複雜的修理應在七個工作日內修理完畢。維修完畢後及時登記《辦公設備維修記錄表》，資產使用部門負責人簽字確認。
（5）若聘請外部單位進行維修，相關付款事項執行資金支付程序。
爲了推進機關涉密文件管理工作規範化、制度化、科學化，提高涉密文件處理工作的效率和質量，結合工作實際，制定本制度。
一、收文。收到上級或其他部門發來的文件後要履行簽收手續，簽收人應註明收到的具體時間，書寫其文件的全稱。簽收後要認真核對信封號碼、件數，開拆後要認真核對文件的文號、件數與發文通知單是否相符，如有差錯，應立即向有關部門反映，文件拆封應由文件管理人員或指定的人員負責，其他人員無權拆封。對注有領導同志“親收”字樣的信件，應由領導同志本人或指定的專人拆封。收文後要認真填寫收文登記簿，將來文單位、文件標題、文號、密級、份數、收到時間等內容登記清楚。
二、發文。分發上級來文和本單位形成的文件，要根據文件的內容和領導的批示意見確定文件分發範圍。下發的文件要認真實行文件、發文通知單、信封“三對照”，防止錯發、漏發。外送的文件要在信封上加蓋密級章。絕密文件要單獨裝封，封口處加貼“密封條”或加蓋“密封”章。發出的文件由收發員登記後發放，收文單位簽收，或由郵電局機要通訊發出，不準捎帶，不發掛號，更不得發平信。當日的文件要當日送完，不得積壓或延誤。
三、辦文。文管人員根據領導的批辦意見，認真辦理。在辦理過程中，要注意把握好每一個環節，交辦有手續，收回有註銷。做到及時、不拖、不壓、不誤。對領導批示的查辦件，要及時檢查辦理情況，建立催辦記錄，並定期向領導報告。
四、傳閱。按照上級有關規定和領導批示意見進行傳閱，不得任意擴大閱讀範圍。閱讀文件要在辦公室或閱文室內進行。傳閱的文件要放在文件夾內，夾內要有目錄、編號，以便查對。不準從夾內抽文件，不得橫傳或倒手轉借。閱文人不在時，傳閱夾要放入抽屜內落鎖，不準堆放在辦公桌上。
五、借閱。借閱文件要經過批准，嚴格借閱手續，限期退回。如需延長使用時間，須辦理續借手續。外單位借閱文件，要持有介紹信，並符合閱文規定。借閱的文件要登記，歸還後要及時註銷。
六、複印。不經批准，不得隨意複印上級文件和領導同志的講話。確因工作需要必須複印時，要經發文機關同意。要嚴格登記、管理制度，對複印的文件、資料，應與正式文件一樣對待，認真辦好分發手續，按時清退，不得遺失。
七、管理。涉密文件要存放在鐵製櫥內分類放置，經常清點核對。一月一清理，一季一覈對，做到文件和登記相符。如發現短缺，應及時查找。領導人蔘加上級會議帶回的文件，要及時交文管人員登記、保密。
八、清退。對下發的文件，要按照上級規定，認真組織清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要認真組織查找。確實查找不到的要追究責任，落實到人，並作出適當處理。
九、銷燬。各級黨委、政府、各部門嚴禁私自銷燬涉密文件，銷燬涉密件要經過上級保密管理部門、本單位領導審覈同意後方可銷燬。嚴禁向廢品收購部門和攤販出售內部文件、刊物和資料。
第一條 管理要點
1、 爲使文件管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。
2、 文件管理的範圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規範，表達無歧義。
4、 根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規範
1、 文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。
2、 公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審覈，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審覈，審覈無誤後行政辦公室打印，打印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。
4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。
7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。
8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照文件管理制度進行處理。
第三條 文件管理流程設計
1、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷燬
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→文件存檔→文件銷燬
