在當今社會生活中，很多地方都會使用到制度，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。那麼你真正懂得怎麼制定制度嗎？下面是小編爲大家整理的文件檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
1目的
規範分公司檔案資料的管理工作。
2適用範圍
適用於分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作,並保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發放審批工作。
3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷燬工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑑定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯繫,並進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,並區分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用櫃架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便於管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改後的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,並在檔案資料盒內的面層上註明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特製的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片櫃或防火資料櫃內。必要時採取複製、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,並對庫藏檔案進行清理覈對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和複製,發現檔案發黴或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料櫃需做好防盜等設施。
4.3.7質量記錄保存期爲二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。
4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:
按規定辦理登記手續,定期歸還;
要愛護檔案資料,不得丟失;
所借檔案不得隨意摺疊和拆散,不得對檔案隨意更改、塗寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由資料檔案員和借閱者當面覈對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交後方可辦理調離手續。
4.5檔案鑑定和銷燬
4.5.1檔案鑑定工作由檔案鑑定小組負責進行,鑑定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成,日常的鑑定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑑定小組的任務:
負責制訂檔案保管期限表;
對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),並能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
凡是在一定時間有利用價值的檔案分別爲長期或短期保存。
4.5.4鑑定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑑定中發現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷燬檔案的程序包括:
鑑定小組應列出需銷燬檔案的清單和撰寫銷燬報告分公司總經理審批,銷燬清單及報告要保存。
檔案銷燬時,由行政部經理進行監銷並在銷燬清冊上簽名。
4.5.7銷燬檔案資料時,要嚴格執行保密規定,對在銷燬檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規定進行處理。
5相關文件和質量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規定》
5.3《文件發放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
1.目的
爲進一步規範公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生產管理工作的順利進行。根據《中華人民共和國安全生產法》、《中華人民共和國檔案法》及有關規定，結合公司實際，制定本制度。
2.適用範圍
適用於本公司安全文件、檔案管理
本制度所稱安全文件、檔案是指在安全生產管理活動中直接形成的，對國家、社會及企業安全生產具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.管理體制與職責
3.1公司的安全生產直接責任人負責安全生產檔案工作的領導，指定一位檔案管理員，負責檔案日常管理工作。
3.2安全生產檔案管理員應具有安全生產及檔案專業知識，集中統一管理本公司安全生產檔案，對各部門、車間的安全生產檔案工作進行監督與指導。
3.3安全生產管理檔案員職責
(1)凡是企業生產及業務活動中形成的有保存價值的與安全關聯性文件材料都應按規定收集齊全，整理歸檔。
(2)建立健全安全生產檔案管理責任制和規章制度。
(3)安全生產檔案管理員應忠於職守，認真執行有關法律、法規和相關標準，協助各職能部門、車間對收集的安全關聯歸檔材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審覈。
(4)公司辦公室負責收集公司領導在企業安全管理和參加重大安全生產活動中形成的材料。
4.檔案的範圍、收集與移交
4.1安全生產檔案範圍包括以下內容：
1)基礎檔案
(1)企業基本情況；
(2)廠區平面佈置圖；
(3)主要管理人員登記表；
(4)企業證照文書；
(5)危險化學品登記證；
(6)職業危害申報表及申報回執單；
(7)應急預案備案回執單；
(8)重點部位、關鍵裝置和危險崗位一覽表；
(10)特種設備登記表；
(11)特種作業人員登記表(附操作證複印件)。
2)組織機構
(1)安全生產組織架構圖；
(2)關於成立安全生產領導小組的通知；
(3)關於任命安全生產管理人員的決定；
(4)關於印發安全生產職責和安全管理制度的通知。
(5)其他與安全組織有關的內容。
3)安全職責
各部門、各級人員安全生產職責
4)安全管理制度
安全標準化規定的安全管理制度。
5)安全操作規程
6)教育培訓
(1)企業安全教育培訓計劃；
(2)企業主要負責人、管理人員的安全教育培訓記錄；
(3)員工三級教育培訓卡；
(4)員工三級安全教育培訓記錄；
(5)特種作業人員安全教育培訓記錄；
(6)復轉崗、“四新”安全教育培訓記錄；
(7)日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結；
(8)應急救援預案演練記錄及總結，
(9)其他安全培訓記錄。
7)安全檢查
(1)各級政府及行業主管部門監督檢查所發的安全檢查指令書、整改通知書等各類執法文書；
(2)企業執行各類執法文書所採取的措施及上報主管部門的報告；
(3)安全監督執法方面的其他文件、文書和記錄。
(4)安全檢查及整改通知書(企業自檢部分)。
(5)車間(部門)、班組例行安全檢查記錄；
(6)各專項安全檢查的計劃安排、檢查記錄；
(7)安全生產領導小組組織季度、年度安全檢查記錄；
(8)各項安全檢查的處理情況及整改驗收記錄；
(9)各項安全檢查的總結匯報材料；
8)安全投入
(1)全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃；
(2)安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄；
(3)安全隱患整改方面的投入記錄；
(4)勞動防護用品方面的投入記錄；
(5)安全防護設備、設施方面的投入記錄；
(6)安全評價、職業安全健康管理體系、安全文化建設的投入；
(7)其他與安全有關的投入。
9)“三同時”
(1)有關安全設施和勞動防護職業衛生方面“三同時”項目的文件、資料；
(2)“三同時”項目的設計圖紙及相關資料；
(3)“三同時”項目的竣工驗收報告及相關資料；
(4)其他與“三同時”項目相關的文件、資料。
10)防護裝置(含職業衛生設備、下同)
(1)各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料；
(2)各類安全防護設備運行維護保養情況記錄；
(3)應急救援設備的種類、數量、型號及管理部門、狀況記錄；
(4)其他與安全防護設備相關的文件、資料和記錄；
11)特種設備
(1)特種設備製造單位、合格證書、使用說明書、安裝技術文件和資料；
(2)特種設備的定期檢驗記錄；
(3)特種設備的日常使用及維護保養記錄；
(4)特種設備安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維修保養記錄；
(5)特種設備運行故障和事故記錄。
12)安全用電
(1)變、配電室運行狀況記錄。
(2)臨時用電申請及拆除記錄；
(3)配電櫃(箱)、控制櫃(箱)等用電設施運行記錄；
(4)變配電室平面圖及供電系統圖。
13)工傷保險
(1)參加工傷保險員工的名單；
(2)企業爲員工繳納保險費的憑證或單據；
(3)發生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據；
(4)其他與工傷保險相關的文件、憑證或單據。
14)職業病防治
(1)本公司內產生職業病危害的崗位情況及可能產生的職業病種類；
(2)產生職業病危害的崗位的預防措施情況；
(3)產生職業病危害的崗位定期檢測檢驗報告；
(4)接觸產生職業病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；
(5)確診爲職業病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；
(6)其他與職業病防治相關的文件、材料。
15)勞動防護用品
(1)各類勞動防護用品發放記錄；
(2)員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄；
(3)其他與勞動防護用品有關的文件、材料。
16)事故調查處理
(1)事故調查收集各類證據；
(2)事故調查的相關會議記錄；
(3)工傷事故調查處理報告書(表)；
(4)按“四不放過”原則對事故進行處理的文件；
(5)其他與事故相關的文件、資料。
17)消防安全
(1)消防安全管理制度及落實情況記錄；
(2)消防安全管理組織機構和各級消防安全責任人的崗位職責；
(3)消防設施、器材平面佈置及應急疏散平面圖；
(4)火險火災應急處置預案框圖及實施細則；
(5)義務消防隊人員名單及其消防裝備情況；
(6)建築物或者場所施工、使用前的消防設計審覈、驗收以及消防安全檢查的文件、資料；
(7)消防設施、器材及防火材料的合格證明材料；
(8)消防設施、器材定期檢查、測試報告以及維修保養記錄；
(9)有關電氣設備檢測(包括防雷、防靜電)等記錄資料；
(10)火災隱患及其整改情況記錄；
(11)其他與消防安全相關的文件、資料和記錄。
18)其他與安全生產相關的內容。
4.2收集與移交
(1)歸檔材料應是企業開展安全生產標準化管理中形成的各種文件、記錄、臺帳、規章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術資料等。
(2)歸檔材料應確保完整、準確、系統，反映企業安全生產標準化管理活動的真實內容和歷史過程。
(3)用紙、用筆標準(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。
(4)具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。
(5)本公司及各部門在安全生產管理過程中形成的材料應隨時歸檔，對基礎建設、物料購置與處理、產品生產等活動中形成的與安全相關材料，可在項目結束後整理歸檔。
(6)安全生產檔案管理員負責有關歸檔材料的審覈。
(7)安全生產檔案管理員應對各部門送交的各類安全生產檔案認真檢查。檢查合格後交接雙方在移交清冊(一式二份)上簽字，正式履行交接手續。接受電子安全生產檔案時，應在相應設備、環境上檢查其真實有效性，並確定其與內容相同的紙質安全生產檔案的一致性，然後辦理交接手續。
(8)在資產與產權變動時，本公司安全生產領導小組應負責安全生產檔案處置工作的組織協調，按國家有關法規做好善後工作。其安全生產檔案由接受單位或原主辦單位保存。
5.檔案處理
1)根據公司安全標準化管理要求，安全管理檔案建檔，與危化品企業安全標準化《評審標準》一致，設立以下檔案類別，並根據其歸檔內容分別編制檔案目錄。
(1)法律、法規和標準
(2)機構和職責
(3)風險管理；
(4)管理制度；
(5)培訓教育；
(6)生產設施及工藝安全
(7)作業安全
(8)職業健康
(9)危險化學品管理
(10)事故與應急
(11)檢查與自評
2)特殊載體安全生產檔案(錄像帶、照片、磁盤)可按載體形式、所反映問題或形成時間進行分類編目，並分別保存，註明與相關紙質檔案文件的編號。
3)檔案保存，設專用櫃屜，採取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保安全生產檔案安全。對破損或載體變質的安全生產檔案要及時進行修補和複製。
4)安全生產檔案保管期限分永久、長期(五年)、短期(一年)三種。
5)對保管到期的安全生產檔案，由本公司安全生產領導小組及檔案工作人員進行鑑定，對經過鑑定後已失去保存價值的安全生產檔案，應寫出鑑定報告並編制銷燬清冊，經鑑定人員簽字後，報安全生產第一責任人審批。銷燬安全生產檔案時必須履行簽字手續，由兩人以上監銷，銷燬清冊長期保存。
6)安全生產檔案工作人員調動工作時，必須辦理完安全生產檔案移交手續後方可離崗。
6.檔案利用
(1)安全生產檔案的借閱、複製必須經本公司安全生產第一責任人或安全生產直接責任人的批准。
(2)在提供、利用、公佈安全生產檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。
(3)應積極主動地接受安全生產監督管理部門對安全生產檔案管理工作的監督指導。
一、目的
爲加強與安全生產有關的文件、記錄和檔案管理，規範並確保各相關場所使用文件爲有效版本，加強安全記錄控制和檔案管理，特制定此制度。
二、適用範圍
本制度適用於公司安全生產相關的文件、檔案資料的管理。
三、工作職責
1、企業主要負責人負責批准、發佈安全、環保、職業健康等有關管理體系文件。
2、綜合管理部負責體系文件的審覈、發放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷燬，負責組織體系文件的編制、評審、修訂；負責檔案的收集、整理、立卷、保管、統計和利用等工作；負責有關上級來文的轉發。
3、安全環保部負責組織編制、修訂、評審與安全生產有關的各類文件，如安全管理制度、安全操作規程、作業指導書、事故應急救援預案、記錄彙編及其他支持性文件；負責安全生產相關法律、法規、標準、規範、規章等的收集、整理、彙總及發放。
4、職能部門負責職責範圍內文件的編制、審覈，對職責範圍內記錄的格式及使用負責，對記錄填寫的規範性進行指導及監督，負責保管職責範圍內檔案的收集、保管和統計工作。
四、管理要求
1、安全生產相關文件的分類
（1）安全生產目標；
（2）機構和職責；
（3）安全投入；
（4）法律法規和管理制度；
（5）培訓教育；
（6）設備設施、工藝信息；
（7）作業安全；
（8）隱患排查；
（9）重大危險源監控；
（10）職業健康；
（11）應急救援；
（12）事故調查、報告和處理；
（13）績效評定和持續改進。
2、安全生產相關文件的編號和標識
安全標準化管理手冊、管理制度、操作規程、作業指導書、記錄等文件的編號由安全保衛科負責，按管理體系要求統一進行編號控制。
安全生產相關文件分爲“受控”和“非受控”，並以印章標識。受控文件在更改時接受更改服務。持有文件人員因工作變動，應將“受控”文件交回文件發放部門。文件持有人不得私自複製文件，不得私自向外部人員借用、贈送、轉讓。
國家標準、行業標準、各級政府主管部門及上級單位下發的文件、規定等採用原名稱及原編號。
3、安全生產相關文件的編制、審覈和批准
安全相關管理體系文件由安全保衛科組織編制、審覈，職能部門負責編制、審覈職責範圍內的文件。記錄表格的制定由職能部門同時進行，企業已有的表格，可在文件中直接引用。
受控文件經審覈並確定發放範圍後，由企業主要負責人批准發佈。
4、安全生產相關文件的發放
行政辦公室負責安全生產相關文件的相關登記、發放工作，並填寫文件清單以便於覈對文件版本和檢索。應確保文件使用的各場所都得到相關文件的最新版本。
安全生產相關文件的發放範圍由行政辦公室提出，企業主管領導或主要負責人批准後，由xx發放。
安全生產相關文件的發放、回收均要填制文件發放、回收記錄。企業建立局域網並實行無紙化辦公的，按照文件網上流轉程序實施文件的收發。
政策性方面主要的法律、法規、標準、規範、規章等由職能部門負責收集、整理、識別、登記，填製法律、法規與其他要求清單。
5、安全生產相關文件的評審、修訂
企業安全管理規章制度、安全操作規程、應急預案等應每年由原組織編制單位組織評審，對安全管理規章制度、安全操作規程、應急預案等的適用性、可操作性、合規性等進行評估。經評估需修訂的，或者由建議修訂的部門提出修訂意見和建議，由編制單位進行修訂、完善後按原審批程序進行發佈。文件評審組織部門應保存文件評審和修訂的記錄。
對少量的變動可由更改人採用“劃線更正法”進行更改，當一頁有三處以上（含三處）的更改時，採取換頁的方式進行並標註修改次數。安全生產相關文件的版次號從1開始順序標註。當文件出現重大或多次修訂、機構發生重大調整等情況時，對體系文件作整體換版處置，並做出相應的換版標註。
所有安全生產相關文件的修訂方式由安全保衛科在文件修訂記錄註明“更改方式”和“負責更改的人員”。
6、安全生產相關文件的領用、借閱和複製
安全生產相關文件領用人應在發放記錄中籤字。因破損需重新領用文件的，由文件使用部門向文件發放部門提出申請後，以舊換新。若發生文件遺失，由遺失單位提出申請，經行政辦公室負責人審批同意後方可補發。
內外部人員借閱與安全管理體系有關的文件時，應填寫文件借閱複製記錄，由行政辦公室負責人批准；內外部人員需複製安全管理體系文件時，由分管領導批准。
7、安全生產相關記錄的格式設計和填寫
各部門專用的記錄格式，由各部門組織設計編制並經部門負責人審批後交安全保衛部備案。
記錄表格樣式的設計應能充分反映規定的活動，滿足支持性文件的有關要求。一般應包括：名稱、編號、日期、項目、數據、描述必要的結果、填寫部門、填寫人員、說明等。
安全生產相關記錄填寫要及時、準確、真實、內容完整、字跡清晰、不得隨意塗改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫；如因某種原因不能填寫的.項目，將該項用斜槓（／）劃去；各相關欄目責任人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原數據，應採用單槓劃去原數據，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改後的數據，簽署更改人的姓名（或加蓋印章）、日期。
8、安全生產相關文件保管、作廢與銷燬
安全生產相關文件由編制部門或使用部門分類進行保管。需歸檔保存的安全生產相關文件，每年或項目完成時向檔案管理部門及時歸檔。
受控的安全生產相關文件失效或因其它原因需要作廢時，由原發放部門提出申請經領導批准後方可作廢，作廢的文件應及時從使用場所撤出，需保存的加蓋“作廢留存”印章，確保防止作廢文件的非預期使用。
對要銷燬的作廢文件，由原發放部門填寫文件記錄銷燬清單，經分管領導批准後方可銷燬。方式有：撕毀、燒燬、磁盤格式化，損壞光盤等。
9、安全生產檔案的分類
歸檔材料應是在生產過程中形成的與安全生產有關的各種文件、規章制度、技術資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
應對下列主要安全生產資料實行檔案管理：
（1）安全生產目標；
（2）機構和職責；
（3）安全投入；
（4）法律法規和管理制度；
（5）培訓教育；
（6）設備設施、工藝信息；
（7）作業安全；
（8）隱患排查；
（9）重大危險源監控；
（10）職業健康；
（11）應急救援；
（12）事故調查、報告和處理；
（13）績效評定和持續改進。
10、安全生產檔案收集與移交的基本要求
歸檔材料應確保完整、準確真實、系統規範，反映企業安全生產各項活動的真實內容和歷史過程。
歸檔材料應按照國家有關檔案管理的規定、標準和要求，進行整理、編目造冊。
具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。
11、安全生產歸檔時間
各部門在安全生產活動過程中形成的材料可以按年歸檔，也可按項目活動內容歸檔。
12、安全生產檔案保存期限
安全生產檔案保管期限分爲永久、長期（1—5）年、短期（1年以下）三種。
檔案管理人員調動工作時，必須辦理完安全生產檔案移交手續後方可離崗。
13、安全生產檔案的利用
借閱、複製有密級的安全生產檔案，必須按照國家有關保密的法律和法規辦理。
安全生產檔案利用中，要處理好安全生產檔案保密和利用的關係，既要保護企業的知識產權和商業祕密，保障企業的合法權益不受損害，又要充分發揮檔案的指導、借鑑等積極作用。在提供、利用、公佈檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。
14、相關記錄
文件清單
文件發放記錄
文件回收記錄
文件銷燬記錄
文件評審記錄
文件修訂記錄
文件借閱、複製記錄
一、目的
爲了規範安全生產文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學性,使其爲今後工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。
本制度適用於公司與安全生產有關的文件檔案的管理。
二、職責
2.1 安全環保部負責制定本制度,並負責綜合監督管理。
2.2 各部門負責本部門文件檔案的管理,並負責監督檢查和考覈。
2.3 各部門管理人員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
三、內容
3.1文件資料收集,安全生產文件檔案內容如下:
3.1.1國家有關安全生產法律法規、標準規範及其他要求。
3.1.2上級主管部門安全生產文件、批覆文、領導指示材料及會議資料等。
3.1.3公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。
3.1.4安全生產工作計劃、總結、報告等。
3.1.5各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
3.1.6供應商、承包商相關材料。
3.1.7安全設施檢測、校驗報告、記錄等。
3.1.8安全、職業衛生評價報告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應根據其相互聯繫、保存價值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產主要情況,以便保管和利用。
3.2.2應根據文件資料的重要性,按時間永久、長期和短期等三種進行時間整理,分類歸檔。
3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔,統一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特徵進行排列和系統化,應層次分明,編寫頁碼,填寫卷內文件資料目錄。
3.2.5不同價值,不同性質的文件資料應當區別管理,單獨立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應入櫃上架,科學排列,避免暴露和捆紮堆放。
3.3.2應採取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1文件資料檔案借閱,必須辦理借閱手續,借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、塗改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,並辦理續借手續。
3.4.2借閱的檔案要注意保密,未經許可,不得隨意公開、發表或轉借他人。
3.4.3歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,並在借閱登記本上註銷。
3.5檔案銷燬
對於過期並失去保存價值的文件資料,經單位領導批准,可以定期銷燬,必要時做好銷燬記錄。
四、本制度由安全環保部制定並負責解釋,自發布之日起實施。
一、目的
爲了規範安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其爲今後工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
二、適用範圍
本制度適用於與公司安全生產有關的文件檔案的管理。
三、職責
1、安保部負責制定本制度，並負責綜合監督管理。
2、各部門負責本部門文件檔案的管理，並負責監督檢查和考覈；
3、各部門安全員負責本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，並適時將安全生產檔案上報公司安全職能部門備案。
四、內容
1、文件資料的收集
安全生產文件檔案內容如下：
（1）國家有關安全生產法律法規、標準規範及其它要求；
（2）上級主管部門安全生產文件、批覆文、領導指示材料及會議資料等；
（3）公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等；
（4）安全生產工作計劃、總結、報告等；、
（5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；
（6）供應商、承包商、施工單位相關材料等；
（7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；
（8）食品安全、職業衛生評價報告等；
2、立卷歸檔
（1）、文件資料應根據其相互聯繫、保存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用；
（2）、應根據文件資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；
（3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔，統一保存；
（4）、各種文件資料按一定特徵進行排列和系統化，應層次分明、編寫頁碼、標定卷內文件資料目錄；
（5）、不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷；
3、檔案保管
（1）、檔案應入架、科學排列，避免暴露和捆紮堆放；
（2）、應採取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；
4、檔案借閱
（1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，並辦理續借手續；
（2）、借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人；
（3）、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閱登記本上註銷；
5、檔案銷燬
對於過期並失去保存價值的文件資料，經單位領導批准，可以定期銷燬，必要時做好銷燬記錄；
五、相關記錄
《文件檔案清單》
六、本制度由安保部制定並負解釋，自發布之日起實施。
爲了加強學校檔案的科學管理，保證檔案的系統性與完整性，有效地爲學校管理服務，結合本校實際情況，特制定本制度。
一、總則
第一條學校成立檔案管理工作領導小組，明確一位校領導分管檔案工作，負責協調、解決檔案工作中存在的問題。
第二條學校設立綜合檔案室，隸屬教導處領導，統一管理學校各部門形成的各種門類和載體的檔案，並負責指導其他各部門做好當年的檔案管理工作。
第三條根據檔案工作實際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負責檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設兼職檔案人員，負責部門文件材料的形成、積累、整理，並按規定向綜合檔案室移交。
二、立卷、歸檔
第四條各部門平時要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。
第五條各類文件、資料由綜合檔案室負責整理立卷、歸檔。
第六條文件、資料立卷歸檔範圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括上級文件，內部資料，活動資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔範圍。
第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規律，保持文件、資料之間的歷史聯繫，區分文件、資料的保存價值，便於保管和利用。
第八條立卷方法。學校檔案按文書、教學（含學籍和教師業務檔案）、會計、基建分類，聲像檔案獨立編目組卷。
1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。
2、會計檔案，按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其會計文件材料分別排列，由財務室整理歸檔。
3、學籍檔案，按教學年度、屆分類，按年級、班級組卷，由學生處負責收集、整理歸檔。
4、教師業務檔案，以人爲單位分類、整理，由教務處負責收集、整理歸檔。
5、基建檔案，按基建項目組卷，由總務處收集、整理，工程竣工後移交檔案室。
6、聲像檔案，按載體性質、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。
7、學校各部門每學期工作計劃、總結及制定的各種規章制度等年終移交綜合檔案室。
第九條保管期限分爲永久、長期、短期三種。
1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的有長遠利用價值的文件，劃爲永久保存。
2、長期保存。凡是在相當長時間內需要查考的文件，劃爲長期保存。長期保存爲15年至50年。
3、短期保存。凡是在較短時間內需要查考的各種文件、資料，劃爲短期保存。短期保存爲15年以下。
第十條文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批覆、轉發件與原件，應組合在一起。
2、會議文件應單獨組合。
3、統計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。
4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門名稱組合。
5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。
第十一條檔案盒內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它文件按文件的重要程度或形成時間先後排列。
第十二條文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重複文件，需要辦理銷燬手續。
第十三條歸檔時間。
1、階段歸：凡專項工作、基建工程中形成的文件、材料，在任務完成後，相關部門一個月內要將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由專項負責人審定後，交綜合檔案室歸檔。
2、隨時歸：上級文件、通知，人事調動材料，在落實好文件精神或辦好調動手續後交綜合檔案室歸檔。
3、年度歸：各項管理中形成的文件、材料，各部門一律在次年第一季度內，將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由各部門負責人審定後，向綜合檔案室移交。
第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：
1、歸檔的文件、材料必須準確地反映學校各項活動的真實情況和歷史過程。
2、歸檔文件、材料必須系統齊全、完整。
3、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用黑色筆書寫或打印，字跡要工整、清晰。
4、檔案盒的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。
第十五條案卷文件一式兩份，一份作爲紙製文檔保存，另一份以電子文檔保存。
三、檔案的管理和利用
第十六條綜合檔案室按照學校對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。
第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防爲主，防治結合”的原則，切實做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、複製，保護檔案的安全與完整。
第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完後應及時歸還。
第十九條借用檔案人員必須做到：
1、調閱人員應自覺維護檔案的完整、安全與保密。不得擅自塗改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。
2、調閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用後應及時歸還，歸還時要進行清查、覈對和註銷。
3、調閱一般檔案由教導處主任批准。調閱帶密級或重要的管理檔案，須經校領導同意方可進行。只有在上一級黨政領導機關或司法機關必須以檔案原件作爲證據或者學校某項工作必須的特殊情況下，經學校檔案管理工作領導小組批准，方可將檔案原件借出室外使用。
4、調閱人員摘抄、複製檔案時，應徵得檔案管理人員同意。
第二十條檔案室工作人員應做到：
1、接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
2、要仔細檢查歸還檔案，發現對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管領導報告，按有關規定處理。
3、確保文件、材料的安全，做好保密工作。
4、平時彙集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯繫。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得複印件，以便存檔和查閱。
四、檔案的鑑定與銷燬
第二十一條建立由分管檔案的領導、主要部門負責人員參加的鑑定銷燬領導小組，負責學校檔案鑑定、銷燬。
第二十二條制定各類檔案保管期限，作爲檔案鑑定銷燬的依據。
第二十三條銷燬檔案程序
1、對已到保管期限的檔案，經鑑定確無保存價值的要擬寫銷燬報告並登記造冊。
2、會計檔案的銷燬，應經上級主管部門的批准。
3、其他檔案銷燬應由學校鑑定領導小組簽字，兩人以上參加銷燬，密件按規定要求銷燬。
4、銷燬的文件要造冊存檔備查。
五、建立檔案保密制度，維護檔案的完整和安全
第二十四條檔案管理員要認真學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關法規，嚴格遵守國家統一制發的“保密守則”和本單位有關保密規章制度。
第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統、本單位的機密守口如瓶。
第二十六條非檔案人員未經許可，不得進入檔案庫房。
第二十七條借閱檔案必須嚴格執行保密制度，認真履行借閱手續。
第二十八條利用檔案中的密件，必須經校領導批准，在調閱室內閱讀，不準帶走。
一、目的
加強文件檔案管理，規範公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用範圍
適用於公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活
動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦
盤片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，並負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑑定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷燬管理，監控檔案利用和銷燬的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，並及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或複印件；
3）負責本部門文件資料或合同複印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
第一章總則
第一條爲加強對公司各類文件、檔案的規範管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的爲公司經營管理服務,特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經營、管理工作和活動中形成的,具有備用、備查價值的各類資質證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用於公司各部門。
第二章基本原則及管理範圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統一管理公司系統檔案,維護檔案的完整與安全,便於各項工作的利用。
第五條根據公司現階段管理特點制定本制度,管理範圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案,須由公司相應職能部門負責制定三類專項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監督和指導的責任。
第三章管理機構及主要職責
第六條管理模式
公司行政人事部是公司系統檔案工作的主要管理部門,採取總經理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內容、業務管理和考覈等工作均由公司總經理直線管理。
第七條管理範圍。主要分爲綜合類檔案和技術類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監察、經營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產、聲像、實物等檔案;
二、技術類檔案主要包括:各工程項目的開發報建、招投標和預決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術文件材料和竣工技術文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求
合同造價部、招投標採購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業性很強的部門必須設置專門的檔案室或檔案櫃,並設專職人員保管,其它部門根據管理需要設兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責
一、貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑑定、銷燬、移交等有關規章制度,確定公司系統全宗編號原則和檔案分類體系;
二、統籌規劃並負責公司檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用工作,加強檔案工作規範化、標準化建設;
三、監督落實同步歸檔制度,指導各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、維護檔案的完整和安全,做好安全防範、修復和保護工作;
五、推行公司系統檔案管理系統信息化建設。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔範圍及歸檔時間
一、對於公司規定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個人不得據爲己有、拒絕移交;
二、必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當理由延遲歸檔者,將對相關人員進行失職問責。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專業技術要求
(一)歸檔的文件原則上一律爲原件,凡有原件的文件,不能以複印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要儘量追加原件,必要時存複印件並加蓋紅章註明原件存放處;
(二)歸檔的文件材料應對照歸檔範圍完整、準確、系統收集,工程技術類檔案應符合國家有關規定。歸檔的文件材料種數、份數及每份文件的頁數均應齊全完整;
(三)文件書寫和載體材料應能耐久保存,文件材料整理符合規範。歸檔的電子文件,應有相應的紙質文件材料一併歸檔保存;
(四)聲像類、實物類檔案要清晰完整,符合有關規範和標準,並按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景、作者等信息。
二、相關工作要求
(一)如因工作需要不能及時歸檔的,應主動向公司行政人事部備案,並安排專人妥善保存,待使用完畢後立即歸檔;
(二)原則上,檔案取得後未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等,一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理;
(三)新成立公司,在取得營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、公司章程和印章印模後3個工作日內,必須將上述內容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則
綜合檔案按性質、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規律,當年立前一年的卷,並預立當年的卷。技術檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;
二、立卷時間:綜合檔案立卷時間爲每年年末或次年年初。技術檔案在該項目開發報建工作完成後立即開始立卷,該工程項目完工後45天內完成組卷工作;
三、各部門專兼職資料管理員應注重日常收集和整理,按照歸檔範圍督促部門人員及時歸檔,並做好檔案預立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規定辦理檔案對外移交時,須上報公司總經理審批。凡政府部門批覆的文件及附圖,在政府有關部門需回收時,公司行政人事部須留存複印件備查。
二、公司內部移交要求:
(一)行政人事部接收檔案時,應根據移交目錄,與移交人共同逐頁清點,雙方在每一頁都要簽名確認。對重要、機密類的案卷,更需要仔細覈對,經查驗無誤方可辦理簽收手續。(檔案移交登記表格式見附表一)
(二)全部移交手續辦理完畢後,移交部門和行政人事部經理均簽署“同意”意見,並加蓋部門印章,檔案移交工作視爲完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、對調出、離職等人員,在辦理調離手續前,必須清還檔案。沒有行政人事部經理簽字,不得辦理調離手續。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的利用
第十四條檔案借閱基本程序
僅在檔案室查閱一般數據和信息,辦理普通登記手續即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權限呈公司總經理簽字同意,且必須在檔案室當場查閱後歸還,不得私自帶出複印。(檔案查詢審批表見附表二)
第十五條檔案借閱事項規定
一、借閱檔案必須按時歸還,並及時辦理清戶手續。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續;(檔案借閱審批表見附表三)
二、借閱檔案最長應在7個工作日內歸還,一次性借閱時間超過10天以上,須上報公司總經理審批;
三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點、劃線、塗改或作其它任何標記;
四、嚴格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、涉及根據公司領導指示開展具有查處辦案性質的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經理審批各檔案室即可辦理;
六、新入職和未轉正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經理簽字同意;
七、節假日前和工作發生變動時,必須及時歸還檔案;
八、借閱的檔案,一旦發生損壞、丟失或失密,應立即向公司行政人事部報備,按公司規定失職問責處理;
九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經公司總經理同意方可借出;
十、外單位借閱檔案,應持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內容,經公司總經理批准,由相關部門人員帶領方可借閱;
十一、實物檔案一般不外借,聲像檔案只能以複製件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規定
一、公司絕密類的檔案一律不得複製;
二、複印完畢須註明用途,根據情況加蓋“再複印無效”印章。
第十七條檔案密級確定與管理
公司檔案密級分爲絕密、機密和祕密三類。(密級事項劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經具備相應管理權限的領導批准,不得複製和摘抄;
二、查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內查閱;
三、屬於公司祕密的文件、資料和其它物品的製作、收發、傳遞、使用、複製、摘抄、保存和銷燬,必須由專人負責執行,採用電腦技術存取、處理、傳遞的公司祕密由各部門負責保密;
四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內門、櫃應做到隨開隨鎖;
五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發現失密、竊密情況,應及時報告公司總經理,查明情況嚴肅處理;
六、不準在私人交往、通信、網絡中泄露公司祕密,不準在公共場所談論公司祕密,不準通過其他方式傳遞公司祕密;
七、檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:
(一)涉及公司商業機密;
(二)涉及公司專利或技術祕密;
(三)涉及公司員工個人隱私;
(四)檔案形成部門規定限制使用。
第十八條檔案統計
公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑑定、保管數量和狀況、檔案的利用等情況進行統計。統計工作必須做到實事求是,如實反映情況,務必確保提供的數據準確,符合客觀實際,不得虛報、瞞報、漏報和僞造。(檔案材料歸檔數量統計表格式見附表五)
第六章檔案的保管和鑑定
第十九條檔案室設置及管理規定
一、公司應設置獨立的檔案室,並保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關人員一律不許進入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關好門窗,確保檔案安全;
二、檔案室應按照“十防”進行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防黴、防盜,儘可能全面妥善保管好各類檔案,並定期檢查、通風;
三、檔案室內嚴禁存放與檔案無關的物品,嚴禁吸菸,嚴防火災;
四、定期對檔案室進行檢查,每半年進行一次全面盤查,對檔案室設施、案卷數量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發現問題及時採取措施。
第二十條檔案鑑定與銷燬流程
檔案一經立卷、歸檔,未經鑑定,未報公司領導批准,任何人不得擅自銷燬。檔案鑑定工作由公司行政人事部經理組織,行政人事部與相關部門負責人組成鑑定小組。
一、檔案鑑定要求
(一)經鑑定小組鑑定後仍無法確定其保存價值時,應繼續保存至次年再進行鑑定;
(二)技術檔案鑑定時,需附工程技術部門的專業意見;
(三)鑑定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值,要從公司利用的角度綜合衡量後提出存、毀意見。
二、檔案銷燬規定
(一)經批准銷燬的檔案,由公司行政人事部負責妥善安排,不得作其它用途或當作廢紙出售;
(二)銷燬檔案須有至少兩名監銷人。監銷人應認真複覈所銷燬檔案。銷燬完畢須在銷燬清冊上註明“已銷燬”字樣和銷燬日期,監銷人分別在銷燬清冊上簽字;
(三)檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑑定過程中形成的鑑定工作申請、報告、銷燬清冊等材料應立卷歸檔、長久保存。
第二十一條檔案保管期限
檔案按其價值確定保管期限爲永久、長期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關文件管理規定。
第七章獎懲規定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進行全面檢查,對於在檔案管理過程中做出成績和貢獻,或者進步非常突出的部門或個人,整理相關材料上報公司總經理,給予相應表彰和獎勵。
第二十三條罰則
一、工作不負責任,未認真貫徹執行公司及檔案管理工作要求,導致檔案管理工作混亂,根據實地檢查情況,對於檔案管理人員給予相應行政和經濟處分。
(一)檔案保管期限內,檔案嚴重缺失,或因管理、使用不當,造成檔案材料損壞、遺失等;
(二)未根據公司統一制度規定製定檔案管理細則,導致工作流程不清晰,關鍵環節工作失控等;
(三)未按規定嚴格執行歸檔、借閱、移交、銷燬等各項工作流程規定,未經批准,檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四)未按照公司統一全宗編號規定編排目錄,立卷歸檔不及時,且目錄與內容嚴重不符等;
(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓學習,導致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴重不達標等;
(六)專兼職管理員態度不端正,工作責任心不強,未按要求管理本部門的檔案資料,經檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當,違反公司檔案保密規定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經允許,私自將檔案材料抄錄、複製與轉借他人等情況,公司將根據情節嚴重性給予相應處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發之日起執行。
附表:一、《檔案移交登記表》
二、《檔案查詢審批表》
三、《檔案借閱審批表》
四、《公司密級事項劃分表》
（一）目的
建立主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全記錄檔案，並加強對安全記錄的有效管理，充分利用文件和檔案信息資源，爲安全生產服務,規範安全生產文件檔案材料保管借閱銷燬程序,特制定本規定。
（二）適用範圍
本制度適用於公司的文件、檔案管理。
（三）規範性引用文件
《中華人民共和國安全生產法》
《中華人民共和國檔案法》
（四）職責
1、行政人事處負責公司安全文件和檔案的日常管理。
2、公司各部門負責本部門的安全記錄和檔案的管理。
（五）管理要求
1.檔案管理範圍
1.1公司對涉及主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全生產資料（包括文件和記錄）定期歸檔，實施檔案管理。
1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執行。
2.保管事項
2.1公司的安全生產文件和檔案的保管，要符合國家文件和檔案管理要求，有文件櫃存檔的文件，使用文件夾檔案袋存櫃，分類清楚合理，便於查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風乾燥。
2.2重要的文件檔案，要按時歸檔，存放在公司檔案室。
2.3一般文件、記錄，由各分廠、處室自行按規定保管。
2.4保管檔案的場所要做到有專人負責、配備滅火器材，標示嚴禁煙火標誌。
2.5檔案箱、櫃；鑰匙專人保管。無關人員不得進入檔案室。
2.6完善安全保管措施，防止檔案人爲或自然的損壞。
2.7案資料的保管和存放應科學、規範，便於查找。
3.歸檔時間
3.1辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔。
3.2按年度形成的文件，第二年上半年歸檔。
3.3凡是有法律效用的文件材料，一經識別就立即歸檔。
3.4凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。
4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。
5.安全檔案的借閱
5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術文件檔案，技術人員登記後方可查閱，其它人員須部門負責人批准，並經檔案員同意後，方可查閱；如查閱財務數據、考勤、工資等須部門分管領導批准，並經檔案員同意後，方可查閱；查閱其它文件的，須部門主管批准，並經檔案員同意後，方可查閱。
5.2查閱檔案需辦理登記手續，原件不外借，確因工作需要，須經主管部門批准，予以複製。
5.3公司重要的文件、技術資料、合同(協議)，未經公司領導批准同意，任何人不得查閱、借閱。
5.4專業工具書，一律實行先歸檔保存，再辦理借閱手續，如長期使用的，部門內部應自備一本。
5.5外單位來公司查閱檔案、資料，必須得到分管副總經理以上領導的批准同意。
5.6每次借閱檔案資料時間最長爲半個月，可以續借，到期由檔案室人員負責催討，如須長期使用的部門內部則複印予以備份，並保證文件內容不得外泄。
5.7查閱、借閱檔案資料人員，要愛護公司財產，使用過程中嚴禁在檔案、資料上劃線、標號塗改、抽取等損害檔案、資料的情況發生，違者嚴肅處理。
6.保密事項
6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀律，檔案內容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。
6.2對公司下發的保密文件及重要會議材料各部門進行妥善保管，並進行登記管理，不得亂扔亂放
6.3保密文件的複製必須履行審批、登記手續。要嚴格按照批准的份數，不得擅自多印留存。複製文件應按原文密級進行管理，複製中形成的廢頁應作爲密件銷燬。
6.4絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經公司領導批准，並履行登記手續。未經同意，不得擅自複印、翻印和摘抄。
6.5報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進檔的草稿紙，要進行登記，經主管領導審批，送往有關地點監督銷燬，確保保密安全。
6.6對夠不上密級又不宜公開的檔案，可劃爲“內部”。
6.7密級和保密期限的確定和變更以及解密，必須經公司分管領導審覈批准。
6.8查閱“絕密”檔案必須由總經理批准，未經批准不得複製和摘抄。
6.9“絕密”檔案必須放在保險櫃中單獨存放。
6.10定期檢查檔案保密工作，發現問題及時處理。檔案人員應嚴格遵守保密紀律，防止泄密事件發生，對造成泄密事件的責任者，要視情節嚴肅處理。
7.修改、補充事項
7.1修改、補充科技檔案，必須填寫修改、補充申請單，並經分管副總經理以上領導審批後，方可修改，任何個人或部門不得擅自改動。
7.2檔案室必須對自己歸檔的科技檔案的修改，進行監督和檢查。
8.銷燬
8.1檔案室對已保管期滿，擬銷燬檔案提出存毀的初步意見，並對擬銷燬檔案按類別登記，由專業技術人員和檔案人員共同鑑定檔案，確定銷燬或續存，分別送交分管副總經理以上領導進行初審。
8.2彙總初審意見，編造檔案銷燬清單。銷燬清單是準備銷燬案卷的登記簿。同時還應該撰寫一份銷燬檔案的書面報告。
8.3銷燬清單連同銷燬檔案的書面報告送交公司總經理審覈批准。
8.4銷燬時要進行監銷。
經鑑定批准銷燬的檔案，必須送指定地點銷燬，不準出賣或做其它用；銷燬檔案時必須派專人護送到指定地點，由兩人（或兩人以上）監督銷燬，並在銷燬清單上註明"已銷燬"字樣和銷燬日期，監銷人要簽名蓋章，以示負責。經審查不準銷燬的檔案仍繼續保存，並再銷燬清單上詳細註明。
8.5檔案銷燬的具體工作由辦公室承辦，並將銷燬清單歸檔。
對已到保存期限安全生產文件和檔案材料，由公司生產技術處或相關部門提出申請，由公司分管領導及相關負責人審覈籤批，對審批同意銷燬的材料，由公司生產技術處或相關部門銷燬，並在銷燬記錄上簽字。
爲了更進一步規範公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現公司全方位規範化管理的需要,特制定本制度。
一、公司文件、資料應歸檔的範圍和歸檔分類
本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔範圍如下:
1、行政類:本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批覆、函件、會議紀要。公司各類證照。
2、經營業務類:公司規劃、年度計劃、經營情況、委託書、協議書、合同、項目方案等。
3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。
4、財務類:各種財務票證、票據,財務審計檔案,會計檔案,統計資料等。
5、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統一歸類、清晰明瞭、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。
1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律以韶關市新江控股資產營運管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個字母, SXK冠以編號之首。
2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼爲: 1行政類; 2經營業務類; 3人事關類; 4財務類; 5音像類。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先後,以百位數進行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分爲“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。
“A”一般級文檔包含:公開發布的公司經營發展大綱、經營戰略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等。
“AA”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。
“AAA”機密級文檔:內控的公司經營發展大綱、經營戰略和經營規劃、經營項目及決策、戰略性的合作協議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號爲: SXJKG-類別-發佈年號-歸檔序號-受密級。
例如:將20xx年第—份歸檔的公開發布的行政類文件“公司某規章制度”歸檔,編制及編號爲: SXK-1-20xx-001-A
三、公司文件、資料檔案的的保管、調閱與移交
1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經理辦公室統一編號後形成《文件檔案》,並根據《文檔》的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。其中:股東會、董事會、監事會專項《文檔》由董事會祕書負責保管;人事專項《文檔》由人力資源部負責保管;財務專項《文檔》由財務會計部負責保管;其它《文檔》均由總經辦指定專人負責保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記冊》,並按指定專櫃分類進行存放和保管。並注意防黴、防溼、防火、防蟲蛀、防丟失。
3、公司文件、資料檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請單》。一般級公司文檔,須經主管領導批准方可調閱。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批准後方可調閱。機密級公司文檔,須經控股公司總經理批准後方可調閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調閱,須經控股公司總經理批准後方可調閱,並僅限於文檔的查閱。
5、公司文件、資料檔案移交時必須填寫《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經辦留存。
四、公司文件、資料的歸檔保存期限
1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑑、規章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統計報表。勞動人事檔案及資料、其它覈定須永久保存的文檔。
2、十五年保存:根據需要須保存的文檔。財務審計檔案,會計檔案,統計資料各種財務票證、票據等按國家相關規定執行。
3、五年保存:期滿或巳解除的合同協議、完結後的項目方案、其它經覈定須五年保存的文檔。
4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結後的部門請示報告、經覈定己完結且無必要保存的文檔。
五、公司文件、資料檔案的銷燬
1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理並銷燬。
2、待銷燬的文檔由專管員填報《文檔銷燬申請單》,並經相應批准人批准後,方可進行銷燬。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批准後方可銷燬。
機密級公司文檔,須經控股公司總經理批准後方可銷燬。
3、銷燬文檔須由兩人以上共同完成,並填寫《文檔銷燬登記表》。
4、《文檔銷燬申請單》和《文檔銷燬登記表》各—式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度爲準。本公司以及屬下營運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。各關聯公司可參照執行。
本制度自簽發人簽字日起生效執行。
一、公司員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規範化的要求。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或捆紮堆放。
2、文件櫃要保持整潔衛生，要定期檢查、經常覈對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告並做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領導批准，外單位人員要查閱、複印公司檔案，必須持單位介紹信並經本公司領導批准後，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。
八、對於公司機密文件及檔案的管理，要有專櫃存放並單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
