身爲主管，如果你發現自己常常忙得焦頭爛額，恨不得一天有48小時可用；或者常常覺得需要員工的幫忙，但是又怕他們做不好，以致最後事情都往自己身上攬。那麼解決這些問題的答案可能就是：懂得授權。
有效授權對主管、員工及公司三方都有利。在主管方面，授權可以讓他們空出較多工作時間做策略性的思考。在員工方面，授權可以讓他們學習新的技巧和專長，讓主管及員工都有機會發展能力，在事業生涯中更上層樓。在公司方面，授權可以增進整體團隊的工作績效及士氣。所以授權是主管必備的領導技能之一。
授權有兩種
管理顧問蓋斯達最近在《人力資源雜誌》(HR Magazine)上撰文指出，根據授權希望達成的目標，可以把授權分爲兩大類：一類是爲了完成某項工作而授權，另一類則是爲了培養髮展員工而授權。
在第一種情況中，要達到效果，員工必須知道主管所要求的成果，並且有能力瞭解和完成任務。在第二種情況中，員工不一定是最有能力完成任務的人，但卻是最適合接受挑戰的人。主管授權是爲了讓員工從中獲得經驗和知識，給他們提供成長的機會。主管必須花費一些時間和心力，協助員工成功地達成任務。
蓋斯達指出，許多主管之所以無法成功授權，主要是因爲：
1、缺乏計劃。主管沒有花時間做授權計劃，找出哪些工作應該要交給部屬執行，哪些則是自己應該花更多時間好好做的事情。事實上，花時間就是爲了省時間，幾個小時的完整計劃與說明，可以爲主管及員工節省許多執行的時間。
2、沒有充分溝通。授權不僅僅是一句“你照着我說的去做就對了。”主管必須清楚溝通任務的目標，並追蹤過程，纔有成功的可能。
3、主管害怕失敗或被取代。把權力和責任交出去並不容易，而且也具有風險。許多主管在授權的過程中，都會擔心不安，害怕員工可能失敗;有些主管則是害怕看到員工把原本是主管在做的事做得很好，甚至更好，因而取代了自己;有些主管則是不願意把權力下放。這些害怕都造成主管攬下過多責任和工作。
如何成功授權
那麼，究竟如何成功授權?《今日管理》歸納指出，成功授權必須做到以下幾點：
1、完整計劃授權。
在授權前，主管必須先評估自己的工作內容和職責之間的關係，檢視是否有些執行性或例行性的工作，妨礙了自己投入更多時間在思考性或計劃性的工作上?
主管可以寫下工作團隊目前負責的所有主要工作，找出哪些工作非自己親自做不可(例如，工作績效評估、管理員工)，然後將其它剩下的工作，依重要性、風險度及急迫性的高低分類，決定哪些工作可以分配給員工完成。例行公事的工作或以前員工曾參與的'工作(例如，製作每個月的銷售預算或活動報告)，便非常適合交給員工。
此外，主管必須釐清自己想要授權的原因，不要將“授權”與“只想丟出不想做的工作”混爲一談。如果主管授權員工是因爲員工比自己更有能力完成任務，或者可以節省主管的工作時間，那麼授權沒有問題。如果主管只是因爲懶惰，或者任務份量其實很小時，那麼還不如自己動手做。研究指出，當員工擁有具挑戰性和多元性的工作內容時，他的工作士氣會提高;但是如果員工發現主管只是想佔他便宜，員工的工作士氣便會降低。
2、謹慎選擇授權的對象。
授權的任務必須和員工的特質相符。要把任務分配給最適合的員工，主管必須對所有員工的技能以及他們對工作內容的好惡有所瞭解，才能選出具有能力及意願出色完成任務的員工。
3、充分解釋授權內容。
主管要確定員工瞭解授權的內容、任務在公司中所扮演的角色(包括重要性及急迫性)，並警告員工他們可能會面對的問題(例如，機密信息可能難以取得)。還要向員工說明之所以授權的原因和對任務結果的預期等，幫助員工全面地瞭解任務的意義，避免員工只是單純被賦予任務。
告知員工任務內容後，主管應該要求員工複述，以確認他了解工作內容。只是詢問員工是否瞭解，然後對方點頭稱是，並不代表員工真正瞭解。有時候成功授權所需花費的時間和精力，不亞於主管親自執行，因而主管必須有心理準備。
4、排定支持措施。
例如，告知員工，當他們有問題時，可以向誰求助，並且提供他們需要的工具或場所。當主管把自己的工作分配給員工時，確定也把權力一起轉交。例如，告訴合作對象，自己已經授權給某位員工負責分析市場現況，請他以後直接給予該名員工協助，事先爲員工的成功鋪平道路。此外，主管要讓員工瞭解，他們日後還是可以尋求主管的意見和支持。
5、做到真正授權。
授予員工權力和授予責任一樣重要。主管應該相信員工能夠做出正確決定，給予員工完成任務所需的彈性和自由，不要處處插手。員工是不同於主管的個體，所以主管不要預期員工會採用和自己一模一樣的做事方式。
6、定時追蹤進度。
成功的授權並非在交待完員工的時候便結束了，主管需要定時追蹤員工的進度，給予員工應得的讚賞與具有建設性的回饋，並且傳達關心之意，必要時提供員工需要的協助和指導。主管可以和員工一起設定任務的不同階段應該完成的期限、評估工作成果的標準、雙方定期碰面討論的時間及項目等，並且確實執行這些追蹤檢討。即使定期的會面只是短短15分鐘，主管與員工也可以一起檢視當初所設定的目標，防範執行任務可能出現問題。
7、任務完成後進行檢討。
主管及員工都可以藉此瞭解，下次在授權及接受任務時，各自可以改進的地方。
