在當今社會生活中，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度具有使我們知道，應該做什麼，不應該做什麼，懲惡揚善、維護公平的作用。那麼你真正懂得怎麼制定制度嗎？以下是小編整理的工程檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
1．總則
1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設工程檔案歸檔整理規範》的要求，特制定本制度。
1.2基本建設工程檔案資料是指在整個建設專案,從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔儲存價值的檔案資料,包括專案的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、除錯、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表和其它載體的材料。
1.3基本建設工程檔案資料是國家、企業的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依據《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好檔案材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的專案所形成的、具有儲存價值的檔案材料，認真做好立卷歸檔工作，並確保檔案的完整性、準確性。
2工程檔案管理制度
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理並與工程建設同步。行政部集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程檔案材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查，並負責工程技術檔案資料的接收和移交。
2.1.2工程建設中，各種技術資料交由行政部統一管理髮放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續。
2.1.3裝置到貨後，由技術部匯同有關部門開箱驗收後，裝置資料（歸檔的發給施工單位的）統交行政部統一管理，造冊登記並建立收發明細帳。各單項工程總體驗收由技術部對其各種技術檔案和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最後付款必須由技術部對竣工資料簽收合格後支付。
2.1.4購置技術資料、圖書、標準由行政部門統一申請，經批准後按計劃辦理，或委託有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收後方可辦理報銷手續。
2．2歸檔檔案的質量規定
2.2.1凡合同、協議等檔案材料均應為正本（即必須有各方代表符合規定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或影印件歸檔）。
2.2.2施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、設計修改通知單（含工程聯絡單）等表格和資料均應用70g以上的白色書寫材料書寫並原件（如表式為影印件，資料雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或列印件代替簽名）歸檔。
2.2.3除錯措施，方案和報告等均應為油印件或鐳射印表機列印件，不能用影印件或普通色帶列印件，以保證字跡的耐久性。
2.2.4主送和抄送本單位的檔案材料均應以紅標頭檔案（不能用影印件）歸檔。2.2.5書寫規定
A）書寫字跡工整，圖樣清晰。
B）書寫墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。
C）檔案書寫格式應用橫行排列，檔案段落，章節編排，按有關檔案編寫要求；漢字簡化應符合國家頒發的有關規定。
3工程檔案收發及管理規定
為加強工程檔案收發管理，理順傳遞關係，並按工程進度作好工程檔案的提供利用，特制定本制度。
3.1工程檔案接收
3.1.1各單位提供給技術部的工程檔案（工程技術檔案、圖紙資料）由行政部統一接收；上級黨政主管機關所發的行政及黨務方面的檔案也由行政部統一接收。
3.1.2技術部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程檔案，一律交行政部。
3.1.3裝置檔案，技術部匯同有關部門對裝置開箱驗收後，及時將裝置資料立卷歸檔；裝置檔案資料由行政部統一歸口發放給有關單位。
3.1.4技術部對接收的工程檔案資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發現問題應及時通知寄發單位補發。
3.1.5登記完畢的工程檔案，應及時予以處理，在保證歸檔份數後，應按技術部領導審定的工程檔案及時分發給有關單位和部門。
3.1.6對接收的密級檔案資料，要嚴格按保密規定妥善收存，並認真執行密級檔案資料的借閱規定。
3.2工程檔案資料發放
3.2.1分發外單位和部門的工程檔案資料由行政部統一辦理。
3.2.2呈送上級單位的工程檔案由技術部領導確定發放單位和數量。
3.2.3為避免工程檔案資料分發過程中可能出現的錯發現象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單，並書面通知行政部；行政部按指定名單發放工程檔案資料。4行政部門檔案管理職責
參建單位（總承包、發包、建設、設計、施工、監理、承辦單位）應按各自的職責，將負責承建、承辦的專案檔案材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。專案實行總承包的，由總承包單位負責對其總包專案的檔案從形成到編制的全過程進行監督、檢查與指導。並負責組織、協調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完整、準確系統的符合檔案規範標準的專案檔案。
由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包專案的全部檔案。
設計單位：負責對形成的基礎材料和專案設計等檔案進行收集、積累、整理。
監理單位：負責對各參建單位在工程建設中檔案的形成及竣工檔案的編制進行監督與稽核，特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔專案監理檔案。建設單位委託監理單位負責監督、檢查專案檔案的收集、積累和完整、準確、系統情況，並稽核、簽署。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監理檔案。試執行單位：負責收集、積累、整理在生產技術準備和試執行中形成的檔案。5施工單位歸檔範圍
負責提交施工，安裝全部技術記錄（含隱蔽工程的各種資料）。負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。負責提交分部試運階段的方案、措施。
負責提交全部機組建設期間的工程聯絡單及總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。除錯單位歸檔範圍。
負責提交所承擔的除錯專案的除錯方案、措施與除錯報告等。負責提交除錯過程中裝置缺陷處理記錄。負責提交除錯過程中變更設計資料及除錯工作總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設計單位歸檔範圍
負責提交專案（工程）各設計階段的設計檔案。負責提交全部設計修改通知單。
負責按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）。並切實執行竣工圖編制的有關規定。負責提交設計總結。
負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質量監督部門（質量監督中心站與質量監督站）監理部門歸檔範圍
負責提交監理過程中形成的有關工程質量，工期、投資監理等方面的全部檔案材料。監理各專業負責人對施工單位、除錯單位、質量監督部門的歸檔案卷實施審查，對被監理單位歸檔檔案的完整性、準確性、系統性負責，並在案卷內備考表稽核人欄簽署。負責提交設計、施工、安裝、除錯等單位歸檔完整齊全的證明材料。對不符合歸檔要求檔案的處理：
對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的檔案，行政部有權退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應按檔案管理的有關規定進行整改,直至提交符合規定要求的案卷及案卷檔案材料。
本公司全部文書、技術檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機密，又能充分發揮檔案凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續：
6檔案、資料借閱制度
5.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（註明：用途、領用時間、歸還時間）。歸還時管理人員要對其檢查之後方可歸檔。
5.2借閱檔案、祕密技術檔案和資料，須填寫借閱單，經部門經理簽字同意即可。
5.3絕密文書、技術檔案和資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閱單上註明範圍、內容、用途，先經部門經理同意，主管副總批准、檔案人員只能按其範圍、要求、內容提供利用。
5.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要註明查閱範圍、內容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主管副總同意，總經理批准方能借閱。
5.5借閱的檔案材料要妥善儲存，不得損壞、勾劃、刪改、加註、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和洩密。未經同意，不得影印、抄錄和轉借，不能見檔案內容公開出去。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。
5.6借閱時間在兩週以內，如需繼續使用可辦續借手續。對特殊情況需較長時間利用的要經主管副總批准，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對後重新借出。對長期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續借手續的，行政人員要通知借閱部門負責人負責催還，否則對其整個部門暫停借閱。並嚴格按經濟責任制考核辦法執行。
5.7凡借有檔案、資料者，在工作調動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借後暫不使用者，必須將檔案或資料退回行政部，否則不能辦理調離手續。同時行政部如因工作需要有權將檔案、資料調回行政部。
第一條:為了加強對檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護和利用檔案,為安全生產服務,特制定本管理制度。
第二條:本制度所稱的檔案,是指過去的和現在的安全工程技術相關的對安全生產有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條:本企業的所有人員都有保護檔案的義務。
第四條:負責安全及工程技術的領導,應把檔案管理列入每年的工作計劃。
第五條:檔案工作實行統一領導、分級管理的原則,維護檔案完整與安全。
第六條:工程科主管工程技術檔案工作,對分公司的檔案工作實行統籌規劃,組織協調,統一制度,監督和指導。
第七條:工程科檔案室及檔案保管人員,負責保管本公司的工程安全技術檔案。
第八條:檔案工作人員應當忠於職守、遵守紀律,具備專業知識。
第九條:對按規定應當立卷歸檔的相關資料,必須按照規定定期向工程技術科或者檔案工作人員移交,集中管理,任何個人不得據為己有。
第十條:檔案室應當建立科學的管理制度,便於檔案的利用,配置必要的設施,確保檔案的安全,採用先進管理技術,實現檔案管理的現代化。
第十一條:保密檔案的管理和利用,密級的變更和解密,必須按照國家有關保密法律和行政法規的規定辦理。
第十二條:堅定檔案儲存價值的原則、保管期限的標準以及銷燬檔案的程式和辦法。
1、專案設兼職資料員，負責檔案的接收、發放、登記、回收等工作。由資料員負責建立專案的收文、發文登記。
2、部門使用的資料由各部門專人發放並負責保管；長期儲存的檔案應需交由資料員統一保管。
3、所有檔案必須按照檔案管理及專案有關規定進行收集、發放、整理、編目和儲存。
4、檔案、資料要保持整潔，不允許在檔案和檔案上亂塗亂寫。
5、存檔資料必須為原件。
6、涉及到經濟方面的設計變更其它形式的檔案，必須向經營部門提供一份原件進行儲存。
7、合同檔案由經營部門控制、儲存和發放。
8、不得私自借閱或讓他人隨意檢視，不得隨意攜帶外出。對檔案檔案內容不得隨意向外洩露。
9、對已歸檔的檔案借閱時，必須辦借閱手續，限期歸還。如超過借閱時間，須重新辦理手續。
10、作廢檔案不統一收回，但應在替換檔案裡指明，或以通知形式告知檔案持有者。
11、管理人員因工作調動或其他原因不在專案工作時，應有職能部門資料員收回其持有的所有檔案。
12、工程竣工驗收後，專案應及時將工程交工資料整理、彙總，交由武漢專案工程部歸檔。
一、總則
一、為了加強TQ－04標段檔案的收集、整理、立卷、歸檔管理，充分發揮檔案在經營管理、施工生產中的作用，根據《江蘇省高速公路建設專案檔案管理規範》以及有關各類檔案管理的規定、規範、條例、辦法等要求，制定本檔案管理制度，確保建設專案檔案的完整性、準確性、系統性，達到“建一流交通工程，創一流工程檔案”的目標。
二、檔案工作是企業管理、施工生產管理、技術管理的重要組成部分，各分部應根據分管業務內容，按照本制度的要求做好各工程檔案、材料的形成、積累、整理、歸檔工作，把此項工作做為考核本分部工作的一部分。
三、檔案管理體系與職責
經理負責檔案的全面工作，工程技術檔案，由專案總工主管。專案經理部誠懇接收通啟高速公路建設總指揮部的指導和檢查。
（一）主管經理
1、組織經理部、分部技術部門，貫徹執行本制度的各項規定，並負責監督檢查。
2、負責檔案工作的總體安排，定期檢查檔案工作。
3、佈置和檢查各項工作的同時要佈置和檢查檔案檔案材料的形成和歸檔。
（二）檔案管理室
1、檔案管理室由工程部負責，貫徹執行本制度統一管理檔案。
2、負責檢查和協助各分部及有關資料管理員做好檔案材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作。
3、對各分部檔案管理的質量好壞，給予獎勵和處罰。
4、參加建設專案竣工及重要裝置開箱的檔案材料驗收工作，專職或兼職檔案管理員必須參加。
5、工程技術檔案由專案總工負責，由工程部主任根據《公路工程竣工驗收辦法》或合同中規定要求進行收集組卷，移交通啟高速公路建設專案檔案室，並辦理移交手續。
（三）各分部
1、各分部接收檔案管理室的業務指導和檢查，在工作中接收主管領導和檔案管理室負責人的領導。
2、檔案管理員對接收的檔案進行分類，編號，登記，統計和日常必要的整理。
四、經理部、分部應加強對檔案工作的領導，由分部經理領導分管分部此項工作。並應將檔案工作納入工程計劃管理之中，納入施工管理及考核範圍，納入有關領導和工程技術人員的崗位職責，納入經濟責任制，建設專案專職檔案或兼職檔案員要參加工作例會和工程質量評定會，參加裝置開箱、參加各單項驗收和工程專案總驗收。
二、檔案材料的形成、積累、整理、歸檔和移交
一、高速公路建設專案檔案材料要字跡清楚，圖畫整潔，簽署完備，檔案材質優良，不得用易褪色的書面材料書寫、繪製。歸檔檔案材料應為原始件。
二、做好施工記錄、檢驗試驗記錄、交工驗收記錄和各種表格彙總簽證施工組織設計、圖紙會審記錄，施工日誌，變更設計報告，設計變更通知單，開工報告，施工技術總結等，按規定在工程竣工驗收前編制好竣工圖，並加蓋竣工圖章，由施工單位負責人稽核簽字。
三、在職責範圍內做好與高速公路建設專案有關的檔案材料的收集、積累工作，按《江蘇省高速公路建設專案檔案材料歸檔範圍內及保管期限表》的要求將具有查考利用價值的各種形式與載體的檔案均收集齊全。
四、高速公路建設專案形成的全部檔案在歸檔前必須進行系統整理。其分類組卷做到科學合理，充分保持卷內檔案有機聯絡，歸檔案卷要符合《江蘇省高速公路建設專案檔案、案卷質量標準》的要求，分類編號方法依據《江蘇省高速公路建設專案檔案分類編號表》執行。
五、編制檔案總目錄，分目錄，移交單位和接收單位目錄。歸檔的案卷質量必須符合下列十條標準。
1、歸檔檔案、齊全完整；
2、分類清楚，保持聯絡；
3、題名確定，容易查詢；
4、卷內排列，系統條理；
5、保管期限準確；
6、密級劃分恰當；
7、藍圖摺疊，符合要求；
8、卷皮書寫，正楷整法；
9、案卷裝訂，整齊美觀；
10、聲像資料，清楚清晰。
六、在高速公路建設專案完成後三個月內將專案檔案檔案向建設單位移交、歸檔。
七、向管理單位移交時應辦理檔案移交手續，明確檔案移交的內容，案卷數，圖紙份數，並有完備的清點、簽字等交接手續。
八、負責對全部工程歸檔檔案的彙總整理，並根據江蘇省高速公路檔案分類編號體系完成案卷的編目工作。
附：
1、工程檔案管理流程圖
2、工程檔案管理組織機構圖
工程檔案是工程部執行管理樓宇建築設施和裝置的基本依據，加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。為加強工程檔案管理特制定本管理制度。
一、工程檔案目錄管理
1、工程檔案管理採取紙頁檔案和計算機檔案並行管理方式，基礎檔案材料要保留紙頁檔案，過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。
2、工程檔案設定三級目錄，第一級目錄為類別目錄，第二級目錄為程式檔案目錄，第三級目錄為工作單目錄。
3、工程檔案設定應與上一級檔案目錄設定一致。
二、工程檔案管理程式
1、工程檔案管理責任
(1)工程部經理責任:設定文祕檔案員;確定檔案目錄;設定檔案保密等級;檢查檔案情況。
(2)工程部責任:配合工程部經理進行工作。
(3)文祕檔案員責任:檔案建立;檔案修改;檔案整理;銷燬更新;檔案資料分析報告;接受經理和上一級檔案管理人員檢查;檢查工程部各級人員檔案工作情況。
(4)員工責任:認真進行原始資料的記錄;接受各級領導和檔案員的工作檢查。
2、工程檔案管理程式
(1) 工程檔案的建立
文祕檔案員根據經理意見建立各級檔案目錄並將各類檔案、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統一編號，並在每卷首頁建立目錄清單，同時在計算機中進行目錄登記。
(2) 工程檔案的存檔
工程檔案由文祕檔案員整理，按規定目錄存檔。
(3) 工程檔案的查閱和借閱
一般工程檔案查閱可向文祕檔案員借出，在工程部辦公室閱覽;若需借閱須在文祕檔案員處辦理借閱手續。保密檔案經工程部經理批准可查閱，不可以借閱。
(4) 工程檔案的更改清理和銷燬
原始檔案一般不可修改;工程部工作檔案經工程部經理同意可以修改。工程部檔案應定期進行清理，過程性工作檔案到期後應及時銷燬，但應做好銷燬記錄。
(5) 上級檔案存檔
工程部檔案應由文祕檔案員定期上交物業管理中心存檔。
(6) 保密等級設定和更改
涉及到物業管理中心、專案部、工程部機密的技術和經濟檔案，如委託管理合同、原始圖紙、技術改造方案和圖紙、工程招標標底、施工合同書等應設定密碼，其保密等級和密碼及其修改由工程部經理決定。
(7) 計算機檔案管理
工程部檔案應積極推行計算機管理，由文祕檔案員設定目錄選單，將檔案或目錄及時錄入計算機中，進行資料分析、整理和資訊傳遞。
(8) 圖書檔案管理辦法
工程部購置的技術圖書由文祕檔案員登記建檔，制定圖書借閱管理辦法，嚴格按管理辦法借閱。
(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統一管理。
(2)裝置維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調、裝修、使用者單元內設施分類。
(3)使用者單元維修檔案用標籤按不同檔案分開，其他檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標籤。
(4)文員根據返回工程部的維修單每天填寫維修檔案記錄表，並錄入電腦中已設定密碼的“維修管理”專案。
(5)文員每天核對發出和返回的維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。
(6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進行整理，並分類歸檔。
(7)維修檔案為評估大廈裝置執行情況和使用者室內裝置狀況的根據，應妥善儲存。儲存期限一般為一年，重大維修專案儲存期至少為兩年。過期檔案由工程部經理、系統工程師組成的鑑定小組統一審定後銷燬。
1、學校營養餐工作建立檔案，由分管此項工作老師專人管理。
2、上級主管部門關於營養餐工作下發的檔案、通知、通報、講話、檢查情況記錄、整改意見、措施等必須歸檔備查。
3、學校制定的營養餐工作各種管理制度，突發安全事故應急預案和組織領導機構等材料都要裝訂歸檔。
4、學校接收、發放營養餐情況等材料必須及時歸檔，按自然月份存放。
5、對於突發事故，應同步介入收集相關材料歸檔備查。
6、學校營養餐工作檔案實行借還登記制度，按檔案管理條例進行管理。
7、管理人員隨時搞好營養餐工作檔案的保管，注意防盜、防火、防遺失。
8、管理人員隨時注意收集整理營養餐工程材料並及時歸檔。若發生遺漏和失誤要追究管理者的責任。
9、檔案的資料必須真實、準確，為各級主管部門檢查營養餐工程落實情況提供詳實的資料依據。
10、借閱檔案須經學校領導同意，並辦理借閱登記手續，借閱人要愛護檔案原件，用後及時歸還。
一、工程檔案的歸檔範圍及質量要求
(一)工程檔案的歸檔範圍
對於工程建設有關的重要活動,記載工程建設主要過程和現狀,具有儲存價值的各種載體的檔案,均應收集齊全,整理立卷後歸檔。(詳附件一)
(二)歸檔檔案的要求
1、歸檔的工程檔案應為原件。
2、工程檔案的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。
3、工程檔案簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程檔案尺寸統一採用 A4 規格歸檔。
二、工程檔案的管理機構
各工程部設資料員,主要負責本部門工程專案從工程準備階段到竣工備案驗收過程中程建設檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統計
(一)工程檔案的收集
檔案形成後,檔案形成責任人(經手人)必須於當天交一份原件給資料員,資料員收到檔案後,當天登記入盒。
(二)工程檔案的整理
按照單位工程分部、分項工程及檔案形成的時間先後順序進行分類排列。
(三)工程檔案的立卷
1、工程檔案可劃分為工程準備階段檔案、監理檔案、施工檔案、竣工圖、竣工驗收檔案五部分。
2、工程準備階段檔案按建設程式組卷。
3、監理檔案按單位工程、分部工程組卷。
4、施工檔案按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業組卷。
6、竣工驗收檔案按單位工程組卷。
(四)工程檔案的編目
1、每卷單獨編號,
頁號從"1"開始,案卷不宜超過 30MM;頁號編寫在單頁右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,摺疊後的圖紙一律在右下角。
2、卷內目錄:"序號"以一份檔案為單位,"責任者"填檔案的直接形成單位和個人,
有多個責任者的,選擇兩個主要責任者,其餘用"等"代替。"檔案編號"填寫工程檔案原 有的文號或圖號;"檔案題名"填寫檔案標題的名稱。"日期"填寫檔案形成的日期。
未按要求編目的,每項扣罰部門資料員 5 元。
(五)工程檔案的裝訂
案卷可採用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應採用線繩三孔左側裝訂法。
(六)工程檔案的歸檔
單位工程竣工驗收完成後 30 日內,部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時歸檔的扣罰部門資料員 5 元。
(七)工程竣工檔案移交
工程竣工驗收完成後 60 日內,部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時辦理移交的,扣罰部門資料員 5元。
(八)工程檔案的索引(待討論工程代號、檔號)
工程代號由集團公司統一規定,檔號由工程檔案中心根據工程代號填寫。
案卷號 如:第 1 卷 1.1.1-1
專業號 如:基建類 1 為 1.1.1
工程代號 如XX花園首期為 1.1
樓盤代號 如XX花園代號為 1
(九)工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的乾燥和通風,保證工程檔案不被腐蝕。
(十)工程檔案的統計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統計,及時催促借閱到期檔案的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)
1、永久:是指工程檔案需永久儲存。
2、長期:是指工程檔案的儲存期限等於該工程的使用壽命。
3、短期:是指工程檔案儲存 20 年以下。
同一案卷內有不同保管期限的檔案,該案卷保管期限應從長。
五、工程檔案密級
密級分為機密、祕密兩種。同一案卷有不同密級的檔案,應以高密級為本卷密級。
工程準備階段檔案為機密級,
監理檔案、施工檔案、竣工圖、竣工驗收檔案為祕密級。
六、工程檔案的借閱及銷燬
按照集團公司檔案管理制度執行。
本制度由部門經理負責考核部門資料員,工程技術部經理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發布之日起執
一、目的
為規範公司的工程專案檔案管理，防範與控制合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規定。
二、工程專案檔案歸檔範圍
本規定所指工程專案檔案是指過去和現在，公司在工程專案的設計、實施、竣工等過程中形成的具有儲存價值的檔案、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業分包合同，採購合同，工程預（結）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委託書，開工報告，請款報告，技術資料，主要裝置材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。
三、資料員及其職責
部門經理指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閱、交接等工作。其主要職責包括：
1、收集、整理、立卷和歸檔工程專案的檔案材料；
2、檔案材料的保管；
3、檔案材料的查借閱、催還；
4、專案結束後與綜合部相關負責人完成檔案資料的交接。
四、檔案的立卷、收集、整理
1、以工程專案為單位，分別立卷，一專案一卷。
2、在工程專案的招投標階段開始立卷，收集該專案有關資料歸檔管理。
3、各專案的職能人員應將在工作過程中形成的檔案資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案檔案時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記。
4、在檔案的首頁設卷內檔案目錄，並填寫檔案序號、編制單位、名稱、歸檔日期等資訊（見附表二）。
5、在檔案的次頁設“合同概要”、“主要事件備要”，主要內容包括：合同標的價金，對方單位，聯絡人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，專案職能人員配合。
五、檔案的管理
1、對工程專案檔案系統排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每月對檔案進行一次清理。
3、清除不必要儲存的材料。
4、對破損和褪色的材料進行修補和複製。
六、檔案要求
1、檔案必須為原件、正文，符合檔案格式。
2、必須齊全完整，裝訂整齊，並適當管理。
3、傳真件應影印一份歸檔。
七、檔案的保管
1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。
2、所有檔案應專櫃存放，加鎖。
3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置於公共場所。
八、檔案的查借閱
1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱登記表方可查閱。
2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經專案經理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。
3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自複製、調換、塗改、汙損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。
4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告專案經理及時處理。
九、有下列行為者，視情節輕重，給予違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：
1、毀損、丟失或擅自銷燬檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘檔案。
3、塗改、偽造檔案。
4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。
5、未按手續借閱、外帶及越級借閱。
附件一
工程技術資料參考目錄
1、開工報告、施工現場質量管理檢查記錄
2、圖紙會審紀要、設計變更、洽商記錄
3、施工組織設計(施工措施)
4、技術交底、技術複核
5、工程定位測量、放線記錄、複核記錄
6、原材料出廠合格證及進場檢(試)驗報告（鋼筋、水泥、磚、防水材料等）
7、施工試驗報告及見證檢測報告
8、隱蔽工程驗收記錄、基槽驗收記錄
9、施工記錄
10、預製構件、預拌混凝土合格證
11、地基基礎、主體結構驗收記錄及抽樣檢測資料
12、檢驗批、分項、分部工程質量驗收記錄
13、單位(子單位)工程質量竣工驗收記錄
14、施工日誌、地質勘察報告
15、土壤(素土、灰土)幹密度試驗報告（回填土試驗報告）
16、砂漿配合比通知單
17、砂漿(試塊)抗壓強度試驗報告及評定
18、混凝土配合比通知單
19、混凝土(試塊)抗壓強度試驗報告及評定
（同條件養護混凝土試塊強度報告彙總及測溫記錄）
20、商品混凝土出廠合格證、複試報告
21、鋼筋接頭(焊接)試驗報告，焊條（劑）合格證
22、水池滿水試驗記錄
23、建築物沉降觀測記錄
24、結構吊裝記錄
25、現場施工預應力記錄
26、工程質量事故處理記錄
27、管道、配件出廠合格證及進場檢（試）驗報告
28、管道、裝置強度試驗、嚴密性試驗記錄
29、系統清洗、灌水、通水、通球試驗記錄
30、進場電器材料、裝置出廠合格證及試驗報告）
31、裝置除錯記錄、接地、絕緣、電阻測試記錄
32、暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄
33、單位(子單位)工程質量控制資料核查記錄
34、單位(子單位)工程質量竣工驗收記錄
35、單位(子單位)工程安全和功能檢驗資料核查及功能抽查記錄
36、單位(子單位)工程觀感抽查記錄
37、竣工驗收報告
38、竣工驗收證書
為規範和加強公司安全生產檔案（臺賬）、記錄管理工作，確保各項安全生產檔案（臺賬）的準確和完善，通過安全生產檔案（臺賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強安全管理工作的針對性、系統性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產監督管理水平，結合公司實際，特制定本制度。
1、安全生產檔案（臺賬）：是指各部門、專案部全生產管理過程中形成的具有儲存價值的各種檔案資料、影象、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。
2、資料電文：是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、傳送、接收和儲存的資訊。
3、公司安全管理部負責公司安全生產檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各專案部、各部門安全生產的檔案管理工作進行監督、檢查。負責根據公司的相關規定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統計等相關規章制度。負責公司各類安全生產記錄的分類、編號和備案工作。
4、各部門分別負責本部門職責範圍內的安全生產檔案（臺賬）管理工作。統一使用公司制定的格式進行安全生產記錄。
5、各專案部負責本專案部安全生產檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、保管、利用本專案部在安全生產管理活動中形成的各類記錄。
6、各專案部的安全生產管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產管理體系檔案》及相關制度履行相應職責。
7、安全生產委員會或安全生產領導小組人員名單及變動記錄。
8、安全生產組織機構、安全生產管理網路圖等。
9、安全生產責任制度、安全生產管理制度（雲南省安全生產條例規定的11項制度必須建檔）等檔案。
10、與工種崗位和裝置工具相對應的安全操作規程和使用規程。
11、上級有關安全生產監督管理部門制定和下發的制度性檔案、通知、通報等。
12、安全管理人員花名冊、相關人員證書（含三類人員證書、註冊安全工程師等相關資格證書）。
13、年度安全生產工作總結和計劃、階段性專項安全生產工作總結。
14、安全生產責任書、安全生產責任目標分解、執行、考核記錄。
15、安全生產教育培訓臺賬包括以下方面內容：
16、安全宣傳教育培訓計劃（含特種作業人員教育）、學習、活動資料；
17、危險化學品管理人員花名冊及相關身份證明、資格證書；
18、根據安全生產工作需要，臨時組織的各類會議，包括傳達貫徹上級檔案，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀要等；
19、重大危險源的檢測、評估、監控報告或記錄；
20、針對重大危險源制定的應急預案，包括危險性分析、可能發生的事故特徵、應急組織機構與職責、預防措施、應急處置程式、應急培訓和應急保障等內容；
21、重大危險源監督管理：名稱、負責人、地點（部門）、聯絡人、聯絡方式；
22、職業健康目標管理和責任制，單位負責人及管理人員職業衛生培訓證明（影印件）；
23、職業健康管理制度，職業病防治法律、法規、規範、標準、檔案；
24、年度職業健康計劃和實施方案，個人防護用品發放（使用）記錄，職業健康宣傳教育培訓記錄（培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質和攝像資料）等；
25、用人單位職業監護檔案，職工個人職業健康監護檔案，接觸職業危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時的職業健康檢查表），職業病人登記表，職業病人診斷證明等；（如果有）
26、相關方單位資質及簽訂的安全協議（合同）、安全告知等；
27、相關方特種作業人員資質證明（影印件）；
28、外用工、外包工等外來務工人員的.教育記錄；
29、專業安全檢查、季節性檢查、重大節假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；
30、專項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
31、日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
32、隱患檢查記錄、隱患排查治理（計劃）登記表；
33、重大事故隱患治理方案，包括以下內容：安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點、影響範圍及程度、治理的目標和任務、採取的方法及措施、經費和物資的落實、負責治理的責任人和部門（或單位）、治理的時限和要求、安全措施和應急預案、本單位專業技術人員（或專家）對重大事故隱患治理情況的評估報告；
34、其它與安全檢查、隱患排查工作有關的記錄。
35、生產安全事故管理檔案包括以下方面內容：
36、按事故處理“四不放過”原則，進行處理的相關記錄。
37、安全工作費用投入過程中相關票據影印件等。
38、《安全生產、職業健康及消防工作責任書》規定的其它臺賬。
39、法律法規規定的其他需要記錄、建立臺賬的內容。能夠證明安全生產過程管理的其他記錄資料等。
40、安全生產檔案（臺賬）紙質檔案材料應齊全完整，字跡清晰，日期明確，籤認手續完備；
41、各專案部要求確定專人負責安全生產檔案（臺賬）的記錄、收集和整理；
42、各專案部安全生產檔案（臺賬）應分類存檔，按時間順序（以年度為界），每年年終將安全生產檔案（臺賬）裝訂成冊；
43、檔案（臺賬）以資料電文形式存在的，應當符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的相關要求。
44、各部門、各專案部記錄管理人負責收集、整理、儲存本單位、本部門的安全生產記錄（記錄管理人由單位、各部門根據崗位職責進行確定），填寫“在檔記錄清單”；
45、記錄的填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不得隨意塗改；如因某種原因不能填寫的專案，應說明理由，並將該項用雙斜槓劃去；
46、各相關欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄，應採用雙斜槓劃去原記錄，在其上方寫上更正後的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；
47、記錄填寫應與執行活動同步進行，不得後補或編造。
48、各部門負責本部門的執行記錄的發放；記錄發放範圍僅限公司範圍內；記錄發放部門應填“發文記錄”，記錄的接收部門應填“收文記錄”。
49、記錄表格需經部門負責人同意後，方可使用或複製，並由各部相關部門記錄管理人負責登記發放。
50、各部門的記錄需借閱或複製者要經相應部門負責人批推，由各部門相關記錄管理人登記備案。
51、記錄如超過儲存期限或其他特殊情況需要銷燬時，由各相關部門記錄管理人填寫《檔案銷燬申請單》，交部門負責人稽核，經安全管理部確認，由記錄使用部門標記過期或執行銷燬。同時在“在檔記錄清單”上註明銷燬的專案、方式、數量等資訊。
52、對於儲存期限內需向其他移交或提供的執行記錄，除應在“記錄清單” 上註明移交或提供記錄專案、數量等資訊外，還應填寫“檔案移交清單”接收移置執行記錄的部門應在“執行記錄移置清單”上簽字確認。
53、各部門、各專案部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類，依據記錄的型別整理、標識，便於查閱並可追溯相關活動。
54、記錄應存放於通風、乾燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止洩密。
55、文書檔案保管期限按照公司相關檔案管理規定或《國家檔案局關於機關檔案保管期限的規定》要求的《文書檔案保管期限表》執行。
56、公司安委辦對各專案部安全生產檔案（臺賬）的建立情況，定期進行監督、檢查，檢查時間為每年度至少一次。
57、按照公司《安全生產、職業健康及消防工作責任書》涉及安全生產檔案、臺賬、記錄管理工作的內容進行檢查考核。
1、工程部應由專人負責，從工程設計招標開始到施工，竣工的各種資料收集，整理報批，登記。
2、未經部門經理許可，不得將檔案和資料借與外單位人員。
3、本部門人員借閱應注意愛護使用，並不得向外單位人員借閱。
4、凡借閱檔案和使用人員注意保密。
5、有關工程檔案不經允許不得影印。
6、檔案管理人員根據檔案儲存期限，經部門經理認可可定期銷燬。
為了切實抓好工程檔案資料的管理工作，確保工程檔案資料的完整、準確、系統和有效的利用，特制定本制度。
一、工程檔案工作要與工程建設同步。
二、工程資料的編目必須完整，字跡清楚，內容真實，不修正塗改，不弄虛作假，並確保及時性、連貫性。
三、工程專案建設過程中，建設、監理、施工單位應在各自職責範圍內做好工程檔案資料的形成積累、整理、歸檔、監理審查和保管工作。
四、各參建單位必須有一位負責人分管檔案資料工作，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統一管理工程檔案資料。
五、工程資料簽字要齊全，禁止他人代簽或一人多籤，禁止用不確定的語言或模稜兩可的語句進行定性評定。
六、做好工程聲像資料。參建單位應指定專人負責各自產生的照片、膠片、錄影等聲像材料的收集，工程建設重要階段、重大事件事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。
七、建設單位隨時檢查有關檔案材料的收集、整理情況，對於各階段、各類檔案達不到要求的，要限期整改，整改後仍不合格的，建設單位不返回工程質量保證金。
八、按照工程檔案管理規定及相關規範、規定進行整理、立卷、歸檔。
二0xx年八月十八日
檔案管理作為物業管理的重要組成部分，應嚴格重視。切勿丟失、洩密，以確保工作的有序正常進行。
1.所有文件實行統一管理，並指派專人負責;
2.所有收、發文件由專人統一登記，檔案傳閱後應及時歸檔，其他人員不得擅自處理;
3.對性質不同的檔案，實行分類立卷保管，以便日後查詢;
4.對於客人檔案應建立詳細檔案，未經上級領導同意，不得擅自將客人資料告知他人;
5.所有檔案作到不洩密、不失密，定期檢查所有檔案;
6.對欲銷燬檔案必須經過部門經理批准後進行銷燬工作，嚴禁向廢品回收站出售。
為規範和加強公司安全生產檔案（臺賬）、記錄管理工作，確保各項安全生產檔案（臺賬）的準確和完善，通過安全生產檔案（臺賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強安全管理工作的針對性、系統性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產監督管理水平，結合公司實際，特制定本制度。
本制度適用於公司安全生產檔案（臺賬）、記錄管理工作。
3.1安全生產檔案（臺賬）：是指各部門、專案部全生產管理過程中形成的具有儲存價值的各種檔案資料、影象、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。
3.2 資料電文：是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、傳送、接收和儲存的資訊。
5.1 公司安全管理部負責公司安全生產檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各專案部、各部門安全生產的檔案管理工作進行監督、檢查。負責根據公司的相關規定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統計等相關規章制度。負責公司各類安全生產記錄的分類、編號和備案工作。
5.2各部門分別負責本部門職責範圍內的安全生產檔案（臺賬）管理工作。統一使用公司制定的格式進行安全生產記錄。
5.3各專案部負責本專案部安全生產檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、保管、利用本專案部在安全生產管理活動中形成的各類記錄。
5.4各專案部的安全生產管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產管理體系檔案》及相關制度履行相應職責。
安全生產委員會或安全生產領導小組人員名單及變動記錄。
安全生產組織機構、安全生產管理網路圖等。
安全生產責任制度、安全生產管理制度（雲南省安全生產條例規定的11項制度必須建檔）等檔案。
與工種崗位和裝置工具相對應的安全操作規程和使用規程。
上級有關安全生產監督管理部門制定和下發的制度性檔案、通知、通報等。
安全管理人員花名冊、相關人員證書（含三類人員證書、註冊安全工程師等相關資格證書）。
年度安全生產工作總結和計劃、階段性專項安全生產工作總結。
安全生產責任書、安全生產責任目標分解、執行、考核記錄。
6.1.2 安全生產教育培訓臺賬包括以下方面內容：
安全宣傳教育培訓計劃（含特種作業人員教育）、學習、活動資料；
危險化學品管理人員花名冊及相關身份證明、資格證書；
根據安全生產工作需要，臨時組織的各類會議，包括傳達貫徹上級檔案，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀要等；
重大危險源的檢測、評估、監控報告或記錄；
針對重大危險源制定的應急預案，包括危險性分析、可能發生的事故特徵、應急組織機構與職責、預防措施、應急處置程式、應急培訓和應急保障等內容；
重大危險源監督管理：名稱、負責人、地點（部門）、聯絡人、聯絡方式；
職業健康目標管理和責任制，單位負責人及管理人員職業衛生培訓證明（影印件）；
職業健康管理制度，職業病防治法律、法規、規範、標準、檔案；
年度職業健康計劃和實施方案，個人防護用品發放（使用）記錄，職業健康宣傳教育培訓記錄（培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質和攝像資料）等；
用人單位職業監護檔案，職工個人職業健康監護檔案，接觸職業危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時的職業健康檢查表），職業病人登記表，職業病人診斷證明等；（如果有）
相關方單位資質及簽訂的安全協議（合同）、安全告知等；
相關方特種作業人員資質證明（影印件）；
外用工、外包工等外來務工人員的教育記錄；
專業安全檢查、季節性檢查、重大節假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；
專項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
隱患檢查記錄、隱患排查治理（計劃）登記表；
重大事故隱患治理方案，包括以下內容：安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點、影響範圍及程度、治理的目標和任務、採取的方法及措施、經費和物資的落實、負責治理的責任人和部門（或單位）、治理的時限和要求、安全措施和應急預案、本單位專業技術人員（或專家）對重大事故隱患治理情況的評估報告；
其它與安全檢查、隱患排查工作有關的記錄。
6.1.9 生產安全事故管理檔案包括以下方面內容：
按事故處理“四不放過”原則，進行處理的相關記錄。
安全工作費用投入過程中相關票據影印件等。
6.1.11《安全生產、職業健康及消防工作責任書》規定的其它臺賬。
6.1.12法律法規規定的其他需要記錄、建立臺賬的內容。能夠證明安全生產過程管理的其他記錄資料等。
6.2.1安全生產檔案（臺賬）紙質檔案材料應齊全完整，字跡清晰，日期明確，籤認手續完備；
6.2.2各專案部要求確定專人負責安全生產檔案（臺賬）的記錄、收集和整理；
6.2.3各專案部安全生產檔案（臺賬）應分類存檔，按時間順序（以年度為界），每年年終將安全生產檔案（臺賬）裝訂成冊；
6.2.4檔案（臺賬）以資料電文形式存在的，應當符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的相關要求。
6.3.1各部門、各專案部記錄管理人負責收集、整理、儲存本單位、本部門的安全生產記錄（記錄管理人由單位、各部門根據崗位職責進行確定），填寫“在檔記錄清單”；
6.3.2記錄的填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不得隨意塗改；如因某種原因不能填寫的專案，應說明理由，並將該項用雙斜槓劃去；
6.3.3各相關欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄，應採用雙斜槓劃去原記錄，在其上方寫上更正後的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；
6.3.4記錄填寫應與執行活動同步進行，不得後補或編造。
6.5.1各部門負責本部門的執行記錄的發放；記錄發放範圍僅限公司範圍內；記錄發放部門應填“發文記錄”，記錄的接收部門應填“收文記錄”。
6.5.2記錄表格需經部門負責人同意後，方可使用或複製，並由各部相關部門記錄管理人負責登記發放。
6.5.3各部門的記錄需借閱或複製者要經相應部門負責人批推，由各部門相關記錄管理人登記備案。
6.6.1記錄如超過儲存期限或其他特殊情況需要銷燬時，由各相關部門記錄管理人填寫《檔案銷燬申請單》，交部門負責人稽核，經安全管理部確認，由記錄使用部門標記過期或執行銷燬。同時在“在檔記錄清單”上註明銷燬的專案、方式、數量等資訊。
6.6.2對於儲存期限內需向其他移交或提供的執行記錄，除應在“記錄清單” 上註明移交或提供記錄專案、數量等資訊外，還應填寫“檔案移交清單”接收移置執行記錄的部門應在“執行記錄移置清單”上簽字確認。
6.7.1各部門、各專案部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類，依據記錄的型別整理、標識，便於查閱並可追溯相關活動。
6.7.2記錄應存放於通風、乾燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止洩密。
6.7.3文書檔案保管期限按照公司相關檔案管理規定或《國家檔案局關於機關檔案保管期限的規定》要求的《文書檔案保管期限表》執行。
7.1公司安委辦對各專案部安全生產檔案（臺賬）的建立情況，定期進行監督、檢查，檢查時間為每年度至少一次。
7.2按照公司《安全生產、職業健康及消防工作責任書》涉及安全生產檔案、臺賬、記錄管理工作的內容進行檢查考核。
第一章總則
1.1工程專案檔案是企業檔案的重要組成部分，對工程專案的開展及公司的生產經營有著重要作用;為加強工程專案檔案的管理職責，規範檔案管理，結合施工企業的實際情況，制定本規定。
1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設專案的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等專案的從立項至竣工驗收過程中的檔案編制、檔案、收集、管理。
1.3專案工程檔案按照集中統一管理的原則，由專案部統一管理，重要及常用的檔案移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，並便於使用。
1.4專案部根據工程專案建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章工程檔案管理機構的職責
2.1專案部是公司專案工程相關檔案的統一管理者，負責組織相關部門和人員收集、整理專案從立項到最終驗收交付的所有相關檔案;並對工程專案進行統一整理造冊。
2.2現場工作組是專案部的下屬部門，受專案部的直接領導，在專案部的領導下負責收集現場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環節的相關資料的收集、整理;接收、稽核施工、監理等相關方移交的資料，並對收到的資料進行統一整理。
2.3檔案室接收專案部移交的專案檔案，並加以分類、整理、管理，並負責工程資料的收發、借閱等工作。
第三章專案工程檔案管理流程
3.1工程專案檔案是指導工程專案及日後的生產、建設活動的重要依據，是繼承工程專案知識的重要手段，因此工程專案檔案管理先明確責任;專案部根據工程特點，明確專案從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。
3.2從專案開始立項，專案部制定工程專案檔案負責人，工程專案施工前由專案部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料，從專案施工至竣工驗收階段由現場工作組負責檔案的收集。
3.3資料收集人在工程資料收集後根據專案工程的邏輯性，對工程專案資料進行分類整理，對缺少的資料應及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。
3.4根據工程專案特性，現場工作人員在適當時候將工程資料移交專案部，由專案部，由專案統一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序，分類儲存，儲存的資料應做好標識，方便管理查詢。
3.5專案部對移交的資料統一整理後，重要的、日常使用的資料，專案部應及時歸檔，方便資料需要人的使用，專案部歸檔的工程資料應為原件，專案部自留影印件。
檔案室應做好專案部移交資料的登記，並對移交工程資料單獨歸類存放。
3.6檔案室管理人員應做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱影印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好說明，備註原因。
工程專案檔案借閱後，檔案管理人應及時通知借閱人，按期歸還。
第四章專案工程檔案管理
4.1工程專案檔案是在專案工程建設過程中形成的各種形式的資訊記錄，包括準備階段檔案、監理檔案、施工檔案、竣工圖和竣工驗收檔案等。
4.2工程專案檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監理等相關方應主動將相關資料移交現場工作人員;同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交專案部，由專案部統一整理、分類，在專案工程每環節完成後，根據專案特點，由專案部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
(1)認真貫徹集中統一管理專案檔案的原則;
(2)遵循檔案的自然形成規律;
(3)保證專案檔案的齊全、完整、準確;
(4)認真稽核，未經相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊;
(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。
4.4工程專案資料的收集管理
4.4.1專案部負責收集、積累和整理專案前期檔案(施工前)以及裝置，工藝和涉外檔案;勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計檔案，並按規定向專案部移交有關設計基礎資料和設計檔案(見)。
4.4.2專案施工階段，由承包單位負責其專案全部檔案的收集、積累、整理，並移交現場工作組;專案監理單位負責收集，積累專案監理檔案，並提交現場工作組。
4.4.3專案竣工驗收階段，承包單位負責專案完工資料的收集、整理，提交現場工作組;現場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。
4.4.4反映與專案有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的檔案，應收集齊全，歸入建設工程專案檔案。
收集範圍包括立項檔案、設計基礎檔案、設計檔案、專案管理檔案、施工檔案、監理檔案、工藝裝置檔案、涉外檔案、竣工驗收檔案等。
4.4.5各類檔案應按檔案形成的先後順序或專案完成情況及時收集。
4.5工程專案資料以收集人收集和檔案資料產生部門或單位主動移交相結合，在資料收集整理過程中，對形成的專案工程檔案進行鑑別，包括完整性、準確性鑑別以及審批情況。
4.6專案工程檔案的分類要求
(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業和形成單位的專案活動的性質和特點;
(2)在公司各類工程專案中，同一類工程檔案的分類標準應該一致;
(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁;
(4)分類應力求按照專業系統實現標準化。
4.7檔案整理工作遵循專案檔案的自然形成規律，保持專案檔案材料之間的有機聯絡，充分利用檔案原有的整理基礎，對專案檔案進行分門別類的整理，便於保管和利用。
4.7.1工程專案的前期檔案、裝置技術檔案、竣工試執行檔案及驗收檔案，應根據檔案的性質，內容分別按年度、工程整理。
4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和專案設計檔案，應按工程專案整理。
4.7.3施工技術檔案應按專案工程的專業，階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監理檔案按單位工程整理。
4.7.4裝置、技術、工藝、竣工圖、設計變更、試執行及維護中形成的檔案按工程專案整理。
4.8專案檔案案卷管理
4.8.1組卷要遵循專案檔案的形成規律和成套性特點，保持卷內檔案的有機聯絡，分類科學、組卷合理;法律性檔案手續齊備。符合檔案管理要求。
4.8.2基建類案卷按專案依據性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工圖設計)工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。
4.8.3裝置類案卷按裝置依據性材料，外購裝置開箱驗收(自制裝置設計、製造、驗收)、裝置安裝除錯、隨機檔案材料、裝置執行、裝置維護等排列。
4.8.4專案檔案號，要反映專案檔案系統整理後的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致;專案檔案號應力求簡明，不要過於複雜繁瑣。
專案檔案號=分類號+案卷順序號。
4.9工程專案檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數量、保管期限、變更記載、備註等內容。
4.10工程專案資料的更改
4.10.1當工程專案檔案需要更改時，檔案更改人或更改部門通知收集管理人，並說明更改的理由依據和更改內容。
4.10.2檔案更改原則上應由原審批人審批或依據專案管理制度要求進行審批，經更改審批的檔案應及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，並做好更改備註。
4.11工程專案檔案的借閱
需要臨時借閱檔案的人員應填寫《工程專案檔案借閱申請表》(見附件)，經檔案室相關人員同意後方可借閱，檔案室借閱檔案一般為影印件，借閱後必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。
4.12專案工程檔案的保管期限由專案部根據國家相關規定而制定，在專案部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿後，提出銷燬申請，專案部決定其銷燬與否。
4.13工程專案合同管理
工程專案合同是工程專案的重要資料，作為專案實施及工程價款支付的依據，現場工作組、專案部及檔案管理人員應作為工程專案管理的重點。
工程專案合同一經審批簽訂後，專案部組織相關人員收集，並移交檔案室，通知做好留底工作。
工程專案發生變更後，修要更改合同或補充的，專案部應在合同修改或補充審批後，通知檔案室，並將新的合同或協議歸檔。
第五章附則
5.1本制度由專案部負責解釋。
5.2本制度由專案部制定、修改，自總裁批准之日?生效實施。
