在當下社會，很多情況下我們都會接觸到制度，制度是指一定的規格或法令禮俗。相信很多朋友都對擬定製度感到非常苦惱吧，下面是小編爲大家收集的合同檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
公司爲進一步規範銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實現銷售合同管理工作的規範化、制度化、科學化，特制定本制度。
一、制度
所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種來往合同、協議、訂單、確認書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。
二、公司在業務經營過程中，收取相應客戶的資質、往來的調查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。
三、合同檔案管理原則
1、公司經營產品的'採購、銷售均須訂立合同。
2、業務合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
3、銷售部指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有銷售業務合同文檔。
四、合同章管理原則
1、公司統一發放合同章，屬銷售業務使用的合同章發放到銷售部。
2、業務合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其餘均由指定人員保管。
3、各業務部門、業務人員用章時應填寫用章登記表，並附上用章的文本原件或複印件，交由銷售部經理簽字後方可使用。若因工作需要帶合同章外出時，須辦借用手續，使用完畢後即行交回。
五、合同文檔的管理要求
1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規定進行分類編號。
2、保存的合同文檔每半年清理覈對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理並追究相關人員責任。
3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監督工作，要以原始記錄爲依據，編制合同統計清單。
4、合同檔案管理人員應根據實際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
5、各業務員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經部門領導簽字同意後方可辦理借閱手續，合同原件無特殊情況不得外借。
五、附則：
1、本制度自審批通過之日起實施。
2、本制度由銷售部負責解釋。
六、附件：
《合同檔案登記表》
爲進一步加強檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實現公司檔案資料管理工作的規範化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的檔案資料是公司在業務經營中形成的以工程項目爲中心的資料總和，其構成包括招標文件(含招標答疑、工程量清單)、投標文件、中標通知書、合同文本、工程聯繫單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、消防驗收意見書、竣工資料等。
二、檔案資料管理原則
1、檔案資料實行專人專管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
①招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)、消防驗收意見書、物業設備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理;
②投標文件、工程聯繫單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、竣工資料原件等歸成本部張豔芝管理，招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)等影印件留存備查。
2、原則上所有原件只作存檔，不予外借;
3、專管員負責統籌整理、保管公司檔案資料，同時履行本職的責任和義務。
4、各項目部應及時移交檔案資料，並以影印件的形式保存。
三、檔案資料的移交
1、工程項目在中標後其招標文件(含招標答疑、工程量清單)由技術部負責整理一份完整的原件，並移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查;投標文件由成本部存檔備查。
2、工程項目在正式下發中標通知書、簽署合同資料及文件後，由項目部或相關經手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;項目部及成本部分別留存影印件備查。
3、工程項目過程資料，如工程聯繫單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單等原件交由成本部張豔芝歸檔，項目部留存影印件備查。
4、竣工報告、消防驗收意見書、物業設備移交清單及完整的竣工資料由項目部將原件交由材料部肖瑜存檔;項目部留存影印件備查。
5、檔案資料移交時，必須註明文件名稱和概要，移交雙方簽字確認後方爲完成交接手續。
6、移交的檔案資料由專管員整理保存，必須註明資料類型並保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。
四、檔案資料的管理辦法
1、檔案管理人員要加強對檔案資料的整理工作，並進行分類彙總，編制統計清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
2、項目部或個人檔案資料查詢可在項目部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱，須經公司部門主管領導簽字同意後，方可在合同管理員處辦理相關借閱手續，檔案資料原件無特殊情況不得外借。
3、檔案資料的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。
4、保存的檔案資料每季度清理覈對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任。
5、借閱人不得塗改、僞造、撕毀檔案資料，違者視情節予以處罰。
6、檔案資料櫃鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峯留存，以備不時之需。其他人不得擅自挪用檔案櫃鑰匙，更不能私自複製。
7、合同文檔的密級爲機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。
