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如何好安排你的時間

來源:時尚冬    閱讀: 2.69W 次
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如何好安排你的時間,在生活中,我們每一個人的每天都是24個小時,作爲一個普通人,我們除了上班,剩餘時間才屬於自己的,所以要合理安排好時間充實自己,下面分析如何好安排你的時間。

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1. 創建一個時間審計

說到時間管理,你需要做的第一步就是找出自己的時間到底都花在了什麼地方?就像你可能認爲自己只花了30分鐘處理文檔,但實際上這項任務可能已經佔用了一個小時。

記錄時間最簡單的方法是寫日記或下載一個相關應用程序。以此來記錄自己在一週內所做的一切。 然後,你在回顧這一週的數據,找出是什麼佔用了自己的時間。 而有了這些詳細的信息,你也就可以進行適當的調整了。

2. 爲每項任務設定時間限制

爲你的每個任務設定一個時間限制,這樣可以防止自己分心或拖延。 例如,如果你想爲自己的博客寫一篇文章,限制在兩個小時內完成。假設你是在早上的8點開始寫,那你就會盡量在早上10點之前完成。而在某種程度上,它也變成了一種遊戲。

由於你在任務和活動之間設置了緩衝區,如果說,你不能按時完成任務,那你仍然可以在不佔用爲其他事情預留的時間的情況下繼續其他的工作。

3. 使用待辦事項清單,但不要放棄任務

所有的目標和項目都是由爲了實現目標或完成項目而需要完成的較小部分組成的。 爲每個目標和項目列出待辦事項清單,列出所有需要完成的可衡量的步驟。除了讓你集中注意力之外,這也能激勵你,因爲你能夠看到自己已經取得的成就,以及剩下將要獲得的成就。

4. 提前計劃

你能做的最糟糕的事情之一就是在沒有一天計劃的情況下醒來。 你沒有專注於需要做的事情,而是漫無目的地閒逛,處理更多瑣碎的事情。這就是爲什麼自己應該總是提前計劃的原因。

例如,前一天晚上,在你下班之前,用最後15分鐘整理你的辦公室,爲明天列出你最重要的事情。而早起的第一件事,就是在你早上的日常工作中,寫下今天需要處理的3到4件最緊急和最重要的事情,並在你最有效率的時候處理完成這些事情。

5. 把你的早晨花在最重要的事情上

馬克 · 吐溫曾經說過: “如果你的工作就是吃一隻青蛙,那麼最好是放在早上那一餐吃, 如果你的工作是吃掉兩隻青蛙,那麼最好先吃掉最大的那隻”。意思就是:你應該在早上處理你最大、最具挑戰性的任務,也就是你一天中最重要的任務。

這也是一個有效的時間管理技巧。 對於初學者來說,通常會在上午有最多的能量。 所以,當你還沒有到精疲力盡的時候,最好去處理這些任務。 而且,你也可以利用這種成就感去度過自己在這一天剩下的那些時間。

6. 學會委派 / 外包

授權和外包可能會變得有點棘手。 對於有些人來說,很難讓別人做自己曾經做過的工作。 對另一些人來說,他們也沒有時間去訓練其他人去完成某些任務。

但是,委派或外包確實會成爲真正的節省時間者,因爲它可以減少了自己的工作量,這意味着你有更多的時間花在更重要的任務或做更少的工作上。 要麼將責任移交給合格的團隊成員,要麼僱傭有經驗的自由職業者。 而且,如果你確實決定進行內部培訓,那最初的投資最終將會得到回報

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7. 減少半工半讀的工作

詹姆斯克萊爾曾寫道: “在我們這個經常會分心的時代,我們很容易把注意力分散到應該做什麼和社會需要什麼來轟炸自己”。

通常,我們在努力完成某項工作的同時,還要平衡消息、電子郵件和待辦事項清單的需求。 我們很少能完全投入到手頭的工作中。克萊爾把這稱之爲“半工半讀” 。比如:你正在寫一份報告,但會隨時停下來,無緣無故地檢查自己的手機。

克里爾發現,克服半工半讀的最好方法就是“花費大量時間專注於一個項目,消除其他所有事情。” 例如,他會選擇一種鍛鍊方式,但在鍛鍊的時候只會專注於這種方式。 他還會抽出幾個小時專注於一個重要的項目,但會把手機留在另一個房間。

8. 改變你的時間表

改變自己的時間表,例如,不要睡到早上6:30,提前一個小時起牀。 就我個人而言,我發現早上5:15是一天中最有效率的時間,因爲它給了我鍛鍊的機會,計劃我的一天,瀏覽自己的文章,甚至在沒有被打擾的情況下工作。此外,考慮在週末早點起牀,或許還能減少看電視的時間。

9. 在工作和會議之間留出緩衝時間

立即從一個任務或會議跳到下一個看似很繁忙的時間,但它實際上有相反的效果。 我們需要時間通過散步、冥想或者做白日夢來清理思緒和充電。 畢竟,人類大腦一次只能集中注意力大約90分鐘。

如果沒有休息,就很難保持專注和積極性。 安排緩衝區時間也可以防止下次會議延遲。專家發現在任務和會議之間25分鐘是一個理想的緩衝時間量。

10. 組織起來,只做一件事

據數據統計,我們每個人平均每年都有可能會花2.5天的時間去尋找放錯地方的物品。 因此,與其浪費這些寶貴的個人時間,不如把它們組織起來。

首先,爲所有的東西建立一個家,並確保物品被放回它們應該放在的地方。 當一天結束的時候,打掃你的工作場所,創建一個文檔管理系統。大多數人認爲過多的任務處理都與亂放東西的習慣有關。

11. 遵循80-20法則

帕雷託法則80-20法則表明,80% 的結果都來自於20% 的努力。 這在銷售中很常見,因爲80% 的銷售額通常都來自20% 的客戶。當涉及到你應該如何管理自己的時間時,這個原則也可以應用。 因爲80% 的結果也會來自20% 的行動。

建議你從“每天查看自己的日程表或待辦事項清單”開始。 爲了簡單起見,試着完成5個你需要完成的任務。 使用這個原則,你可以消除掉清單上的.大多數項目。 一開始可能會覺得不自然,但隨着時間的推移,這會讓你在最重要的任務上加倍努力。

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12. 使用在線日曆

長期以來,日曆一直是管理時間的基本工具。 然而,在線日曆已經將這一點提升到了一個新的水平。 這是因爲你可以通過多種設備訪問它,還能很容易地安排會議和約會,設置提醒,創建時間塊,安排重複發生的事件。

13. 停止追求完美

如果你是一個完美主義者,相信在你的眼裏,任何事物都沒有什麼是足夠好的。 這也意味着你會一次又一次地重複同一個任務。 那你的這一天也不會因此變得很有成效。因此,停止追求完美,因爲它並不存在,只有盡你所能,繼續前進才能越來越好。

14. 直接說“不”

拒絕無意義的活動或任務。如果你已經忙得不可開交,那就拒絕邀請你去共進晚餐或在某個項目上需要你幫助的同事,直到自己有足夠的空閒時間。

15. 灌輸習慣

《習慣的力量》一書的作者查爾斯 · 杜希格就創造了“關鍵習慣”這個詞 。 簡單地說,這些習慣可以改變你的生活,比如鍛鍊、記錄你的飲食、養成日常生活習慣和冥想。這些習慣會取代壞習慣,並且還會吸引其他的好習慣。 因此,你會變得更健康,更專注,更適合管理自己的時間。

以上這些,就是如何做好時間管理的15個技巧。有效地管理時間是讓我們能夠意識到自己真正需要什麼,得到什麼,成爲什麼。在漫長的人生時光中,能夠充分利用自己的時間,並能讓它們變得有價值,那相應的,你的每個行動也都會變得更有價值,而你也將會創造更多的價值。

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每天三件事

要想每天目標明確、有條不紊地工作生活,最佳方法是“每天三件事”。

三件事法簡單直接,一天伊始,列出一天你最重要的三項任務;一週伊始,列出一週最重要的三項任務。

先用筆和紙,也可以是在電子產品上列出所有任務清單;

列出任務清單後,問問自己:

如果一天裏只可以完成任務清單上的一項任務,你會選擇哪項任務?

在同樣的時間裏,完成哪項任務比完成其他任務讓你獲益更多?

充分利用生理黃金時間

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所謂生理黃金時間,是指你的能力最充沛、注意力最集中的'時間段。

我們可以在能量最充沛的時候完成最重要的任務,我們也可以在能量下降的時段及時調整,讓身體和大腦重新煥發活力。

如此根據自己的能量起伏變化來安排任務,是一種變蠻幹爲巧幹的最簡單方法。

戰勝拖延

關於拖延的行爲,只有在任務中找到拖延的原因,並根據情況各個擊破,才能對實現高效能有很大的幫助。

你要明確的知道:

1. 戰勝內心想要拖延而不去完成任務的衝動,將對你實現高效能有很大幫助

2. 如果你希望實現高效能就必須完成更艱難的任務,

3.對自己越負責越不拖延,你纔會越自律越優秀越來越自由。

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方法/步驟

1、明確目標

明確這段時間自己要達成的目標。瞭解自己的優勢,同時找準自己效率最高的時間段。

2、事情排序

事情也有輕重緩急,按事情的重要和緊急程度排序。重要且緊急的事情排在前面,不重要且不緊急的事情排在後面。

3、高效地利用你每天“浪費掉的時間”。

現在就是制定一個計劃,就是你平時沒有時間做的事情,有價值的事情就安排在你剩餘的時間中,這樣效果會很好的,看起來你沒有做什麼事情,其實你已經比平時多做很多了。

4、高效率完成重要事

效率最高的時間安排最重要的事情,一次將一個事情做好的話很大的程度上節約了不少的時間。

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5、無需讓自己受累

充分利用現代化的高效辦法。如果自己花一上午的時間去逛街買回來的東西在網上或者是一個電話就可以買到的`,那麼我們就是在浪費時間。想去購物的時候順手拿點要參加活動的東西,或者是店裏的小冊子,這樣都可以給自己節省時間。

6、避免不必要的打擾

當你需要全神貫注地工作時,要儘量避免不必要的打擾。要是有經驗的就在工作中不予理會別的事情。要讓朋友知道你在哪個時間點電話打進來你會接。或者是公司來個人你總是要看看,其實沒有必要,除非是要找你的。

7、反省自己

至少花一星期時間真實地記錄每天使用的時間,並對自己浪費時間的行爲進行自我反省,找出自己浪費時間的關鍵所在。這樣有助於自己制定下週的計劃。

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