在社會發展不斷提速的今天，越來越多人會去使用制度，制度是國家機關、社會團體、企事業單位，爲了維護正常的工作、勞動、學習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文。那麼制度怎麼擬定才能發揮它最大的作用呢？下面是小編爲大家整理的祕書處管理制度，希望對大家有所幫助。
祕書處作爲保證學生會內部溝通組織的部門,且擔任着學生會與各個班級之間信息傳遞的特殊功能。所以保證祕書處工作的通暢性,時效性,和可靠性是十分重要的。爲了實現以上各項特點的完整。特此設置學生會祕書處工作規章制度,用以更好的完成本部門工作。也請藉此制度,使外界有監督,指導本部的依據。
一:例會項目
1:如無放假或特殊情況,祕書處應每週組織學生會和各班班長展開例會。且祕書處具有確定會議地點,通知參會人員會議時間地點的義務。且不得私自更改會議時間地點。
2:舉行會議期間,祕書處應有組織會場紀律,點名等責任。
3:如有突發情況需要臨時通知緊急會議的,應由祕書處通知參會人員且安排會議大項。
二:班級評比
1:祕書處應在每週一,中午之前計算出財經系各個班級的班級量化考覈評比。應發佈到財經系官方博客上並予以備份。除特殊情況外遲發文件屬於祕書處違規。
2:祕書處應溝通學生會各個部門,在週日晚班會結束之前,把各個部門的檢查結果採集完整。進行計算。
3:在每週一班級評比公示以後,應給與各班兩天時間檢查結果。公示應在週三晚結束。如有疑問的祕書處應給予調查。如發現錯誤的應及時修改並給予當事人道歉。公示兩日後封單。任何數據將不予修改。
三:學生會內部工作
1:應做好構建學生會內部管理。溝通聯誼各個部門。做好維護學生會團結的工作。
2:應在每月開頭,和次月結束,向學生會各個部分收取每月工作計劃和每月工作總結。且學期結束的時候收取各部的學期工作總結。
3:應積極配合其他學生會部門的工作。在其人員不足和工作有衝突的時候給予義不容辭的支持和幫助。
4:應該做到從學管辦傳遞信息到學生會和從學生會傳遞給各班信息的義務。且應保證時效性。
以上是學生會祕書處的工作制度。如有更新。應以最新制度爲準。此制度從指定公示之日起實行。如和學生會總條例有衝突,應以學生會總條例爲準。本制度僅具有約束祕書處的效能。不對其他部分實施影響。
爲完善對極光青年志願者全體成員的管理，更進一步提高青協幹部的整體素質，堅定工作原則，確保幹部工作質量，真正做到“自制、自查、自省”、“樹形與外、加強與內”，確保青協工作正常開展，保障青協管理規範化、科學化，特制訂此考勤管理制度。制度如下：
一、考覈對象：
極光志願者協會全體成員。
二、考覈方法：
1、本考覈制度實行積分量化，每人每學期的基礎分爲100分，對沒有按要求完成做到的堅決按規定給予扣分處理。
2、具體考覈辦法：
祕書處負責執行、記錄、考覈、統計。每學期末，由會長對各部長及各部員打分，對考覈優秀的青協部長、部員將給予獎勵。
3、凡評分規定在85分以下的幹部取消評優資格，評分在60分以下給予自動辭職處分。
三、考勤規定：
1、會議由祕書處通知各部部長，由各部部長通知其部員。如有變動，經祕書處及時通知其他各部部長，再由各部部長通知其部員，內容包括時間、地點及其他相關事宜。
2、爲保障例會按時召開，會前10分鐘部長及副部長應到場簽到，會前5分鐘各部部員應到場簽到，簽到工作爲日常考評重要依據，任何人不得代簽，一經發現，代簽與被代簽人員一律按曠會處理。
3、開會時不得遲到、早退，如有特殊情況，部長應事先向部員說明，部長報與會長；如果部門中有兩個或兩個以上請假者，應該報於會長批准；請假人員一律在會前十分鐘將請假條交與祕書處，由祕書處計入考勤，逾期即視爲缺席一次，沒有請假條者視爲缺席，無故缺席者按照相關規定處理。因故遲到、早退者須經會長默許後由後門安靜入出。遲到、早退兩次視爲缺席一次，遲到、早退達到十分鐘者視爲缺席，請假三次視爲缺席一次。
4、開會時應確保會議的質量與效率，針對所討論的問題，與會人員應積極提出自己的見解。
5、會議記錄由祕書處統一記錄，並由祕書處負責保管會議記錄。
6、會中，與會人員有責任保持會場安靜，無特殊情況應關閉一切通訊工具或調成震動狀態；發言要舉手，會長同意方可發言，不得擅自打斷他人發言。
7、會議中不能保持會場安靜，多次無故擾亂會場秩序，打亂會長髮言，大聲喧譁者，會長有權將其勸退，被勸退者按早退處理。
8、無故缺席會議一次者，在下次例會中作檢討說明，並提交1000字檢討；無故缺席會議兩次的在青協大會中給予通報批評並警告一次；無故缺席會議三次的'在青協大會中做第二次批評警示；警示兩次者將直接免去其在青協的職務。
四、量化標準：
第一條、 青協獎勵實行口頭表揚，通報表揚並加分；處罰實行口頭警告，通報批評並扣分直至勸退等獎懲措施。
第二條、 對工作認真負責，每次都能按時保質保量完成青協佈置的任務的部門，經所在部部長向會長申報可給予適當的物質獎勵和精神獎勵，在期末優秀部門評選中可優先考慮。
第三條、 各部部長必須承擔本部的工作責任，對工作開展順利，取得較佳成績的部長，會長可給予適當的物質獎勵，並在期末優秀部長評選中優先考慮。
第四條、 青協成員可向會長提出對青協的意見和建議，意見和建議被採納者將視情況給予不同的表彰，一般意見和建議給予口頭表揚並加5分，重要的意見和建議，青協內部將給予通報表揚，存檔並加5-10分。
第五條、 多次在青協內部獲得口頭表揚的成員，期末將授予院青協優秀學生幹部稱號並加5分。
第六條、 長期勤勤懇懇工作，任勞任怨的青協學生幹部，可由所在各部部長向會長提名，並由會長討論向書記上報，通過者學期末授予優秀青協學生幹部稱號並加5-10分。
第七條、 青協學生幹部一年內工作成績突出者，可由會長討論向書記上報，年末授予優秀青協學生幹部稱號，並加10分。
第八條、 對不服從或消極對待上級佈置的工作任務的青協學生幹部，第一次給予口頭警告並扣5分，第二次給予書面通報批評，扣10分。以此類推，直至勸退。
第九條、 無故不按時完成上級佈置的工作任務者，第一次給與口頭警告並扣3分，第二次給予書面批評，扣10分。以此類推，直至勸退。
第十條、 無故不參加青協組織的活動者，第一次給予口頭警告並扣3分，第二次給予書面通報，扣6分，以此類推，直至勸退。
第十一條、 受兩次警告處分者，書面通報一次並扣10分，若在受警告或警告以上處分，開出青協。
第十二條、 青協財產實行統一管理，任何人未經負責人同意不得擅自外借青協財產，否則發現一次給予書面通報並扣20分。
第十三條、 有任何個人或集體，虛報賬目或貪污公款的行爲，立即開除。
第十四條、 日常行爲嚴重損害青協形象者，由會長酌情處理並扣5分。
第十五條、 部長以上幹部又給予口頭警告的權利，會長有口頭通報批評的權利，書面通報以上的處罰須由會長討論並由書記簽字後方可執行。
第十六條、 書面通報表揚獎勵或書面通報處罰均需書面存檔，並由祕書處保存。
第十七條、 青協內部書面通報表揚獎勵或書面通報處罰不對外公開。
第十八條、 青協的獎懲制度由祕書處直接負責實施。
第十九條、 青協各成員應嚴格自律，努力提高自身素質，維護青協的形象，爲青協的建設貢獻自己的力量。
