在不斷進步的社會中，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，以下是小編為大家收集的檔案管理制度，希望對大家有所幫助。
1目的
為了使本公司採用的外來檔案處於受控狀態、不損壞、不丟失、保持其完整性、統一性和有效性，便於檢索、查詢和及時更新，特制定本制度。
2適用範圍
國家有關法律法規；
壓力管道元件製造相關安全技術規範；
壓力管道元件的型式與引數、設計、製造、檢查和驗收、檢驗與試驗方法等國家標準和行業標準（含指導性技術條件）；
型式試驗報告、監督檢驗報告；
分供方產品質量證明檔案、資格證明檔案。
3控制內容
3.1辦公室主任負責對本公司壓力管道元件產品相關法律法規、安全技術規範、標準的收集、購買、歸檔、登記造冊、貯存和管理工作。
3.1.1積極掌握壓力管道元件相關法律法規、安全技術規範、國家標準和行業標準的發展動態；
3.1.2及時採用適合於本公司壓力管道元件產品的新的法律法規、安全技術規範國家標準和行業標準，淘汰舊法律法規、安全技術規範、標準；
3.1.3經確認有效適用的法律法規、安全技術規範、標準均應加蓋“受控”章，記錄標準清單；
3.1.4每年定期對公司所有采用的法律法規、安全技術規範、標準進行清理，過期淘汰的舊法律法規、安全技術規範、標準應加蓋“作廢”章，並註明新替代法律法規、安全技術規範、標準名稱，存檔妥善保管；
3.1.5產品圖紙、技術檔案所採用的標準均須由技術負責人負責簽字確認；
3.2外來檔案的保管、發放和借閱。
3.2.1外來檔案統一由辦公室負責保管；
3.2.2外來檔案的發放範圍由技術科長確認，質保工程師審批；
3.2.3外來檔案發放的文字一律是影印件，並加蓋“受控”章，由使用部門負責人簽字領用；
3.2.4本公司外來檔案一律不得外借，內部借閱須由借閱部門負責人簽字借閱，定期歸還。
4本制度由辦公室負責實施。
1、目的
為了規範公司各部門和各管理體系檔案的編號及檔案的日常管理工作，使檔案在使用過程中不發生內容重複、遺留，便於檔案的檢索和存檔，特制定本辦法。
2、適用範圍
適用於公司所有檔案和制度的編號。
3、術語
根據檔案性質分為質量體系檔案、技術檔案、合同檔案、文書檔案四類。
3.1體系檔案指質量手冊、程式檔案、支援檔案、管理檔案、管理通知、質量記錄等與質量體系有關的檔案。
3.2技術檔案指產品技術檔案、工藝技術檔案、檢驗技術檔案、外來技術檔案和其它技術檔案五大類。
3.3合同檔案指除技術、質量合同以外的配套協議、準時供貨協議、各種供方行為規範承諾書、價格協議等配套合同和營銷合同等。
3.4文書檔案指公司行政檔案、行政規章、各種請示、一次性的通知等其它與質量體系無直接關聯的檔案，但以公司級檔案頒佈的列入公司行政檔案類。
4、職責
4.1辦公室負責行政文書、各種檔案的編號和歸口管理。
4.2財務部、供銷部負責合同檔案的編號和歸口管理。
4.3生技部、研發部負責技術、工藝以及質量體系檔案的編號和歸口管理。
5、正文
5.1檔案編號規則
5.1.1外來檔案執行原編號。
5.1.2體系檔案編號管理
檔案類別
部門簡稱
質量手冊編號（Q/SXKXR-QM9001-××××）
釋出年號
質量手冊代號
公司標準代號
程式檔案編號（Q/SXKXR-QP-××××-××××）
Q/SXKXR –-
釋出年號
順序號
程式檔案代號
公司標準代號
管理檔案編號（SXKXR-GW-××-×××-××××）
- -
釋出年號
順序號
部門代號
管理檔案代號
公司代號
作業檔案編號（SXKXR-ZW-××-×××-××××） ××-×××-××××
釋出年號
順序號
部門代號
作業檔案代號
公司標準代號
管理通知編號（SXKXR-T-××-×××-××××）
釋出年號
順序號
部門代號
管理通知代號
公司標準代號
質量記錄（SXKXR-JL-××-×××）
-
順序號
記錄檔案順序號
質量記錄代號
表單編號（SXKXR-BD-××-×××-××××）
××-×××- ××××
釋出年號
順序號
部門代號
管理通知代號
公司標準代號
5.1.3檔案分類：一階檔案（質量手冊）二階檔案：（程式檔案）三階檔案：（體系支援檔案、作業檔案、技術檔案、制度管理檔案等）四階檔案：（表單、
記錄等）；一階、二階檔案以及公司級通用檔案無需註明部門代號，三階檔案及各部門釋出的內部檔案需註明部門代號。
5.1.4文書檔案編號
一般文書類別簡稱表（如有檔案類別未在此限定內，可納入綜合類）
紅標頭檔案編號（辦公室【××××】×××號）
順序號
釋出年號
部門代號
一般文書編號（SXKXR-××-×-××××-××-×××）如：SXKXR-03-J-20xx-06-001表示辦公室20xx年6月發出的第一份會議紀要
5.2檔案編寫規範
5.2.1檔案分為標題→編號→目的→適用範圍→術語→職責→正文→介面檔案→記錄→附則等十部分（嚴格執行以上編寫順序），可依據檔案性質進行適當刪減。
5.2.2體系檔案編寫規範（見附件一）
5.2.3技術檔案根據技術檔案編寫規範進行編寫，技術檔案簡稱JW，檔案編號格式：
年號
順序號
部門代號
技術檔案代號
公司標準代號
5.2.4合同檔案根據合同檔案編寫規範進行編寫，合同檔案簡稱HW。檔案編號格式：
--
釋出年號
順序號
部門代號
合同檔案代號
公司標準代號
5.2.5文書檔案編寫規範
紅標頭檔案編寫規範（見附件二）
報告/請示編寫規範（見附件三）
會議紀要編寫規範（見附件四）
一般性通知編寫規範（見附件五）
通報編寫規範（見附件六）
6、附則
6.1本辦法從20xx年6月1日開始執行。
6.2本辦法的解釋權歸公司辦公室。
一、檔案人員崗位責任制
1、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠於職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，並經考核取得崗位資格證書。
2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統(行業)有關檔案工作的法規和規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、洩密、擅自複製等瀆職行為的，要及時向領導報告，並根據《檔案法》及有關規定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。
3、熟悉本單位和本系統業務工作，瞭解本單位各類檔案材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔範圍和保管期限。
4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規範化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。
5、同鑑定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑑定，對已到保管期限的檔案資料認真鑑定分析，對已失去儲存價值的檔案提出銷燬意見，造具銷燬清冊，寫出鑑定分析報告，經領導批准後，和有關人員一起進行認真負責地銷燬。
6、保持庫房的整潔衛生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫溼度記錄及溼度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。
7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好諮詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意蒐集利用效果和資訊反饋，編制利用效果例項和檔案資訊。
8、積極開發檔案資訊資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務工作的需要。
9、做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。
10、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。
二、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放，資料按類別排列存放。
4、檔案箱、櫥進行統一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號。
5、維護檔案安全，每個箱櫥必須保持整潔，並放置防黴去蟲劑。
6、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續。
三、檔案保密制度：
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守祕密，不得擅自擴大檔案利用範圍，不得洩露檔案內容。
2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬無一失。
3、不利於保密的地方不得存放機密檔案和資料。
4、不得擅自摘錄、複製檔案內容，不得私自將機密檔案和檔案帶回家中和公共場所查閱。
5、不在普通電話、明碼電報、通訊中涉及檔案機密。
四、檔案移交制度：
1、檔案室應按有關規定向上級檔案館移交檔案。
2、應移交的檔案包括文書檔案、專門檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期儲存價值的全部檔案。
3、檔案移交時應將目錄等檢索工具及編制的組織沿革、檔案彙編、參考資料等隨同一起移交。
4、交接雙方必須根據移交目錄清點核對，並在交接文據上簽字蓋章。
5、檔案人員調動工作時，也必須辦理上述移交手續，並經分管領導繁體字認證後方可離開崗位。
五、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有儲存價值的檔案以及其它有關材料、錄章錄影帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有儲存價值的檔案材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有儲存價值的檔案材料，按照“年度”和檔案形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，分類準確，合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規範，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年四月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年六月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關規定執行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，並履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查，及時登記，編目上架。
7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
六、檔案統計制度：
1、建立、健全科學的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、裝置等實物統計工作和登記臺帳，做到數字準確。
3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時原始資料登記工作，注意積累統計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，並做詳細記錄。
5、逐步實現統計工作完整性，統計分類標準化，統計基礎工作規範化。
七、檔案的開發利用
1、充分利用檔案為教育教學服務。
2、查閱檔案時必須保持案卷整潔，嚴禁塗改。
3、對檔案的利用要及時登記。
八、檢查與考核
1、檔案工作應列入學校和各部門工作計劃，並列入有關人員的職責範圍及工作標準。
2、本標準由市社群服務中心辦公室每年進行一次全面檢查，並作為考核有關部門、有關人員的依據。
一、為規範公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔範圍：公司的規劃、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、專案方案、通知等具有參考價值的檔案資料。
三、檔案管理員的職責：
1.貫徹執行黨和國家關於檔案工作的方針、政策。嚴格遵守《檔案管理法》。
2.積極參加檔案工作的對外協作活動。
3.集中統一管理公司各類檔案資料，努力學習檔案專業知識，不斷提高檔案管理水平。
4.定期檢查檔案，做到檔案無黴變、褪色、塵汙、破損及蟲蛀，無失、洩密事件。
5.做好借閱和利用效果登記;做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作;做好分類和綜合工作。
6.保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
四、檔案的借閱
1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時，由部門經理核批。
2.公司檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批准。總經理因公外出時可委託副總經理或總經理辦公室主任審批。
3.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
五、檔案的銷燬
1.公司任何個人或部門非經允許不得銷燬公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷燬期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷燬審批表》交總經理辦公室主任稽核經總經理批准後執行。
3.凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷燬;一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批准後方可銷燬。
4.經批准銷燬的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准的《公司檔案資料銷燬審批表》和將要銷燬的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久儲存。
5.在銷燬公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷燬。
第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據集團公司有關規定，結合我集團的實際情況，特制訂本制度。
第二條 根據檔案資訊依賴儲存介質的不同可將檔案分為電子版檔案和紙質版檔案。按性質種類區分：行政類〈有關規章制度、事項決策、通知、會議紀要等〉，業務類〈有關業務合同、客戶函件等經營事項〉，人事類〈有關人員招聘、安排、獎懲等〉，技術類〈有關技術標準、工程技術檔案等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內容主要包括上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種檔案資料、合同、CAD圖、效果圖、預結算檔案、財務帳套、資產配套的說明書、保修卡等。
第三條 公文的簽收
1.公司所有檔案(除領導或各部門訂閱的辦公檔案外)均由辦公室文祕登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，辦公室文祕需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發來的檔案，要進行檔案、文號、編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，並登記差錯檔案的文號。
第四條 公文的編號保管
辦公室文祕拆封和簽收後應及時附上"檔案處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。 2.本公司外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交辦公室文祕進行登記編號保管，不得個人儲存，如員工工作需要借閱的可影印或借用。 第五條 公文的閱批與分轉
1.凡正式檔案均需由辦公室主任(或副主任)根據檔案內容和性質閱籤後，由辦公室文祕分送承辦部門經理和承辦部門閱辦，重要檔案或急件應立刻呈送總經理(或分管副總經理)閱批後分送相關部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及多個公司或部門會辦的檔案，由辦公室負責與各公司、各部門聯絡後再分轉處理。
3.為加速檔案運轉，辦公室文祕應在接到檔案的當天或第二天將檔案送到承辦部門經理和承辦部門，如關係到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第六條 檔案的傳閱與催辦
1.傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、員工宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
2.閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交辦公室文祕，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。
4.檔案閱完後，應交辦公室文祕，切忌橫傳。
5.辦公室對檔案負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔。
6.按照閱文範圍，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由辦公室通知到單位閱文。
第七條 發文的規定
1.單位上報下發正式檔案的權力分別集中在集團辦公室、集團人事、各分公司辦公室，其他部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。如若確屬工作合作關係、可傳送工作聯絡單。 2.部門需要向上反映彙報重要工作或向下安排佈置重要工作要求發文時應分別向集團辦公室、各分公司辦公室提出發文申請，並將檔案底稿分別交辦公室稽核。辦公室同意發文，方可擬定發文。
3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管範圍的檔案，須經領導班子研究決定後批准簽發。其餘檔案均由主要領導批准簽發。
第八條 發文的範圍：
1.凡是以集團辦公室、集團人事部、各分公司辦公室名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要，均屬發文範圍。
2.集團或各分公司辦公室下發檔案主要用於：
(1)公佈單位規章制度；
(2)轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的檔案；
(3)公佈單位組織機構變動或人事任免事項；
(4)公佈單位重大生產、技術、管理、行政、生活福利等工作的決定；
(5)釋出有關獎懲決定和通報；
(6)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；
(7)其他有關重大事項；
3.集團各單位日常生產、技術、管理工作中，有關圖紙、技術檔案、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批准後，由各部門書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。
第九條 發文程式規定：
1.各部門需要發文，應事先向集團或各分公司辦公室提出發文申請；
2.集團或各分公司辦公室同意發文後，主辦部門應以不違反國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。
4.文稿擬好後，擬搞人應填發文申請單，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人。
5.辦公室應根據公司領導指示和有關制度規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6.經辦公室審查修改後的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容負責)；
7.對稽核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經會籤的文稿，應在交付列印前送會籤部門會籤；
9.文稿稽核會籤後，按批准許可權的規定分別呈送相關領導審定批准簽發；
10.經領導批准簽發後的文稿交辦公室文祕統一編號送辦公室列印；
11.檔案列印初稿，應由擬稿人校對，並簽名；
12.檔案打字後，由辦公室派專人按數印刷，再由辦公室文祕分發並檢查發文的落實情況，向辦公室主任彙報檔案抵達情況。
第十條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人簽寫，辦公室主任簽字，並填寫檔案借閱單，對有密級的檔案須分管領導或辦公室主任同意後方可借閱。
第十一條 借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。
第十二條 辦公室主任對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
第十三條 檔案的歸檔範圍：
1.凡下列檔案統一分別由各公司辦公室文祕負責歸檔：
(1)政府部門來文，包括上級對單位報告、申請的批覆；
(2)集團或各分公司辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；
(3)公司及部門各種會議記錄；
(4)公司組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報等；
(5)有儲存價值的來信來訪記錄及處理結果；
(6)參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本單位在會上彙報材料等；
(7)政府領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行彙報的提綱和材料；
(8)反映本單位生產活動、先進人物事蹟及領導工作等的音、像攝製品；
(9)工作日誌和公司大事記；
(10)單位向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。
2.各部門日常工作中形成的活動資料，由各部門負責立卷歸檔。
第十四條 立卷要求
1.檔案立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的檔案材料，要求在下年度7月份以前整理完
第十五條 檔案的時效性
是指檔案內容在一定時間階段是有效的，超過這個時間段，該檔案上記載的資訊則是無效的，只供備查使用。超過時效性且無儲存價值的檔案。進入檔案的銷燬管理程式。 第十六條 檔案銷燬流程
對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案（紙張），辦公室應定期責成相關職能部門辦理申請銷燬手續，認真填寫檔案資料銷燬申請表，對無價值檔案進行銷燬，並登記造冊。 第十七條 檔案銷燬要求
經稽核同意銷燬的檔案，應在檔案管理員和資料分管領導及辦公室主任的共同監督下銷燬。對銷燬的檔案，必須化為紙漿或焚燬，不準出賣和作它用。參與銷燬文件的員工要在“檔案銷燬清冊”上簽字，以示負責，未經審批，任何人不得私自銷燬檔案材料。
第一條檔案的接收。收到檔案後及時檢查、核對,在收文登記薄上分類詳細登記,並註明密級。
外出參加會議人員應將帶回的檔案交機要室統一登記管理。
第二條檔案的保管。機要檔案必需存放在保險櫃中,由專人保管。去省委領取或消退檔案應有專車接送,嚴防丟失。
第三條檔案的傳閱。機要檔案由機要人員直接呈送。閱文者應及時閱示,並於當日退回機要室,不得橫傳,不得留存檔案。
第四條檔案的借閱。借閱機要檔案應當履行登記手續,閱文和傳達檔案要嚴格按規定的範圍,不得擴大,不得將檔案帶入無關場所,不得攜帶機要檔案順便辦理私事,檔案用後及時歸還。省軍級檔案一律不外借。
第五條檔案的複製。嚴格執行上級部門複製國家祕密載體的管理規定。複製機要檔案要履行審批手續。絕密級檔案一律不得複製。其它檔案複製必須經分管領導批准。複製的檔案視同原件管理。
第六條檔案的清退。省軍級、地市級檔案每年按要求到上級發文單位進行清退,其它機要檔案要認真填寫*中央、省委檔案清退情況統計表,上報發文單位。
第七條檔案的立卷、歸檔。按照檔案法和相關規章制度及學校檔案工作的規定和要求,及時分類立卷、歸檔,並辦理相關手續。
第八條檔案的銷燬。各單位(部門)需要銷燬的檔案資料交機要室統一辦理銷燬手續,禁止把檔案、內部資料當廢品出售。由機要祕書填寫“檔案銷燬單”,經學校辦公室負責人籤批後方可送到省保密部門指定的檔案銷燬站處理,必須2人押送,實行監銷。
第九條檔案的檢查。借出的檔案及時檢查、催還。每學期末對外借檔案進行一次檢查催還工作,如發現有丟失檔案情況,及時上報校保密委員會。
一、總則
第一條、為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合企業實際情況，特制訂本制度。
第二條、檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業上報下發的各種檔案、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由祕書登記簽收後分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，祕書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門發來的檔案，要進行信封、檔案、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，並登記差錯檔案的文號。
第四條、公文的閱批與分轉
1、凡正式檔案均需由祕書根據檔案內容和性質閱籤後分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送總經理親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。
2、一般函、電單據等，由祕書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同主辦部門聯絡後再分轉處理。
3、為加速檔案運轉，祕書應在當天或第二天將檔案送到總經理辦公室，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條、檔案的傳閱與催辦
1、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借給其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
2、閱讀檔案應抓緊時間，當天閱讀完後應在下班前將檔案交祕書處，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，祕書應責成有關部門和人員按檔案所提要求和總經理批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。
4、檔案閱完後應送交祕書，切忌橫傳。
5、行政祕書對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得祕書同意予以影印或摘抄，原件應及時週轉歸檔。
三、檔案借閱和清退
第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的檔案須祕書同意後方可借閱。
第七條、借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾畫等。
第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責檔案收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、檔案的立卷與歸檔
第九條、檔案的歸檔範圍
凡下列檔案統一由行政祕書歸檔：
1、企業領導發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的各類計劃、統計、季度、年度報表等。
2、各種專業例會記錄。
3、企業召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等。
4、有儲存價值的客戶資料及處理結果。
5、企業日誌和大事記。
第十條、立卷要求
1、檔案的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。
五、檔案的銷燬
第十一條、對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，祕書應定期清理造冊並按行政有關規定，辦理申請銷燬手續。
六、附則
第十二條、本制度解釋權歸行政部。
第十三條、本制度自公佈之日起執行。
一、病房護士長負責醫療檔案的管理，護長不在時，由當班護士負責管理，各班人員均需按管理要求執行。
二、住院期間的醫療檔案要求存放有序，病歷中各種表格均應排列整齊，不得撕毀毀，塗改或丟失，病歷用後必須歸還原處。
三、病人不得自行攜帶病歷出科室，外出會診或轉院時攜帶病歷摘要。
四、病人出院或死亡後，病歷次序按規定排列，一週內送病案室保留管理。
五、病房交接班記錄，必須按要求書寫，並妥善保管一年，以備查閱。
六、病房醫囑本的儲存期限，按各醫院規定，一般不少於一年。
七、護士長必須定期檢查護理檔案書寫質量。
（一）目的
建立主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全記錄檔案，並加強對安全記錄的有效管理，充分利用檔案和檔案資訊資源，為安全生產服務,規範安全生產檔案檔案材料保管借閱銷燬程式,特制定本規定。
（二）適用範圍
本制度適用於公司的檔案、檔案管理。
（三）規範性引用檔案
《中華人民共和國安全生產法》
《中華人民共和國檔案法》
（四）職責
1、行政人事處負責公司安全檔案和檔案的日常管理。
2、公司各部門負責本部門的安全記錄和檔案的管理。
（五）管理要求
1.檔案管理範圍
1.1公司對涉及主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全生產資料（包括檔案和記錄）定期歸檔，實施檔案管理。
1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程式》執行。
2.保管事項
2.1公司的安全生產檔案和檔案的保管，要符合國家檔案和檔案管理要求，有檔案櫃存檔的檔案，使用資料夾檔案袋存櫃，分類清楚合理，便於查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風乾燥。
2.2重要的檔案檔案，要按時歸檔，存放在公司檔案室。
2.3一般檔案、記錄，由各分廠、處室自行按規定保管。
2.4保管檔案的場所要做到有專人負責、配備滅火器材，標示嚴禁煙火標誌。
2.5檔案箱、櫃；鑰匙專人保管。無關人員不得進入檔案室。
2.6完善安全保管措施，防止檔案人為或自然的損壞。
2.7案資料的保管和存放應科學、規範，便於查詢。
3.歸檔時間
3.1辦理完畢的檔案，按工作階段性進行歸檔。
3.2按年度形成的檔案，第二年上半年歸檔。
3.3凡是有法律效用的檔案材料，一經識別就立即歸檔。
3.4凡是有機密性的檔案，隨時形成，隨時歸檔。
4.檔案和檔案儲存形式檔案用紙張形式保管。
5.安全檔案的借閱
5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術檔案檔案，技術人員登記後方可查閱，其它人員須部門負責人批准，並經檔案員同意後，方可查閱；如查閱財務資料、考勤、工資等須部門分管領導批准，並經檔案員同意後，方可查閱；查閱其它檔案的，須部門主管批准，並經檔案員同意後，方可查閱。
5.2查閱檔案需辦理登記手續，原件不外借，確因工作需要，須經主管部門批准，予以複製。
5.3公司重要的檔案、技術資料、合同(協議)，未經公司領導批准同意，任何人不得查閱、借閱。
5.4專業工具書，一律實行先歸檔儲存，再辦理借閱手續，如長期使用的，部門內部應自備一本。
5.5外單位來公司查閱檔案、資料，必須得到分管副總經理以上領導的批准同意。
5.6每次借閱檔案資料時間最長為半個月，可以續借，到期由檔案室人員負責催討，如須長期使用的部門內部則影印予以備份，並保證檔案內容不得外洩。
5.7查閱、借閱檔案資料人員，要愛護公司財產，使用過程中嚴禁在檔案、資料上劃線、標號塗改、抽取等損害檔案、資料的情況發生，違者嚴肅處理。
6.保密事項
6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀律，檔案內容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。
6.2對公司下發的保密檔案及重要會議材料各部門進行妥善保管，並進行登記管理，不得亂扔亂放
6.3保密檔案的複製必須履行審批、登記手續。要嚴格按照批准的份數，不得擅自多印留存。複製檔案應按原文密級進行管理，複製中形成的廢頁應作為密件銷燬。
6.4絕密級檔案、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經公司領導批准，並履行登記手續。未經同意，不得擅自影印、翻印和摘抄。
6.5報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進檔的草稿紙，要進行登記，經主管領導審批，送往有關地點監督銷燬，確保保密安全。
6.6對夠不上密級又不宜公開的檔案，可劃為“內部”。
6.7密級和保密期限的確定和變更以及解密，必須經公司分管領導稽核批准。
6.8查閱“絕密”檔案必須由總經理批准，未經批准不得複製和摘抄。
6.9“絕密”檔案必須放在保險櫃中單獨存放。
6.10定期檢查檔案保密工作，發現問題及時處理。檔案人員應嚴格遵守保密紀律，防止洩密事件發生，對造成洩密事件的責任者，要視情節嚴肅處理。
7.修改、補充事項
7.1修改、補充科技檔案，必須填寫修改、補充申請單，並經分管副總經理以上領導審批後，方可修改，任何個人或部門不得擅自改動。
7.2檔案室必須對自己歸檔的科技檔案的修改，進行監督和檢查。
8.銷燬
8.1檔案室對已保管期滿，擬銷燬檔案提出存毀的初步意見，並對擬銷燬檔案按類別登記，由專業技術人員和檔案人員共同鑑定檔案，確定銷燬或續存，分別送交分管副總經理以上領導進行初審。
8.2彙總初審意見，編造檔案銷燬清單。銷燬清單是準備銷燬案卷的登記簿。同時還應該撰寫一份銷燬檔案的`書面報告。
8.3銷燬清單連同銷燬檔案的書面報告送交公司總經理稽核批准。
8.4銷燬時要進行監銷。
經鑑定批准銷燬的檔案，必須送指定地點銷燬，不準出賣或做其它用；銷燬檔案時必須派專人護送到指定地點，由兩人（或兩人以上）監督銷燬，並在銷燬清單上註明"已銷燬"字樣和銷燬日期，監銷人要簽名蓋章，以示負責。經審查不準銷燬的檔案仍繼續儲存，並再銷燬清單上詳細註明。
8.5檔案銷燬的具體工作由辦公室承辦，並將銷燬清單歸檔。
對已到儲存期限安全生產檔案和檔案材料，由公司生產技術處或相關部門提出申請，由公司分管領導及相關負責人稽核籤批，對審批同意銷燬的材料，由公司生產技術處或相關部門銷燬，並在銷燬記錄上簽字。
（一）總則
第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種檔案、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類檔案分別由黨委辦公室和厂部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條公文的簽收
1、凡來廠公啟檔案（除廠領導訂啟的外）均由廠收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要檔案除外）後分別交兩辦機要祕書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要祕書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門發來的檔案，要進行信封、檔案、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯檔案的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機要祕書對上級來文拆封後應及時附上檔案處理傳閱單，並分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟檔案，廠領導啟封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。
2、本廠外出人員開會帶回的檔案及資料應及時分別送交兩辦機要祕書進行登記編號保管，不得個人儲存。
第六條公文的閱批與分轉
1、凡正式檔案均需分別由兩辦主任（或副主任）根據檔案內容和性質閱籤後，由機要祕書分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。
2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要祕書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同主辦單位聯絡後再分轉處理。
3、為加速檔案運轉，機要祕書應在當天或第二天將檔案送到廠領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條檔案的傳閱與催辦。
1、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
2、閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交機要室，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。
4、檔案閱完後，應送交兩辦機要祕書，切忌橫傳。
5、兩辦機要祕書對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得兩辦同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。
6、按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
（三）發文的管理
第八條發文的規定
1、全廠上報下發正式檔案的權力分別集中黨委和厂部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
2、各群眾團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向黨委、厂部提出發文申請，並將檔案底稿分別交兩辦稽核。黨委、厂部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設定與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體檔案由黨委批轉。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管範圍的檔案，須由黨委書記或廠長批准簽發。其餘檔案均由分管廠領導批准簽發。
第九條發文的範圍：
1、凡是以黨委、厂部名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2、黨委、厂部下發檔案主要用於：
（1）公佈全廠規章制度；
（2）轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的工廠檔案；
（3）公佈工廠體制機構變動或幹部任免事項；
（4）公佈全廠性的重大生産、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）釋出有關獎懲決定和通報；
（6）其他有關全廠的重大事項；
3、黨委、厂部上行文、外發文主要用於：
（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯絡有關工廠重大生産、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生産、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批准後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用厂部檔案釋出。
5、凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
6、各業務科室與外單位發生的一般業務聯絡，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查）不用厂部名義發文。
（四）發文程式與要求
第十條發文程式規定：
1、各單位元需要發文，應事先分別向黨委、厂部提出申請；
2、黨委、厂部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據黨委、厂部的要求和上級有關指示精神，有關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；
7、對稽核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經會籤的文稿，應在交付列印前送會籤部門會籤；
9、文稿稽核會籤後，按批准許可權的規定分別呈送黨委、厂部領導審定批准簽發；
10、經領導批准簽發後的文稿交兩辦機要祕書統一編號送打字室列印；
11、檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；
12、檔案打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要祕書分發並檢查落實情況，對印刷質量不好的檔案，機要祕書應拒絕蓋印分發。
（五）檔案的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的檔案須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。
第十三條兩辦機要祕書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責檔案收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）檔案的。立卷與歸檔
第十五條檔案的歸檔範圍：
1、凡下列檔案統一分別由兩辦負責歸檔：
（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批覆；
（2）黨委、厂部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生産經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；
（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層幹部會以及各種專業例會記錄；
（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；
（5）有儲存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
（6）叄加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本廠在會上彙報表言材料等；
（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行彙報的提綱和材料；
（8）反映本廠生産、經營活動、先進人物事蹟及廠領導工作等的音、像攝製品；
（9）工廠日誌和大事記；
（10）工廠向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。
2、業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、檔案立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的檔案材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）檔案的銷燬
第十七條對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，兩辦機要室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。
第十八條經稽核同意銷燬的檔案，應派專車分別由兩辦機要祕書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷燬。
檔案資料的歸檔應做到分類儲存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫應做到字跡工整、簽字齊全、規範,內容正確。
1、收發檔案管理制度
1)對外發文應由部門負責人或專案負責人審批簽發,做好收發文記錄,接收人簽字。
2)檔案包括公司外發檔案、公司內發或傳閱檔案兩部分。
3)外發檔案的具體要求
公司外發檔案在發放記錄上註明原件存放處,辦公司室統一標識發放檔案編號。
4)公司內發或傳閱檔案的具體要求
(1)公司內發或傳閱檔案在收發、傳閱記錄上簽字,註明原件存放處。
(2)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對公司的發文,由辦公室統一接收,並及時上報公司經理,由公司經理簽署意見。
(3)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對專案部的發文,由專案部接收,由專案負責人簽署意見,專案負責人根據具體情況上報公司。
(4)專案發放施工隊的檔案規定:
發放施工隊的檔案、通知(不含技術交底),均在專案備案,同時由發放責任人儲存原件和發放記錄。
2、竣工資料
1)專案經理部按竣工驗收條件的規定,認真整理工程竣工資料。
2)竣工資料的內容應包括:工程技術檔案、工程質量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖,規定的其它應交資料。
3)竣工資料的整理應符合下列要求:
(1)工程技術檔案的整理應始於工程開工,終於工程竣工,真實記錄施工全過程,可按形成規律收集,採用表格方式分類組卷。
(2)工程質量保證資料的整理應按專業特點,根據工程的內在要求,進行分類組卷
(3)工程檢驗評定資料的整理應按單位工程、分部工程、分項工程劃分順序,進行分類組卷。
(4)竣工圖的整理應區別情況按竣工驗收的要求組卷。
4)交付竣工驗收的施工專案必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發包人移交由分包人提供的竣工資料時,檢查驗證手續必須完備。
3、檔案、資料保密規定
1)公司全體員工要樹立愛護公司資料,保守公司祕密的觀念。
2)未經公司領導同意,任何人不得私自拷備或影印資料,轉借他人使用酌情給予處罰。
3)歸檔的公司檔案未經公司經理同意不得外借;
1目的
規範分公司檔案資料的管理工作。
2適用範圍
適用於分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的檔案、資料的列印、歸類、發放及登記工作,並儲存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經理負責上報分公司檔案、對外公開檔案的發放審批工作。
3.4分公司總經理負責審批已過儲存期檔案資料的銷燬工作。
4實施程式
4.1歸檔儲存的檔案
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來檔案、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2檔案、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的檔案資料必須字跡清楚工整,紙張及檔案格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的檔案材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其檔案材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑑定和驗收。
4.2.4保持歸檔檔案材料之間的歷史聯絡,並進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內檔案內容,並區分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用櫃架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便於管理和查詢。
4.3.3底圖除修改、送晒外,不得外借。修改後的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,並在檔案資料盒內的面層上註明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄影帶、軟盤、磁帶要用特製的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片櫃或防火資料櫃內。必要時採取複製、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,並對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和複製,發現檔案發黴或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料櫃需做好防盜等設施。
4.3.7質量記錄儲存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。
4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:
按規定辦理登記手續,定期歸還;
要愛護檔案資料,不得丟失;
所借檔案不得隨意摺疊和拆散,不得對檔案隨意更改、塗寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或洩密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文件移交後方可辦理調離手續。
4.5檔案鑑定和銷燬
4.5.1檔案鑑定工作由檔案鑑定小組負責進行,鑑定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成,日常的鑑定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑑定小組的任務:
負責制訂檔案保管期限表;
對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),並能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久儲存。
凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期儲存。
4.5.4鑑定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑑定中發現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷燬檔案的程式包括:
鑑定小組應列出需銷燬檔案的清單和撰寫銷燬報告分公司總經理審批,銷燬清單及報告要儲存。
檔案銷燬時,由行政部經理進行監銷並在銷燬清冊上簽名。
4.5.7銷燬檔案資料時,要嚴格執行保密規定,對在銷燬檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規定進行處理。
5相關檔案和質量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規定》
5.3《檔案發放登記表》
5.4《檔案借閱登記表》
為規範和加強站內的安全檔案的管理,實行制度化管理,特制定本制度。安全生產檔案必須由專人管理安全生產檔案。
1、安全生產檔案內容:
(1)安全生產管理管理人員任命書及變動情況記錄。
(2)從業人員檔案(包括安全執行、培訓教育、獎懲等資訊)。
(3)特種作業人員資格證名單。
(4)特種裝置清單及有關檔案。
(5)危險源管理清單。
(6)監測資料(裝置執行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等)。
(7)職工健康檔案及職業病檔案資料。
(8)安全生產整改情況記錄。
(9)安全例會及安全日、月活動記錄。
(10)安全生產隱患排查方案、平安交通實施方案等各種方案及落實情況;
(11)事故記錄和統計資料。
(12)傷亡登記表存檔情況。
(13)崗位作業操作規程。
(14)安全措施經費及使用情況。
(15)事故應急救援預案、演練、實施記錄。
2、要編寫詳細的目錄並分檔存放,以形成標準化、規範化。
3、按期上報給各有關部門,定期向職工公佈檔案管理情況。
4、主要領導要檢查檢查檔案管理情況,使之完善化、科學化。
1 目的
為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的體例格式、編制、編號、審批、釋出、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2 適用範圍
適用於公司及各部門檔案和外來檔案的管理。
3 職責
3.1 公司總經辦是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對本制度執行的指導及監督。
3.2 總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性檔案、法律法規檔案、政府相關外來檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
3.3 各部門產生的內部使用的檔案有部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
3.4 檔案編制、審批、釋出的權責
3.4.1 總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等檔案。
3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度檔案。
3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度檔案。
3.4.4 生產部負責制定公司生產管理制度檔案。
3.4.5 質檢部負責組織制定公司質量體系檔案、產品認證檔案，並負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等檔案。
3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規範、產品技術標準、產品設計開發輸出檔案（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規範測試）等檔案。
3.4.7 工廠負責制定產品bom、產品工藝檔案、操作規程、生產作業指導書等檔案（由打樣工廠負責）。
3.4.8 公司及各部門檔案制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人稽核，總經理批准。
3.4.9 公司及各部門檔案分發布前，應向總經辦提交電子/紙張檔案稽核備案，並獲得檔案號。
3.5 質量體系檔案的編制、稽核、批准、釋出，依《質量手冊》和《檔案控制程式》的規定執行。
4.定義
4.1 檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
4.2 受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的檔案，
4.3 非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。
4.4 外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案。(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等）
5.工作程式
5.1 檔案的分類
5.1.1 檔案屬性分類
（1）質量體系檔案：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程式檔案、質量計劃及質量體系執行過程中形成的檔案。
（2）行政性檔案：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
（3）管理性檔案：公司管理規章制度、工作流程、規範/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。
（4） 技術性檔案：產品標準、設計圖樣、工藝檔案、操作規程、檢驗規程等。
（5） 外來檔案：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客戶提供檔案、裝置文件等。
5.1.2 檔案階層分類
（1) 一階檔案：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。
（2) 二階檔案：公司經營管理活動開展所有過程控制的程式檔案。
（3) 三階檔案：管理制度、規範/規定、設計檔案、技術規程、作業指導書、外來檔案等。
（4) 四階檔案：各記錄表單、報表等。
（一）總則
一、本管理制度旨在確保學校檔案收發的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的資訊溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的檔案是指以學院名義釋出的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類檔案資料。
三、檔案收發要做到仔細、認真、及時、完整。
（二）收文制度：
1、接收檔案應在檔案登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，並由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、儲存完整以備歸檔之用。
2、聯絡員在校團委領取的檔案應根據校團委的指示及檔案內容的緩急，及時將檔案送達學院領導或有關部門輪閱，並做好檔案傳閱記錄以備查。
3、傳閱檔案應保持檔案完整無缺，並在相應的時間內歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考核制度上的有關規定扣分。
5、各部門上交的計劃和總結包含列印稿和電子稿，列印稿應存放在各部門資料夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的資料夾下。
6、上交上來的列印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，檢視是否有圖片並做好備註，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能開啟並含有相關內容，做好相應的登記。
7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱檔案，但不得善自改動檔案內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批准。
（三）、發文制度：
1、學院各類檔案指在學校內部統一意見、釋出通知、決定和溝通訊息；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發放檔案應先起草檔案草稿，起草完畢後交有關人員審定，審定合格後方可發放。
3、根據檔案內容填制統一格式的檔案簽發單，並將檔案按學院統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好檔案的具體資訊的登記，學院任何傳送檔案都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善儲存，不得遺失。
4、檔案傳送之前應加蓋學院相應的公章。
5、對每一號檔案辦公室都須將檔案原稿及檔案發放記錄按照檔案編號順序完整儲存並存放在辦公室資料夾下。
注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，並經過相關領導審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。
土木工程與建築學院分團委辦公室
