在社會一步步向前發展的今天，各種制度頻頻出現，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。那麼擬定製度真的很難嗎？以下是小編爲大家收集的文件管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
一、總經辦設專人負責文件的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到後應在當日內或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到後立即拆封送閱。
二、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理；其餘文件均應交公司領導批示後，再由總經辦專人按批示範圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦後的公文（包括按文件要求報出的詳細資料、附件等）應及時主動地退給總經辦，以做好文件歸檔工作。
三、凡本公司外發的文件，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規範，嚴禁多頭主送，並由總經辦統一進行登記編號。
四、部門或個人借閱文件，應辦理借閱手續，總經辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關規定分類整理，裝訂成冊，歸檔。
五、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應嚴加管理，辦理完畢後應立即退回，並核點份數，隨時存檔。絕密文件，僅限於直接有關人員經領導批准後在文件保管處閱讀。
六、如文件丟失或違反保密制度，發生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。
爲了推進機關涉密文件管理工作規範化、制度化、科學化，提高涉密文件處理工作的效率和質量，結合工作實際，制定本制度。
一、收文。收到上級或其他部門發來的文件後要履行簽收手續，簽收人應註明收到的具體時間，書寫其文件的全稱。簽收後要認真核對信封號碼、件數，開拆後要認真核對文件的文號、件數與發文通知單是否相符，如有差錯，應立即向有關部門反映，文件拆封應由文件管理人員或指定的人員負責，其他人員無權拆封。對注有領導同志“親收”字樣的信件，應由領導同志本人或指定的專人拆封。收文後要認真填寫收文登記簿，將來文單位、文件標題、文號、密級、份數、收到時間等內容登記清楚。
二、發文。分發上級來文和本單位形成的文件，要根據文件的內容和領導的批示意見確定文件分發範圍。下發的文件要認真實行文件、發文通知單、信封“三對照”，防止錯發、漏發。外送的文件要在信封上加蓋密級章。絕密文件要單獨裝封，封口處加貼“密封條”或加蓋“密封”章。發出的文件由收發員登記後發放，收文單位簽收，或由郵電局機要通訊發出，不準捎帶，不發掛號，更不得發平信。當日的文件要當日送完，不得積壓或延誤。
三、辦文。文管人員根據領導的批辦意見，認真辦理。在辦理過程中，要注意把握好每一個環節，交辦有手續，收回有註銷。做到及時、不拖、不壓、不誤。對領導批示的查辦件，要及時檢查辦理情況，建立催辦記錄，並定期向領導報告。
四、傳閱。按照上級有關規定和領導批示意見進行傳閱，不得任意擴大閱讀範圍。閱讀文件要在辦公室或閱文室內進行。傳閱的文件要放在文件夾內，夾內要有目錄、編號，以便查對。不準從夾內抽文件，不得橫傳或倒手轉借。閱文人不在時，傳閱夾要放入抽屜內落鎖，不準堆放在辦公桌上。
五、借閱。借閱文件要經過批准，嚴格借閱手續，限期退回。如需延長使用時間，須辦理續借手續。外單位借閱文件，要持有介紹信，並符合閱文規定。借閱的文件要登記，歸還後要及時註銷。
六、複印。不經批准，不得隨意複印上級文件和領導同志的講話。確因工作需要必須複印時，要經發文機關同意。要嚴格登記、管理制度，對複印的文件、資料，應與正式文件一樣對待，認真辦好分發手續，按時清退，不得遺失。
七、管理。涉密文件要存放在鐵製櫥內分類放置，經常清點核對。一月一清理，一季一覈對，做到文件和登記相符。如發現短缺，應及時查找。領導人蔘加上級會議帶回的文件，要及時交文管人員登記、保密。
八、清退。對下發的文件，要按照上級規定，認真組織清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要認真組織查找。確實查找不到的要追究責任，落實到人，並作出適當處理。
九、銷燬。各級黨委、政府、各部門嚴禁私自銷燬涉密文件，銷燬涉密件要經過上級保密管理部門、本單位領導審覈同意後方可銷燬。嚴禁向廢品收購部門和攤販出售內部文件、刊物和資料。
規範性文件管理辦法
第一條：爲提高我局規範性文件的質量，確保規範性文件的合法性，保護行政管理相對人的合法權益，根據《行政許可法》的規定，結合本局實際，制定本辦法。
第二條：本局依法制定，涉及管理相對人權利、義務，具有普遍約束力並可反覆適用的規定、辦法、細則、決定、通告等文件的起草、審查、備案、登記、公佈，適用本辦法。
下列文件不適用本辦法：
（一）部署工作，規範本機關、本系統內部工作的文件；
（二）會議紀要。
第三條：規範性文件資料應貼合下列規定：
（一）貼合法律、法規、規章的規定；
（二）貼合職權法定原則；
（三）與WTO原則或其他規範性文件相協調，無地方保護和行業保護的規定。
第四條：規範性文件不得創設下列事項：
（一）行政許可；
（二）行政事業性收費；
（三）行政處罰；
（四）行政強制措施；
（五）限制或者處分公民、法人或者其他組織的法定權益；
（六）法律、法規、規章規定之外的義務。
第五條：法制辦負責對規範性文件進行監督和管理（包括規範性文件的制定、審查、廢止、備案、清理、彙編等）。
第六條：規範性文件原則上由業務工作機構指定專人負責起草。需報市政府或市人大批准的規範性文件，應由業務工作機構組織起草小組進行起草。起草小組能夠吸納有關部門的人員、有關專業人員或社會團體的代表參加。
第七條：規範性文件初稿構成後，應由負責起草的業務工作機構將以下材料提交法制辦審查：
（一）規範性文件文本；
（二）制定規範性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；
（三）制定規範性文件的依據文本。
規範性文件資料與其他行政機關職責相關聯的，還應供給與其他行政機關協商情景的說明。
第八條：法制辦應當在收到送審材料之日起7個工作日內提出審查意見。遇特殊情景，可再延長7個工作日。
第九條：法制辦按照本辦法第三條、第四條的規定，對規範性文件進行審查並按下列規定處理：
（一）貼合本辦法第三條、第四條規定的，簽署同意意見後轉局辦公室進行文字把關；
（二）送審材料不貼合本辦法第三條、第四條規定的，將送審材料退回負責起草的業務工作機構，並書面說明理由；
（三）送審材料只存在立法技術問題的，予以修改並簽署同意意見後轉局辦公室進行文字把關。
第十條：凡資料涉及本辦法第四條規定事項之一的規範性文件，經局辦公會議討論決定或局長批准後，由法制辦負責提交以下材料送市政府法制辦公室，由市政府法制辦公室按照有關規定進行登記審查：
（一）規範性文件文本和提請審查的公函（一式兩份）；
（二）制定規範性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；
（三）制定規範性文件的依據文本；
（四）本部門法制工作機構的書面意見。
規範性文件資料與其他行政機關職責相關聯的，還應供給與其他行政機關協商情景的說明。
第十一條：凡資料不涉及本辦法第四條規定事項之一的規範性文件，由主管局領導審覈經局長批准後簽發，並應自發布之日起7個工作日內由法制辦將下列材料送市政府法制辦公室進行備案審查：
（一）規範性文件文本和提請審查的公函（一式兩份）；
（二）制定規範性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；
（三）制定規範性文件的依據文本；
（四）本部門法制工作機構的書面意見。
負責起草規範性文件的業務工作機構應當在規範性文件發佈後3日內將第一款第（一）、（二）、（三）項材料交法制辦。
第十二條：規範性文件除按本辦法第九條、第十條規定交市政府法制辦進行登記審查和備案審查以外，還應在發佈之日起3日內由負責起草的業務工作機構將規範性文件文本一式五份交法制辦，由法制辦統一送市政府法制辦、市人大、上級質監局等部門備案。
第十三條：規範性文件應當自發布之日起30日內在本局網站上公開，亦可同時採取其他方式公開。規範性文件在本局網站的公開程序按照本局政務公開的有關規定執行。
第十四條：規範性文件應自發布之日起30日後施行。確因特殊情景，不立即施行將有礙於規範性文件正確施行的，可自發布之日起施行。
第十五條：規範性文件目錄由法制辦按年編印發布，規範性文件按政府每屆任期彙編一本。
第十六條：對違反本辦法的職責追究，按照《儀徵市規範性文件制定與備案審查辦法》規定處理。
第十七條：本辦法由揚州市儀徵質量技術監督局法制機構負責解釋。
第十八條：本辦法自發布之日起施行。
（一）目的
爲規範管理本企業的安全生產規章制度，確保符合國家相關法律法規、標準和規範，符合本企業的特點，具有實際的指導意義，制訂本制度。
（二）適用範圍
本制度適用於xx水泥有限公司安全生產規章制度，安全操作規程及其他安全生產文件的編制、發佈、使用、評審、修訂等管理。
（三）規範性引用文件
《文件控制程序》
（四）職責
1.總經理負責組織制定、審覈、簽發並落實本單位安全生產規章制度和、崗位安全操作規程和崗位生產責任制。
2.生產技術處負責實施對安全規章制度、崗位安全操作規程和崗位生產責任制文件的編制組織、審覈修訂，包括與安全標準化有關的外來文件。
3.各分廠、處室在職權範圍內分工負責本單位的安全生產管理制度、安全操作規程和崗位生產責任制的編制和管理。
(五)管理要求
1.安全標準化文件的分類、編號
1.1本企業的安全標準化文件主要包括：安全生產規章制度、安全操作規程、崗位安全生產責任制、事故應急救援預案等。
1.2安全標準化文件的受控狀態
安全標準化文件分“受控”和“非受控”兩種形式。“受控”文件的發放對象爲本公司與標準化運行有關的部門或個人。“受控”文件發放時其封面加蓋“受控”章，進行統一編號，並對持有者進行登記，必要時蓋xx水泥有限公司專用章。“非受控”文件只進行編號和記錄，可作爲一次性文件提供給顧客，發出後不再進行管理。
1.3安全標準化文件的編號規則：
1.3.1公司自行編制的安全標準化文件的編號規則：
注：
“WNXN”，是“xx水泥有限公司”的代碼
“WN”是，“威寧”的拼音第一個字母縮寫；
“XN”，指公司名稱“西南”；
“R”是指“記錄”；
“AQ”，指各安全文件的編號，安全生產規章制度WNXN-AQZD，操作規程WNXN-CZGC，安全責任制WNXN-AQZRZ等開始編，需保留文件控制的相關記錄。
1.3.2國家行業地方等標準採用原編號。
2.安全標準化文件的編制
2.1生產技術處負責組織編寫《安全生產管理制度彙編》，包括《應急救援預案》《崗位安全操作規程》《崗位安全生產責任制》等文件的編寫，按照安全標準化的13個要素進行分解，各分廠、處室按照職權範圍負責本部門所涉及的安全標準化要素進行安全文件的編寫。
2.2 《安全生產管理制度彙編》至少包含下列內容：安全目標管理、安全生產責任制管理、法律法規標準規範管理、安全投入管理、文件和檔案管理、風險評估和控制管理、安全教育培訓管理、特種作業人員管理、設備設施安全管理、建設項目安全“三同時”管理、生產設備設施驗收管理、生產設備設施報廢管理、施工和檢維修安全管理、危險物品及重大危險源管理、作業安全管理、相關方及外用工（單位）管理、職業健康管理、勞動防護用品（具）和保健品管理、安全檢查及隱患治理、應急管理、事故管理、安全績效評定管理等。
2.3制度內容要符合國家相關法律、法規，標準和規範，應符合本企業的實際，不能照抄照搬。
2.4制度的編寫人員應瞭解國家相關法律、法規，標準和規範，熟悉本企業的組織架構和管理特點，確保合規性。制度的格式建議包括以下內容：目的、適用範圍、規範性引用文件、職責、管理要求、記錄等。
2.5 《崗位安全操作規程》要涵蓋本企業的所有崗位（或設備），內容要基於特定的危險源（危害因素）辨識和風險分析評價和控制。其格式建議包括以下內容：目的、範圍、主要風險及控制措施、操作規程、安全注意事項、應急處置、附件等。
2.6應急預案的編寫應符合《生產經營單位安全生產事故應急預案編制導則》的要求，應按規定評審，並報安監部門備案。
3.安全標準化文件的會籤
3.1安全標準化文件草稿編制結束後，生產技術處應將草稿發放到相關部門，或組織相關部門、人員討論，廣泛徵求各部門人員的意見。
3.2各部門人員提出的意見，生產技術處應做好記錄，斟酌採納後融入到其中。
4.安全標準化文件的審批
4.1《安全生產管理制度彙編》由生產技術處組織編寫，生產技術處負責人審覈後報請主管領導，由總經理批准。
4.2各部門負責編制的安全標準化文件由各單位自行起草，生產技術處負責人審覈後報請主管領導，公司總經理批准。
4.3安全標準化文件在發佈前，審覈時規定發放範圍。
4.4各分廠、處室負責人負責審覈部門起草的文件，報公司總經理批准。
5.安全標準化文件的發佈
5.1受控文件由行政人事處根據文件的發放範圍統一發放。
5.1．1公司重要安全文件、制度由行政人事處文件發放程序發放，發放途徑通過公司OA或ERP管理信息平臺發放到相關部門，相關部門應及時查閱，獲取存檔。
5.1．2一般的安全文件，由擬定文件部門，按文件發放程序發放，發放途徑通過公司OA或ERP管理信息平臺發放到相關部門或本部門，相關部門或本部門應及時查閱，獲取存檔。
5.2安全標準化文件發放應在《文件發放/回收登記表》上登記，受控文件應記錄發放號，並有文件接收人簽名，保留髮放記錄。
5.3各分廠編制的安全生產管理制度及崗位安全操作規程應由行政人事處發放到相關崗位，並組織培訓考覈，保留記錄資料。
5.4安全標準化文件應以公司正式文件發佈。
5.5各分廠、處室應嚴格按照安全標準化文件的要求執行。
6.安全標準化文件的使用
6.1文件使用人的受控文件破損嚴重影響使用時，應向辦公室辦理更換手續，交回破損文件，補發新文件。補發新文件，分發號不變。
6.2文件使用人丟失受控文件應向行政人事處報告，說明丟失原因，經原批准人批准後補發新文件。
6.3行政人事處保存相關《受控文件目錄》。
7.安全標準化文件的評審
7.1公司每年至少組織一次對安全生產法律法規、標準規範、規章制度和操作規程、崗位安全生產責任制的執行情況及適用情況進行全面檢查和評估，並編寫評估報告。
7.2個別文件因可操作性等原因需要臨時評審的，由使用單位提出，生產技術處負責組織安全標準化文件評審，以確定是否需要修改。
7.3出現下列情況時，評審工作可以立即開展，確保安全規章制度和安全操作規程的適用性和有效性：
7.3.1國家安全生產新的法律法規標準及其他要求在官方媒體公佈或通過文件精神下達時。
7.3.2省市等上級部門安全生產行政管理部門新下發的安全管理相關文件通知時。
7.3.3公司新工藝新技術、新裝置、新產品和新方法的投入使用時。
7.3.4當發生事故時，工藝技術材料等發生變更時。
7.3.5企業發生併購重組時。
8.安全標準化文件的修訂
8.1制定文件修訂的計劃，並根據文件評審結果、安全檢查反饋的問題、生產安全事故案例和績效評定結果等，對安全生產規章制度及崗位安全操作規程進行修訂，確保其有效和適用；
8.2安全標準化文件需要更改時，應有文件更改人書面說明原因及更改內容；重大更改（如技術等）還應附有充分的理由和依據，經單位負責人簽字，文件主管部門審覈後，報原文件批准人批准。原批准人發生變化或其職能發生變化時，應報接替其職能的人員批准。
8.3安全標準化文件經修改後應註明修改狀態，自0開始順序編號，修改頁超過2/3時應換版。
8.4安全標準化文件的換版和文件的作廢及銷燬要進行登記。
9.安全標準化文件的管理
9.1經批准的文件應按文件的編號規則予以編號登記。文件起草部門應將文件原稿和批文交辦公室保存。以媒體形式存放文件應加密/將磁盤標識存檔。
9.2需臨時借閱安全標準化文件時，應經安全文件管理部門負責人批准並予以登記，借閱者應在規定的日期時間內歸還文件。文件原稿不對外借閱。
9.3文件複印和拷貝需填寫申請單，由行政人事處負責人批准後執行。未經批准任何人不得擅自打印複印和拷貝。
第一條 爲減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據集團公司有關規定，結合我集團的實際情況，特制訂本制度。
第二條 根據文件信息依賴存儲介質的不同可將文件分爲電子版文件和紙質版文件。按性質種類區分：行政類〈有關規章制度、事項決策、通知、會議紀要等〉，業務類〈有關業務合同、客戶函件等經營事項〉，人事類〈有關人員招聘、安排、獎懲等〉，技術類〈有關技術標準、工程技術文件等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內容主要包括上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預結算文件、財務帳套、資產配套的說明書、保修卡等。
第三條 公文的簽收
1.公司所有文件(除領導或各部門訂閱的辦公文件外)均由辦公室文祕登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，辦公室文祕需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，並登記差錯文件的文號。
第四條 公文的編號保管
辦公室文祕拆封和簽收後應及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。 2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室文祕進行登記編號保管，不得個人保存，如員工工作需要借閱的可複印或借用。 第五條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱籤後，由辦公室文祕分送承辦部門經理和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送總經理(或分管副總經理)閱批後分送相關部門閱辦。爲避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及多個公司或部門會辦的文件，由辦公室負責與各公司、各部門聯繫後再分轉處理。
3.爲加速文件運轉，辦公室文祕應在接到文件的當天或第二天將文件送到承辦部門經理和承辦部門，如關係到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第六條 文件的傳閱與催辦
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、員工宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交辦公室文祕，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4.文件閱完後，應交辦公室文祕，切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔。
6.按照閱文範圍，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閱文。
第七條 發文的規定
1.單位上報下發正式文件的權力分別集中在集團辦公室、集團人事、各分公司辦公室，其他部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。如若確屬工作合作關係、可發送工作聯繫單。 2.部門需要向上反映彙報重要工作或向下安排佈置重要工作要求發文時應分別向集團辦公室、各分公司辦公室提出發文申請，並將文件底稿分別交辦公室審覈。辦公室同意發文，方可擬定發文。
3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管範圍的文件，須經領導班子研究決定後批准簽發。其餘文件均由主要領導批准簽發。
第八條 發文的範圍：
1.凡是以集團辦公室、集團人事部、各分公司辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要，均屬發文範圍。
2.集團或各分公司辦公室下發文件主要用於：
(1)公佈單位規章制度；
(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件；
(3)公佈單位組織機構變動或人事任免事項；
(4)公佈單位重大生產、技術、管理、行政、生活福利等工作的決定；
(5)發佈有關獎懲決定和通報；
(6)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；
(7)其他有關重大事項；
3.集團各單位日常生產、技術、管理工作中，有關圖紙、技術文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批准後，由各部門書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。
第九條 發文程序規定：
1.各部門需要發文，應事先向集團或各分公司辦公室提出發文申請；
2.集團或各分公司辦公室同意發文後，主辦部門應以不違反國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。
4.文稿擬好後，擬搞人應填發文申請單，詳細寫明文件標題、發送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人。
5.辦公室應根據公司領導指示和有關制度規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6.經辦公室審查修改後的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容負責)；
7.對審覈時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經會籤的文稿，應在交付打印前送會籤部門會籤；
9.文稿審覈會籤後，按批准權限的規定分別呈送相關領導審定批准簽發；
10.經領導批准簽發後的文稿交辦公室文祕統一編號送辦公室打印；
11.文件打印初稿，應由擬稿人校對，並簽名；
12.文件打字後，由辦公室派專人按數印刷，再由辦公室文祕分發並檢查發文的落實情況，向辦公室主任彙報文件抵達情況。
第十條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫，辦公室主任簽字，並填寫文件借閱單，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意後方可借閱。
第十一條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條 辦公室主任對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
第十三條 文件的歸檔範圍：
1.凡下列文件統一分別由各公司辦公室文祕負責歸檔：
(1)政府部門來文，包括上級對單位報告、申請的批覆；
(2)集團或各分公司辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；
(3)公司及部門各種會議記錄；
(4)公司組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報等；
(5)有保存價值的來信來訪記錄及處理結果；
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上彙報材料等；
(7)政府領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行彙報的提綱和材料；
(8)反映本單位生產活動、先進人物事蹟及領導工作等的音、像攝製品；
(9)工作日誌和公司大事記；
(10)單位向上級請示批覆的文件及上報的有關材料。
2.各部門日常工作中形成的活動資料，由各部門負責立卷歸檔。
第十四條 立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完
第十五條 文件的時效性
是指文件內容在一定時間階段是有效的，超過這個時間段，該文件上記載的信息則是無效的，只供備查使用。超過時效性且無保存價值的文件。進入文件的銷燬管理程序。 第十六條 文件銷燬流程
對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件（紙張），辦公室應定期責成相關職能部門辦理申請銷燬手續，認真填寫文件資料銷燬申請表，對無價值文件進行銷燬，並登記造冊。 第十七條 文件銷燬要求
經審覈同意銷燬的文件，應在檔案管理員和資料分管領導及辦公室主任的共同監督下銷燬。對銷燬的檔案，必須化爲紙漿或焚燬，不準出賣和作它用。參與銷燬文檔的員工要在“檔案銷燬清冊”上簽字，以示負責，未經審批，任何人不得私自銷燬檔案材料。
物業公司外來文件管理規程
1、目的.
通過對外來文件的有效管理,以保證分公司現場使用的外來文件都是最新版本的有效文件。
2、適用範圍
分公司收到的上級公司或政府部門頒發的各類法律、法規、條例,須引用或參考的標準、合同、用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等。
3、職責
3、1行政部負責收集、整理國家政策、法律、法規等行政性文件。
3、2工程部負責收集、整理國家標準、行業規範、操作規程等技術性文件。
3、3物業部負責收集、整理服務收費、城建管理等行業性文件。
3、4保安部負責收集、整理消防、治安管理等法律法規文件。
3、5分公司總經理負責批准外來文件在分公司的執行。
4、實施程序
4、1文件的識別
4、1、1根據文件的種類,分爲國家法律法規文件、國家標準和行業規範、規程、標準等。
4、1、2相關部門分別負責將與分公司業務範圍有關的文件整理出行政性/技術性/行業性/法律法規外來文件目錄。目錄應列明文件編號、名稱、發佈日期。
4、2文件的轉換
行政性/技術性/行業性/法律法規文件目錄,分別由行政部、工程部、物業部和保安部經理簽署審覈,由分公司總經理批准。
行政部負責把批准轉換的外來文件原件收集歸檔,並編制《外來文件清單》。
4、3控制發放
行政部對所需要使用的文件加蓋受控章,並負責發放、借閱和保管,做好發放和借閱登記。當外來文件發生版本更替時,行政部負責更新《外來文件清單》。及時發放新版文件,收回舊版文件,並加蓋作廢章後銷燬或處置。
5、相關文件和質量記錄表格
5、1《外來文件清單》
5、2《公文處理辦法》
5、3《文稿簽發單》
5、4《文件閱辦單》
5、5《發放文件登記表》
5、6《文件借閱登記表》
1 目的
爲了規範安全生產文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學性,使其爲今後工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。
本制度適用於本廠與安全生產有關的文件檔案的管理。
2 職責
2.1 安全管理部門負責制定本制度,並負責綜合監督管理。
2.2 各單位負責本單位文件檔案的管理,並負責監督檢查和考覈。
2.3 各單位安全員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
3 內容
3.1 文件資料收集 安全生產文件檔案內容如下:
3.1.1 國家有關安全生產法律法規、標準規範及其他要求。
3.1.2 上級主管部門安全生產文件、批覆文、領導指示材料及會議資料等。
3.1.3 本廠安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。
3.1.4 安全生產工作計劃、總結、報告等。
3.1.5 各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
3.1.6 供應商、承包商相關材料。
3.1.7 安全設施檢測、校驗報告、記錄等。
3.1.8 安全、職業衛生評價報告。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 文件資料應根據其相互聯繫、保存價值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產主要情況,以便保管和利用。
3.2.2 應根據文件資料的重要性,案時間永久、長期和短期等三種進行時間整理,分類歸檔。
3.2.3 各單位在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔,統一保存。
3.2.4 各種文件資料按一定特徵進行排列和系統化,應層次分明,編寫頁碼,填寫卷內文件資料目錄。
3.2.5 不同價值,不同性質的文件資料應當區別管理,單獨立卷。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案應入櫃上架,科學排列,避免暴露和捆紮堆放。
3.3.2 應採取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。
3.4 檔案借閱
3.4.1 文件資料檔案借閱,必須借閱手續,借閱當案要注意保護,不得丟失、損壞、塗改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,並辦理續借手續。
3.4.2 借閱的檔案要注意保密,未經許可,不得隨意公開、發表或轉借他人。
3.4.3 歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,並在借閱登記本上註銷。
3.5 檔案銷燬
對於過期並失去保存價值的文件資料,經單位領導批准,可以定期銷燬,必要時做好銷燬記錄。
4 相關記錄
《文件檔案清單》
5本制度由安全管理部門制定並負責解釋,自發布之日起實施。
（一）總則
第一條爲減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和厂部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條公文的簽收
1、凡來廠公啓文件（除廠領導訂啓的外）均由廠收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要祕書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要祕書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口覈定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機要祕書對上級來文拆封後應及時附上文件處理傳閱單，並分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啓文件，廠領導啓封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。
2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要祕書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質閱籤後，由機要祕書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要祕書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯繫後再分轉處理。
3、爲加速文件運轉，機要祕書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應送交兩辦機要祕書，切忌橫傳。
5、兩辦機要祕書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得兩辦同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。
6、按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
（三）發文的管理
第八條發文的規定
1、全廠上報下發正式文件的權力分別集中黨委和厂部，各羣衆團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
2、各羣衆團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向黨委、厂部提出發文申請，並將文件底稿分別交兩辦審覈。黨委、厂部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。羣衆團體文件由黨委批轉。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管範圍的文件，須由黨委書記或廠長批准簽發。其餘文件均由分管廠領導批准簽發。
第九條發文的範圍：
1、凡是以黨委、厂部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2、黨委、厂部下發文件主要用於：
（1）公佈全廠規章制度；
（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；
（3）公佈工廠體制機構變動或幹部任免事項；
（4）公佈全廠性的重大生産、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）發佈有關獎懲決定和通報；
（6）其他有關全廠的重大事項；
3、黨委、厂部上行文、外發文主要用於：
（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯繫有關工廠重大生産、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨羣工作等事宜。
4、在工廠日常生産、技術、經營管理、黨羣工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批准後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用厂部文件發佈。
5、凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
6、各業務科室與外單位發生的一般業務聯繫，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查）不用厂部名義發文。
（四）發文程式與要求
第十條發文程式規定：
1、各單位元需要發文，應事先分別向黨委、厂部提出申請；
2、黨委、厂部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據黨委、厂部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；
7、對審覈時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經會籤的文稿，應在交付列印前送會籤部門會籤；
9、文稿審覈會籤後，按批准許可權的規定分別呈送黨委、厂部領導審定批准簽發；
10、經領導批准簽發後的文稿交兩辦機要祕書統一編號送打字室列印；
11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要祕書分發並檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要祕書應拒絕蓋印分發。
（五）文件的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機要祕書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的。立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔範圍：
1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：
（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批覆；
（2）黨委、厂部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生産經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；
（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層幹部會以及各種專業例會記錄；
（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨羣組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；
（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
（6）叄加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上彙報表言材料等；
（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行彙報的提綱和材料；
（8）反映本廠生産、經營活動、先進人物事蹟及廠領導工作等的音、像攝製品；
（9）工廠日誌和大事記；
（10）工廠向上級請示批覆的文件及上報的有關材料。
2、業務科室，各羣衆團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、羣衆團體負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷燬
第十七條對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。
第十八條經審覈同意銷燬的文件，應派專車分別由兩辦機要祕書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷燬。
一、總則
1、爲規範公司文件的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。
2、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種文件，同級相關方函、電、來文。其中工程系統與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執行。
3、公司文件由辦公室統一管理和存檔。
二、文件的分類
1、外收文：公司從外部接收的政府文件。
2、外發文：以公司名義向外部發送的文件。
3、內行文：公司內部下發的文件，分爲正式文件和臨時文件(指時效性較強的文件)。本制度的內行文所指的是正式文件。
三、內行文的管理
1、內行文的範圍：
凡是以公司名義對內發佈的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀要和會議簡報，均屬內行文範圍。
2、內行文的編號
各部門發放文件之前，應交至辦公室統一編號並留存一份(見附件一《編號規則》)。
3、格式要求(附件二)
⑴、每一頁頁眉右側註明公司名稱並用五號宋體加粗字體。
⑵、每一頁頁腳中心註明頁數和總頁數，其中總頁數用“()”括起。
⑶、在首頁正文上方註明文件的編號、生效時間、修訂時間、總頁數、擬定部門，簽發人。
⑷、文件標題使用宋體小二號字居中。
⑸、正文使用小四或四號宋體，行間距1.5倍。
⑹、主題詞/抄報/抄送使用小四或四號宋體。
⑺、公司全稱：在落款、合同文本等情形必須用全稱。
注：主題詞即文件內容的關鍵詞。抄報適用於需瞭解文件內容的公司管理層，抄送適用於需瞭解文件內容的相關單位、部門及同級部門。
4、辦公室負責對各部門起草的文件格式進行審覈，對不符合格式要求的，有權退回並按要求格式改正。
1.目的
爲進一步規範公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生產管理工作的順利進行。根據《中華人民共和國安全生產法》、《中華人民共和國檔案法》及有關規定，結合公司實際，制定本制度。
2.適用範圍
適用於本公司安全文件、檔案管理
本制度所稱安全文件、檔案是指在安全生產管理活動中直接形成的，對國家、社會及企業安全生產具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.管理體制與職責
3.1公司的安全生產直接責任人負責安全生產檔案工作的領導，指定一位檔案管理員，負責檔案日常管理工作。
3.2安全生產檔案管理員應具有安全生產及檔案專業知識，集中統一管理本公司安全生產檔案，對各部門、車間的安全生產檔案工作進行監督與指導。
3.3安全生產管理檔案員職責
(1)凡是企業生產及業務活動中形成的有保存價值的與安全關聯性文件材料都應按規定收集齊全，整理歸檔。
(2)建立健全安全生產檔案管理責任制和規章制度。
(3)安全生產檔案管理員應忠於職守，認真執行有關法律、法規和相關標準，協助各職能部門、車間對收集的安全關聯歸檔材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審覈。
(4)公司辦公室負責收集公司領導在企業安全管理和參加重大安全生產活動中形成的材料。
4.檔案的範圍、收集與移交
4.1安全生產檔案範圍包括以下內容：
1)基礎檔案
(1)企業基本情況；
(2)廠區平面佈置圖；
(3)主要管理人員登記表；
(4)企業證照文書；
(5)危險化學品登記證；
(6)職業危害申報表及申報回執單；
(7)應急預案備案回執單；
(8)重點部位、關鍵裝置和危險崗位一覽表；
(10)特種設備登記表；
(11)特種作業人員登記表(附操作證複印件)。
2)組織機構
(1)安全生產組織架構圖；
(2)關於成立安全生產領導小組的通知；
(3)關於任命安全生產管理人員的決定；
(4)關於印發安全生產職責和安全管理制度的通知。
(5)其他與安全組織有關的內容。
3)安全職責
各部門、各級人員安全生產職責
4)安全管理制度
安全標準化規定的安全管理制度。
5)安全操作規程
6)教育培訓
(1)企業安全教育培訓計劃；
(2)企業主要負責人、管理人員的安全教育培訓記錄；
(3)員工三級教育培訓卡；
(4)員工三級安全教育培訓記錄；
(5)特種作業人員安全教育培訓記錄；
(6)復轉崗、“四新”安全教育培訓記錄；
(7)日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結；
(8)應急救援預案演練記錄及總結，
(9)其他安全培訓記錄。
7)安全檢查
(1)各級政府及行業主管部門監督檢查所發的安全檢查指令書、整改通知書等各類執法文書；
(2)企業執行各類執法文書所採取的措施及上報主管部門的報告；
(3)安全監督執法方面的其他文件、文書和記錄。
(4)安全檢查及整改通知書(企業自檢部分)。
(5)車間(部門)、班組例行安全檢查記錄；
(6)各專項安全檢查的計劃安排、檢查記錄；
(7)安全生產領導小組組織季度、年度安全檢查記錄；
(8)各項安全檢查的處理情況及整改驗收記錄；
(9)各項安全檢查的總結匯報材料；
8)安全投入
(1)全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃；
(2)安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄；
(3)安全隱患整改方面的投入記錄；
(4)勞動防護用品方面的投入記錄；
(5)安全防護設備、設施方面的投入記錄；
(6)安全評價、職業安全健康管理體系、安全文化建設的投入；
(7)其他與安全有關的投入。
9)“三同時”
(1)有關安全設施和勞動防護職業衛生方面“三同時”項目的文件、資料；
(2)“三同時”項目的設計圖紙及相關資料；
(3)“三同時”項目的竣工驗收報告及相關資料；
(4)其他與“三同時”項目相關的文件、資料。
10)防護裝置(含職業衛生設備、下同)
(1)各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料；
(2)各類安全防護設備運行維護保養情況記錄；
(3)應急救援設備的種類、數量、型號及管理部門、狀況記錄；
(4)其他與安全防護設備相關的文件、資料和記錄；
11)特種設備
(1)特種設備製造單位、合格證書、使用說明書、安裝技術文件和資料；
(2)特種設備的定期檢驗記錄；
(3)特種設備的日常使用及維護保養記錄；
(4)特種設備安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維修保養記錄；
(5)特種設備運行故障和事故記錄。
12)安全用電
(1)變、配電室運行狀況記錄。
(2)臨時用電申請及拆除記錄；
(3)配電櫃(箱)、控制櫃(箱)等用電設施運行記錄；
(4)變配電室平面圖及供電系統圖。
13)工傷保險
(1)參加工傷保險員工的名單；
(2)企業爲員工繳納保險費的憑證或單據；
(3)發生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據；
(4)其他與工傷保險相關的文件、憑證或單據。
14)職業病防治
(1)本公司內產生職業病危害的崗位情況及可能產生的職業病種類；
(2)產生職業病危害的崗位的預防措施情況；
(3)產生職業病危害的崗位定期檢測檢驗報告；
(4)接觸產生職業病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；
(5)確診爲職業病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；
(6)其他與職業病防治相關的文件、材料。
15)勞動防護用品
(1)各類勞動防護用品發放記錄；
(2)員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄；
(3)其他與勞動防護用品有關的文件、材料。
16)事故調查處理
(1)事故調查收集各類證據；
(2)事故調查的相關會議記錄；
(3)工傷事故調查處理報告書(表)；
(4)按“四不放過”原則對事故進行處理的文件；
(5)其他與事故相關的文件、資料。
17)消防安全
(1)消防安全管理制度及落實情況記錄；
(2)消防安全管理組織機構和各級消防安全責任人的崗位職責；
(3)消防設施、器材平面佈置及應急疏散平面圖；
(4)火險火災應急處置預案框圖及實施細則；
(5)義務消防隊人員名單及其消防裝備情況；
(6)建築物或者場所施工、使用前的消防設計審覈、驗收以及消防安全檢查的文件、資料；
(7)消防設施、器材及防火材料的合格證明材料；
(8)消防設施、器材定期檢查、測試報告以及維修保養記錄；
(9)有關電氣設備檢測(包括防雷、防靜電)等記錄資料；
(10)火災隱患及其整改情況記錄；
(11)其他與消防安全相關的文件、資料和記錄。
18)其他與安全生產相關的內容。
4.2收集與移交
(1)歸檔材料應是企業開展安全生產標準化管理中形成的各種文件、記錄、臺帳、規章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術資料等。
(2)歸檔材料應確保完整、準確、系統，反映企業安全生產標準化管理活動的真實內容和歷史過程。
(3)用紙、用筆標準(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。
(4)具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。
(5)本公司及各部門在安全生產管理過程中形成的材料應隨時歸檔，對基礎建設、物料購置與處理、產品生產等活動中形成的與安全相關材料，可在項目結束後整理歸檔。
(6)安全生產檔案管理員負責有關歸檔材料的審覈。
(7)安全生產檔案管理員應對各部門送交的各類安全生產檔案認真檢查。檢查合格後交接雙方在移交清冊(一式二份)上簽字，正式履行交接手續。接受電子安全生產檔案時，應在相應設備、環境上檢查其真實有效性，並確定其與內容相同的紙質安全生產檔案的一致性，然後辦理交接手續。
(8)在資產與產權變動時，本公司安全生產領導小組應負責安全生產檔案處置工作的組織協調，按國家有關法規做好善後工作。其安全生產檔案由接受單位或原主辦單位保存。
5.檔案處理
1)根據公司安全標準化管理要求，安全管理檔案建檔，與危化品企業安全標準化《評審標準》一致，設立以下檔案類別，並根據其歸檔內容分別編制檔案目錄。
(1)法律、法規和標準
(2)機構和職責
(3)風險管理；
(4)管理制度；
(5)培訓教育；
(6)生產設施及工藝安全
(7)作業安全
(8)職業健康
(9)危險化學品管理
(10)事故與應急
(11)檢查與自評
2)特殊載體安全生產檔案(錄像帶、照片、磁盤)可按載體形式、所反映問題或形成時間進行分類編目，並分別保存，註明與相關紙質檔案文件的編號。
3)檔案保存，設專用櫃屜，採取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保安全生產檔案安全。對破損或載體變質的安全生產檔案要及時進行修補和複製。
4)安全生產檔案保管期限分永久、長期(五年)、短期(一年)三種。
5)對保管到期的安全生產檔案，由本公司安全生產領導小組及檔案工作人員進行鑑定，對經過鑑定後已失去保存價值的安全生產檔案，應寫出鑑定報告並編制銷燬清冊，經鑑定人員簽字後，報安全生產第一責任人審批。銷燬安全生產檔案時必須履行簽字手續，由兩人以上監銷，銷燬清冊長期保存。
6)安全生產檔案工作人員調動工作時，必須辦理完安全生產檔案移交手續後方可離崗。
6.檔案利用
(1)安全生產檔案的借閱、複製必須經本公司安全生產第一責任人或安全生產直接責任人的批准。
(2)在提供、利用、公佈安全生產檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。
(3)應積極主動地接受安全生產監督管理部門對安全生產檔案管理工作的監督指導。
1目的
爲了使本公司採用的外來文件處於受控狀態、不損壞、不丟失、保持其完整性、統一性和有效性，便於檢索、查找和及時更新，特制定本制度。
2適用範圍
國家有關法律法規；
壓力管道元件製造相關安全技術規範；
壓力管道元件的型式與參數、設計、製造、檢查和驗收、檢驗與試驗方法等國家標準和行業標準（含指導性技術條件）；
型式試驗報告、監督檢驗報告；
分供方產品質量證明文件、資格證明文件。
3控制內容
3.1辦公室主任負責對本公司壓力管道元件產品相關法律法規、安全技術規範、標準的收集、購買、歸檔、登記造冊、貯存和管理工作。
3.1.1積極掌握壓力管道元件相關法律法規、安全技術規範、國家標準和行業標準的發展動態；
3.1.2及時採用適合於本公司壓力管道元件產品的新的法律法規、安全技術規範國家標準和行業標準，淘汰舊法律法規、安全技術規範、標準；
3.1.3經確認有效適用的法律法規、安全技術規範、標準均應加蓋“受控”章，記錄標準清單；
3.1.4每年定期對公司所有采用的法律法規、安全技術規範、標準進行清理，過期淘汰的舊法律法規、安全技術規範、標準應加蓋“作廢”章，並註明新替代法律法規、安全技術規範、標準名稱，存檔妥善保管；
3.1.5產品圖紙、技術文件所採用的標準均須由技術負責人負責簽字確認；
3.2外來文件的保管、發放和借閱。
3.2.1外來文件統一由辦公室負責保管；
3.2.2外來文件的發放範圍由技術科長確認，質保工程師審批；
3.2.3外來文件發放的文本一律是複印件，並加蓋“受控”章，由使用部門負責人簽字領用；
3.2.4本公司外來文件一律不得外借，內部借閱須由借閱部門負責人簽字借閱，定期歸還。
4本制度由辦公室負責實施。
（一）技術文件、往來文件、工地文件
（二）竣工資料
1、上級主管部門的有關文件，如施工證、開工證、各種報批報建所要辦理的手續、文件等。
2、建設單位和施工單位簽訂的工程合同。
3、設計圖紙會審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。
4、施工組織設計方案。
5、施工日誌。
6、工程例會記錄及工程整改意見聯繫單。
7、採購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。
8、隱蔽工程驗收報告。
9、自檢報告。
10、竣工驗收申請報告。
爲了更好地規範各類文件的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。
一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡並粘貼於原文上面，並送總經理批示，總經理批示後送有關人員傳閱，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，並將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。
二、本單位各類文件包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業文件由各部門專業人員保起草，凡以文件或紀要簡報名義上報或下發的文件均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發後，並詳細填寫發文登記簿方可複印並存檔，沒有總經理簽發的文件不能發出和存檔。
三、上報和發往其他單位的文件應填寫文件送達登記簿，由接收文件人簽字後方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續。
四、報告、請示、彙報、制度、規定等均應以文件形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每週例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況彙報應以文件形式上報。
五、凡打印的錯文件應及時銷燬，以免機密外泄。
六、借閱文件超過八小時的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經理批准。
太原吉祥匯物業管理有限公司 20xx年7月22日
爲減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。
一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。
二、公文的簽收
1.凡來公司公啓文件(除公司領導訂啓的外)均由辦公室登記簽收。
2. 公文的編號保管
(1)、辦公室對上級來文拆封後應及時附上“文件處理傳閱單”，並分類登記編號、保管。
(2)、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室進行登記編號保管，不得個人保存。
3. 公文的閱批與分轉
(1)、凡正式文件均需由辦公室根據文件內容和性質閱籤後，由辦公室分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批後分送承辦部門閱辦。爲避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要立即辦。
(2)、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉處理。
(3)、爲加速文件運轉，辦公室應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。
4.文件的傳閱與催辦
(1)、傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
(2)、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”，“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
(3)、文件閱完後，應送交辦公室，切忌橫傳。
(4)、辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照公司有關規定，並徵得辦公室同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。
一、總則及範圍
爲了保持公司技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用於技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。
二、管理業務與分工
1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業務的審批及有關事項的確定。
2.技術員。負責總則中所述文件的保管、收發及按本制度進行技術文件的管理工作。
三、管理內容與要求
1.技術文件的種類
（1）技術類文件
由技術部負責的圖紙及各類工藝規程、工藝卡片、作業指導書。
（2）管理類文件
由技術部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。
2.文件登記
（1）技術部必須建立《技術文件管理臺賬》，掌握技術部全__文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數量、文件編制時間。
（2）文件接收後，技術員應及時對文件進行分類編號並作記錄。
3.文件的歸檔及保管
技術文件的保管由技術員按檔案類型進行保管。
4.文件的借用
（1）文件的借閱應開具借條並由技術部領導批准，方可借閱。
5.文件的修改與審批
（1）當某專業的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落後的技術文件時，由技術部該專業的工程師（或專業的業務負責人）分析確定是否需要修改。
（2）技術文件確定修改後，由技術部該專業工程師（或專業的業務負責人）填寫《設計更改單》。
《設計更改單》應包括下列內容：
（a）技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；
（b）更改理由；
（c）會審意見、會審簽名；
（d）設計、工藝負責人簽名；
（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現）。
（3）技術文件的xx與批准
一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批准即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議通過審定後，由技術部負責人簽字後交公司批准。
（4）技術員接到《設計更改單》後，應立即着手工作，更改時，必須把已發出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統一性（圖紙更改後的發放除執行發放規定外，應同時將舊圖紙收回並登記）。
（5）技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。
