名片，是當代人際交往中一種最經濟實用的介紹性媒介。由於名片具有印製規範、文字簡潔、使用方便、便於攜帶、易於保存等特點，而且不講尊卑、不分職業，不論男女老幼均可使用，因此其用途廣泛，頗受歡迎。
作爲一種自我的 介紹信 和社交的 聯誼卡 ，名片在人際交往中可用以證明身份、廣結良緣。鑑於名片的種種重要功能，故應把它提高到個人臉面、個人形象乃至單位形象的直接化身這一高度來加以充分的重視。
在公務交往中，如欲正確使用名片，就應對名片的製作、名片的分類、名片的用途、名片的交換以及名片的存放等五個方面的具體問題有所瞭解，並且儘可能地在這五個方面做到合乎禮儀規範。
一、名片的製作
目前，在國內印製名片，一般均可委託名片製作商承辦，所以很方便。然而爲了使自己的名片規範實用，還是應當精心設計、仔細斟酌，以求使名片體現本人的風格，不可對製作名片隨意而爲，聽任名片製作商自行設計，致使自己的名片被粗製濫造。
1．規格
目前國內最通用的名片規格爲9.0×5.5，即長9釐米，寬5.5釐米。這是製作名片時應當首選的規格。
如無特殊需要，不應將名片規格隨意擴大，或者有意搞成摺疊式，免得給人以標新立異、有意擺譜的感覺。
2．質材
印製名片時要注意紙張的選用，以耐折、耐磨、美觀、大方的白卡紙、再生紙、合成紙、布紋紙、麻點紙、香片紙爲佳。至於高貴典雅、紙質挺括的剛古紙、皮紋紙，可量力而行，酌情選用。必要時，還可以覆膜。
在一般情況下，沒有必要選用布料、塑料、皮革、光纖、鋼材、木材、黃金、白銀等其他質材印製名片，它們或價格昂貴，或不甚實用。
3．色彩
印製名片的紙張，宜選莊重樸素的白色、米色、淡藍色、淡黃色、淡灰色，並且一張名片以一色爲好。
最好不要印製雜色名片，它會令人看得眼花繚亂。也不要用黑色、紅色、粉色、紫色、綠色印製名片，它們會給人以失之於莊重的感覺。
4．圖案
在名片上，允許出現的圖案除紙張自身的紋路外，還有公司標識、企業藍圖、所在方位、主導產品等，但以少爲佳。
不提倡在名片上印人像、漫畫、花卉、寵物。那些東西並無實用價值，還會給人以華而不實的印象。
5．文字
在國內使用的名片，宜用簡體漢字，不要故弄玄虛，使用繁體漢字。在國內少數民族聚居區、外資企業以及境外使用的名片，則可酌情使用少數民族文字或外文。
最佳的做法，是在一枚名片的兩面，分別以簡體漢字和另外一種少數民族文字或外文印製相同的內容。切勿在一枚名片上採用兩種以上的文字，也不要將兩種文字交錯印在同一面。
6．字體
不論使用何種文字印製名片，均應採用清晰、標準、易識的印刷體。
儘量不要採用行書、草書、篆書或花體字印製名片，更不要親自手寫。要記住，只有他人看懂了自己的名片，它纔會發揮作用。
7．印法
名片最好不要自制，也不要以複印、油印、影印的方法制作名片，那些方法制作出來的名片均不夠正規。
名片一般鉛印即可，若是膠印，則顯得檔次更高一些，而價格也會比鉛印高出許多。
8．版式
印製名片，通常有兩種版式可以選擇。
一是橫式。其行序由上而下，字序由左而右。
二是豎式。其行序由右而左，字序由上而下。
一般認爲，中外名片以採用橫式爲佳，因爲它易辨識，易收藏。而豎式名片雖然風格古樸，卻不具備這些優點。若以兩種文字印製同一枚名片，則應避免一面橫式，一面豎式。
二、名片的分類
因爲內容、用途各有不同，日常生活與工作中所用的名片可分爲應酬式名片、社交式名片、公務式名片、單位式名片等四類。前三類又統稱爲個人名片。
在正式的場合，講究面對不同的交往對象時使用不同的名片。此外，如果希望給人以不同的印象，亦可使用不同的名片。因此，一個人同時製作並攜帶多種名片不足爲怪，而不分對象、不講目的濫用同一種名片則是失當的。
1．應酬式名片
應酬式名片，又稱本名式名片。顧名思義，其內容通常只有個人姓名一項，至多還可以再加上本人的籍貫與字號。
應酬式名片，主要適合在社交場合應付泛泛之交，拜會他人時說明身份，饋贈時替代禮單，以及用做便條或短信。
2．社交式名片
社交式名片，特指主要適用於社交場合，做自我介紹與保持聯絡之用的個人名片。其內容有兩個：一是個人姓名，應以大號字體印於名片中央；二是聯絡方式，應以較小字體印於名片右下方。
社交式名片的聯絡方式一項，主要包括家庭住址、郵政編碼等內容，必要時還可加印住宅電話號碼。它一般不會印辦公地址，以示 公私分明 。若不喜歡被人上門打擾，還可只印住宅電話號碼，而不印家庭住址與郵政編碼。
3．公務式名片
公務式名片，指的是在商務、政務、學術、服務等正式的業務交往中所使用的個人名片。它是目前最爲常見的.一種個人名片。
一枚標準的公務式名片應由歸屬單位、本人稱呼、聯絡方式等三項內容構成。
一是歸屬單位。此項內容由企業標識、供職單位、所在部門等三個部分組成，可酌情加減。但供職單位與所在部門均不宜多於兩個，免得給人以用心不專的印象，必要時可多印幾種專用的名片。另外，供職單位與所在部門均應採用全稱。
二是本人稱呼。本人稱呼由本人姓名、所任職務以及學術頭銜等三個部分組成，後兩項可有可無，但不宜過多。在本人姓名後加注 先生 、 小姐 、 夫人 等稱呼，是沒有必要的。
三是聯絡方式。本項內容，通常由單位地址、辦公電話、郵政編碼等三個部分組成。因其均不可或缺，故又稱 聯絡方式三要素 。在此，不宜提供家庭住址與住宅電話。至於手機號碼、傳真號碼與電子信箱地址是否需要列出，則應根據自己的實際情況而定。
通常本人稱呼應以大號字體印在名片正中央，歸屬單位與聯絡方式則應分別以小號字體印在名片的左上角與右下角。如有必要，可在名片的另一面印上本單位的經營範圍或所在方位，而不必非印外文不可。
4．單位式名片
單位式名片，因其多爲單位所用，故又稱單位名片，它主要用於單位對外宣傳、推廣活動。它的內容分爲兩項：一是單位的全稱及其標識；二是單位的聯絡方式。後者有單位地址、郵政編碼、單位電話（包括總機號碼或公關部、銷售部電話號碼）所構成。
三、名片的用途
對職員而言，名片絕非可有可無，而是一種物有所值的實用型交際工具。在常規的人際交往中，名片的具體用途有如下幾種。
1．自我介紹
初次會見他人，以名片作輔助性自我介紹，效果最好。它不但可以說明自己的身份，強化效果，使對方難以忘懷，而且還可以節省時間，避免囉嗦。含糊不清。
2．結交朋友
主動把名片遞給別人，便意味着對對方的友好、信任和希望深交之意。沒有必要每逢遇見陌生人，便上前遞上自己的名片。也就是說，巧用名片，可以爲結交朋友 鋪路架橋 。
3．維持聯繫
名片猶如 袖珍通訊錄 ，利用它所提供的資料，即可與名片的提供者保持聯繫。正因爲有了名片上所提供的各種聯絡方式，人們的來往才變得更加現實和方便。
4．業務介紹
公務式名片上列有歸屬單位等項內容，因此利用名片亦可爲本人及其所在單位進行業務宣傳，擴大交際面，爭取潛在的合作伙伴。
5．通知變更
利用名片，可以及時地向老朋友通報本人的最新情況，如晉升職務、喬遷新居、變換單位、電話改號等。以變更後的新名片向老朋友打招呼，還可以使彼此的聯繫暢通無阻，使對方對自己的有關情況瞭解得更充分。
6．拜會他人
初次前往他人居所或工作單位進行拜訪時，可將本人名片交由對方的門衛、祕書或家人，轉交給被拜訪者，以便對方確認 來系何人 ，並決定見或不見。此種做法比較正規，可避免冒昧的造訪。
7．簡短留言
拜訪他人不遇，或者需要請人轉達某件事情時，可在名片上寫下幾行字，然後將它留下，或託人轉交。這樣做，會使對方 如聞其聲，如見其人 ，不至於誤事。
8．用做短信
在名片的左下角，以鉛筆寫下幾行字或短語，寄交或託人轉交，如同一封長信一樣正式。若內容較多，也可寫在名片背面。在國外，流行以法文縮略語寫在名片左下角，以慰問、鼓勵、感謝、祝賀他人。以下，僅列舉常用的一些法文縮略語：
n.b. 提請注意；
p.f. 祝賀；
p.r. 感謝；
p.c. 謹唁；
p.p. 介紹；
p.p.c. 辭行；
p.f.n.a. 賀年。
9．用做禮單
向他人贈送禮品時，可將本人名片放入其中，或將之裝入一個不封口的信封中，然後再將該信封固定於禮品外包裝的上方，從而說明 此乃何人所贈 。
10．替人介紹
介紹某人去見另外一個人時，可用回形針將本人名片（居上）與被介紹人名片（居下）固定在一起，必要時還可在本人名片左下角寫上意即 介紹 的法文短語縮寫 p.p. ，然後將其裝入信封，再交予被介紹人。這是一封非常正規的介紹信，按慣例會受到他人的高度重視。
四、名片的交換
欲使名片在人際交往中正常地發揮作用，還須在交換名片時做法得體。交換名片時，需要注意的問題有以下幾方面：
1．交換的時機
在職場上，名片有時可與人交換，有時則不必與人交換。
一是應交換的時機。以下幾種情況應與他人交換名片：其一，希望認識對方。其二，表示自己重視對方。其三，被介紹給對方。其四，對方提議交換名片。其五，對方向自己索要名片。其六，初次登門拜訪對方。其七，通知對方自己的變更情況。其八，打算獲得對方的名片。
二是不必交換的時機。碰上以下幾種情況，則不必把自己的名片遞給對方，或與對方交換名片：其一，對方是萍水相逢的陌生人。其二，不想認識對方。其三，不願與對方深交。其四，對方對自己並無興趣。其五，經常與對方見面。其六，雙方之間地位、身份、年齡差別懸殊。
2．交換的方法
交換名片也有一定之規，其具體做法包括：
一是遞交自己的名片。遞名片給他人時，應鄭重其事。最好是起身站立，走上前去，使用雙手或者右手，將名片正面面對對方，交予對方。切勿以左手遞交名片，不要將名片背面面對對方或是顛倒着面對對方，不要將名片舉得高於胸部，不要以手指夾着名片給人。若對方是少數民族或外賓，則最好將名片上印有對方認得的文字的那一面面對對方。
將名片遞給他人時，口頭上應有所表示。可以說： 請多指教 、 請多多關照 、 今後保持聯繫 、 我們認識一下吧 ，或是首先做一下自我介紹。
與多人交換名片，應講究先後次序，由近而遠，或由尊而卑。一定要依次進行，切勿挑三揀四，採用 跳躍式 方法。當然，也沒有必要濫發自己的名片。雙方交換名片時，最正規的做法是，位卑者應當首先把名片遞給位尊者。不過一般也不必過分拘泥於這一規定。
二是接受他人的名片。當他人表示要遞名片給自己或交換名片時，應立即停止手中所做的一切事情，起身站立，面含微笑，目視對方。接受名片時，宜雙手捧接，或以右手接過，切勿單用左手接過。
接過名片，首先要看 ，此點至爲重要。具體而言，就是在接過名片後，當即要用一分鐘左右的時間，從頭至尾將其認真默讀一遍。若有疑問，則可當場向對方請教，此舉意在表示重視對方。若接過他人名片後看也不看即手頭把玩，或棄之桌上，或裝入衣袋，或交予他人，都算失禮的行爲。
接受他人名片時，應口頭道謝，或重複對方所使用的謙詞敬語，如 請您多關照 、 請您多指教 ，切不可一言不發。
若需要當時將自己的名片遞過去，則最好在收好對方的名片後再做，不要一來一往同時進行。
3．索要名片
如果沒有必要，最好不要強索他人的名片。若有心索要他人名片，則應採用以下幾種方法：
一是明示法。即向對方提議交換名片。
二是交易法。即主動遞上本人名片，此所謂 將欲取之，必先予之 。
三是謙恭法。即詢問對方： 今後如何向您請教？ 此法適用於向尊長索取名片。
四是聯絡法。即詢問對方： 以後怎樣與您聯繫？ 此法適用於向平輩或晚輩索要名片。
4．婉拒他人索取名片
當他人索取本人名片，而自己不想給對方時，不宜直截了當，而應以委婉的方法表達此意。可以說： 對不起，我忘記帶名片。 或者說： 抱歉，我的名片用完了。 但若手中正拿着自己的名片，並且已被對方看見了，則那樣講顯然不合適。
若本人沒有名片，而又不想明說時，亦可以上述方法委婉地表述。
如果自己名片真的沒有帶或是用完了，自然也可以這麼說，不過不要忘記加上一句 改日一定補上 ，並且一定要言出必行，付諸行動。否則會被對方理解爲自己沒有名片，或故意不想給對方名片。
五、名片的存放
要使名片的交換合乎禮儀，並且使其在人際交往中充分發揮作用，則還應注意如下三個問題。
1．名片的放置
在參加交際應酬之前，要像準備化妝一樣，提前準備好名片，並進行必要的檢查。
隨身所帶的名片，最好放在專用的名片包、名片夾裏，此外也可以放在上衣口袋之內。不要把它放在褲袋、裙兜、提包、錢夾裏，那樣做既不正式，又顯得雜亂無章。在自己的公文包以及辦公桌抽屜裏，也應經常備有名片，以便隨時使用。
在交際場合，如需要用名片，則應事先預備好，不要在使用時再臨時翻找。
接過他人的名片看過之後，應將其精心放入自己的名片包、名片夾或上衣口袋裏，切勿放在其他地方。
2．名片的收藏
參加過交際應酬以後，應立即對已收到的他人的名片加以整理收藏，以便今後使用方便。不要將它們隨意夾在書刊、材料裏，或壓在玻璃板下，或是扔在抽屜裏面。
整理他人名片的方法大體上有如下四種，它們均可交叉使用。
一是按姓名的外文字母或漢語拼音字母順序分類。
二是按姓名的漢字筆畫的多少分類。
三是按行業或部門分類。
四是按國別或地區分類。
3．名片的利用
隨着人際交往的不斷深入，還可以在收藏的他人名片上隨手記下可供本人蔘考的資料，使其充當社交的記事簿、備忘錄。在收藏的他人名片上，可記的有利於人際交往的資料有：
一是收到名片時的具體情況。包括收到名片的地點、時間，以及是否與對方親自交換，等等。在國外有一種做法，即把名片的右上角向下折，然後再使其恢復原狀，它表示該名片是對方親自與自己交換的。
二是交換名片者的個人資料。例如性別、年齡、籍貫、學歷、專長、嗜好，等等。
三是交換名片者在交換名片後變化的情況。例如單位、部門的變化，職業的變動、調任，職務、學銜的升降，聯絡方式的改變，等等。
有一位名人曾經十分認真地說過： 現代生活中，一個沒有個人名片，或是不會正確地使用個人名片的人，就是一個缺乏現代意識的人。 他的這句話並非小題大做，而是非常切中要害的。可以說，此話充分地說明了名片的重要性。
