在當下社會，需要使用制度的場合越來越多，制度泛指以規則或運作模式，規範個體行動的一種社會結構。那麼制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編整理的公司採購管理制度，希望對大家有所幫助。
一 總則
爲加強 採購 工作的管理，提高 採購工作的效率，制定本制度。所有的 採購 人員及相關人員均應以本制度爲依據開展工作。
二 採購 部人員職責及管理制度
1. 熱愛本職工作，勤於學習新技術，瞭解新產品，注意市場信息的積累。
2. 廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節約，講究職業道德。
3. 負責公司生產所需材料的 採購 工作。
4. 負責供應商的開發、管理及維護工作。
5. 堅決執行各項 採購 工作制度及公司各項規章制度。
6. 大項材料必須做招標工作，其他材料詢價必須三家供應商以上參與。
7. 積極瞭解材料的短缺、發貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。
8. 及時協助財務部對照欠款數額或者合同要求安排對供應商進行付款。
9. 做到每週一小結，每月一總結，每年一審覈。
10. 完成領導交辦的其他工作。
三 採購 工作流程
採購部作爲一個職能部門，在項目的具體實施中擔負了不可推卸的重要責任， 採購工作的好壞，直接影響了工程的質量、工期、成本。建立高效、實用、完善的採購 工作流程 是提高 採購效率，較低成本最有效的方法。在項目實施的過程中， 採購 部需要生產、財務、質檢等各個部門的大力支持才能順利的完成 採購工作，每個部門之間的聯繫需要一個標準來規劃，來提升工作效率，減少工作失誤，爲項目的順利實施做出各自的貢獻。
1. 在項目的初始運作階段， 採購部根據項目部、投標部的具體要求，配合進行投標的材料報價，以更好的達到在以後的生產中控制成本的目的，更要避免發生投標價低於實際採購價的情況出現。
2. 項目正式運作後， 採購 部應該在第一時間開始進行所需材料的採購準備工作。生產計劃部門依據工程合同和對比庫存後的實際需求，對 採購 部下達《材料申購單》(附表 1 )此單由申請人填寫，生產或者項目負責人簽字後生效，一試三份，一份申請人留存，一份發往 採購部，一份發往工廠或者生產基地。
3. 採購部接到《材料申購單》後，根據所需材料的規格，質量要求，數量，生產地址等實際情況，向公司已經確定的合格供應商中的 3 家— 5 家發出《材料詢價單》(附表 2 )。供應商根據要求確認價格後對我司的《材料詢價單》簽字，蓋公章後回傳，簽字蓋章的《材料詢價單》會做爲以後向供應商付款的依據之一，需妥善保存。採購部根據幾家供應商的對比研究後確定其中的一家或者幾家進行供貨。向其發出《材料訂購單》(附表 3 )，同時向收貨的工廠或者生產基地發送傳真件通知其準備收貨。
4. 供應商根據《材料訂購單》安排生產運輸，各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同爲準。隨貨攜帶各種合格證和材質證明書。
5. 工廠和生產基地在所需材料到場後，應由專人負責材料的質量、數量檢查，檢查中必須將供應商的送貨單與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照，質量和數量都準確無誤後才能進行收貨，然後填寫《材料到貨單》(附表 4 )，相關責任人簽字後回傳 採購 部。
6. 工廠或者生產基地完成生產任務後，及時通知採購 部，由 採購部根據貨物情況和送貨地址等安排物流公司進行運輸。建議物流公司相對固定，便於統一定價，統一結算，節約運輸成本。
7. 項目完成後， 採購 部根據與供應商簽訂的合同條款安排付款。付款時，採購部填寫統一的《付款申請單》或者《支票領用單》，同時向財務部遞交此批次材料的《材料訂購單》和《到貨確認單》，如有需要， 採購部有義務向財務部提供《材料訂購單》以及各家供應商簽字蓋章的《材料詢價單》。由財務部根據實際情況安排付款額度。
8. 供應商應於付款前開具出相符的增值稅發票或者普通發票，財務部在收到發票後即向供應商付款。
四 採購 部發展規劃
原材料 採購在任何一個公司都是決定生產、銷售的關鍵環節，早在幾年前，資深的管理專家就提出了：採購 成本降低 5% 企業利潤提升 10% 的戰略觀點。但是時至今日，又有多少個公司能真正的做到這點呢?
降低 採購成本不是一個短期的目標，也不是短期內就可以達成的目標，而是一個公司必須要規劃、重視的長遠發展策略，是需要長期的工作經驗的積累和公司整體的採購流程， 採購 制度的規範化來支撐的。需要公司的各個部門精誠合作，來完成這一共同目標。
我們 採購部的初步計劃如下，其中的時間和工作目標根據實際情況會作出相應調整，但是保證前進的大方向永遠不變
(一)在 3 個月內完成 採購 體系的建立，包括 採購制度， 工作流程 ，供應商管理等制度。進行供應商資格的初步審覈，每種材料確定出 5 — 10 家候選供應商。開始逐步實施 採購 工作流程 。
(二)在 6 個月內完善 採購體系，修正具體工作中出現的問題。進一步完善供應商系統的開發和維護。讓 採購 工作流程走入正軌，高效，準確的運行。
(三)在 1 年內建立高效的 採購團隊，杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時、報驗不及時等工作失誤，不出現一起由於 採購 工作失誤造成的公司損失，建立完善的採購管理體系，能初步感受到 採購 工作流程 高效、準確帶來的便利，能看到 採購 成本降低帶來的實際效果。
(四)在 2 年內建立起相對固定的 採購團隊和供應商隊伍。能切實看到由於 採購 成本降低而帶來的公司利潤上漲。
(五)大膽設想： 5 — 10 年後，公司以自主設計，自主研發牽頭，以符合科技進步的產品、技術爲主打，以完善的組織結構，人員搭配爲根基，以高效、先進的管理體系爲依託，建立一個集研發、設計、生產、安裝、調試、售後服務爲主線，涉及鋼結構工程設計、施工，通信工程設計、施工，物流，工業品貿易等跨行業的集團公司。爭取到時候每個省份和各大城市都能有我們公司的供應商，爲公司的發展提供最大限度地支持。
目前起草的《 採購 部管理制度和 工作流程 》與《供應商管理辦法》只是依據原來在工程項目公司及生產廠家的 採購 工作中所積累的經驗做的一個現行的暫時性的文件。還需要在試行的過程中不斷的發現問題，修改失誤，爭取在幾個月內修改出一套完整的，適合公司具體情況的 採購 系統體系。希望公司領導，各個部門同事在具體實施中，多提寶貴意見，指出我們工作中的不足，促進我們 採購 部工作的進步，真正達到降低 採購 成本，推動公司發展的目標
一、目前公司採購工作狀況：
因多種原因，目前公司許多采購工作不能按照正規流程進行，多由物資所需部門或技術部門單獨確定供應商採購，公司採購部門人員有被架空的趨勢，導致許多采購工作失去其作用，並直接導致公司競爭被動、效率低下、成本上升。由於其他崗位人員的談判技巧及方法上的非專業性，容易導致物資採購成本過高，成本覈算較慢，影響公司整體工作的開展等情況。公司考慮到新的制度實施，大家有個適應過程，因此在以較緩的速度等待大家理解並推行。但不希望公司的苦心給大家形成誤解。在採購制度的推行上，公司的決心是堅定不移的；分工與要求是明明確確的；對每一筆採購發生是否合規，管理者時刻都在關注着。20xx年，公司辛苦運作的個別工程項目都是因操作無章法甚而違規，致使公司在競爭中極其被動，只得在付出了更大的努力乃至舍掉利潤後纔拿下了項目，教訓慘痛而深刻。因此，希望公司全體管理人員認真學習並自覺踐行、並在工作中不斷改善。不合理的採購行爲是註定要被停止的。利益所在，衆目關注，望大家都能堅定自覺的按規而行，而非迎風搖曳！
二、目的：
統一採購流程，對採購過程進行規範和控制，確保產品質量前提下，提高工作效率。節省人力資源成本與降低資金採購成本，保障企業經營活動的健康有序進行。
三、適用範圍：
公司各部門所有經營產品、工程物資、辦公資產類、其他臨時用物資、經營中所需要的服務等。均需依照採購原則與流程，統一由採購部門負責。
四、採購部職責：
1、採購部負責公司所需物資與服務的採購。
2、採購部負責確保採購物資的質優價廉以及供貨的及時率。
3、採購部應根據財務狀況合理使用資金。
4、採購人員努力鍛鍊、學習相關工作能力：如成本意識與價值分析能力、預測能力、表達能力、良好的人際溝通與協調能力、專業知識。
5、採購工作由採購部經理具體組織，並按相關原則及流程報批。
6、每一項具體採購工作，採購部門可以接受其他相關部門的建議，但不受其他部門撐控。採購部不可違反貨比三家的原則。
7、一次性採購額度超過3000元，必須經過採購部門批准；業務部門、技術部門均無權單獨決定採購額度超過3000元以上的業務。
五、採購部介入業務流程的時機：
1、常規類辦公用品：由各部門每月月初提出採購申請，採購部按採購申請單集中進行採購，相關費用由物品使用部門獨自承擔。
2、項目及工程類：業務部門準備引進新產品或新項目，品牌確定前需提三天以上向採購部門下供應商備選單或詢價單（見附表一）。採購部依據詢價單所描數的要求對供應商進行詢價、議價、索求技術方案。
3、按要求對公司預算內的物資進行採購。除應急採購外，採購部有義務對超出預算的採購行爲向相關部門進行提醒並覈實超出預算原因。
六、細責：
1、責任與要求：
公司所有物資與服務的採購與事宜必需由採購部負責並主持。沒有采購部經理簽字的採購付款，財務部不予報銷和支付。
2、工程招標期供應商的選擇及詢價：
1）公司所有采購工作必須在公司指定的供應庫中選擇，業務部門、採購部門偏重於供應商的價格、經營的長期穩定性等商務性談判，技術部門偏重於技術問題的解決及質量的可靠性談判。遇有分歧及特殊情況，由業務部門負責人決定取捨。公司採購部門負責人須向所有供應商明確此點根本要求。
2）具體業務中，客戶需求或要求的產品公司供應庫中不具備，根據業務緊急程度，可由業務部門負責人牽頭，按公司採購流程匯同技術部門、採購部門共同確定採購品牌與型號。採購部門同時將選定的供應商納入公司供應庫。
3）具體流程如下：
（1）由相關業務分公司技術責任人提供相關產品要求（如技術參數等）以書面形式報給本部門內勤人員，再轉發至採購部（見附表一），如對相關技術實現及參數等不好確定，則需直接將用戶相關需求情況以書面形式轉至採購部。
（2）由採購部轉發至相關供應商，並將挑選出的供應商根據相關部門技術的需要提供給相關部門確認技術細節，採購部同時進行詢價、議價。期間，供應商不明確事宜，由採購部協調對應部門技術人員對供應商進行技術答疑。
（3）採購部確定2-3套方案報給相關業務部門，由相關業務部門參考技術部及採購部意見最終選定。產品品牌選定權必須牢牢掌控在
相關業務負責人手中，以便掌控市場競爭局面。技術及採購部門人員需從公司大局出發深刻理解此競爭點的意義。同時技術部門和採購部門可分別根據技術參數是否達到要求及採購過程是否符合採購原則行使否決權。（4）業務情況特殊，上述規定不易執行，則由相關業務部門負責人會同技術部門、採購部門相關人員集體商議，最終由業務負責人拍板決定。
（5）整個流程運作，由業務部門領導推動。
（6）嚴禁業務、技術、採購任意一個部門不按上述規定以各種形式、藉口、以各種提前造成既定的事實的方式操控供應商的選擇及採購工作。採購部負責人每月末需同時將本月重大項目採購制度執行情況以書面形式報至公司審計部門。
(7)凡用來競標的品牌以確定，要求供應商報備並申請特殊的價格保護，以便在競爭中取得最大優勢。
3、採購申請
A採購物資與供應商確定後，由使用人提出申請，報部門經理審覈，再由財務部經理審覈。通過後報總經理審批，最後交採購部實施採購。大宗物資的採購應提前通知採購部，避免因供貨週期過長導致工程或銷售的延誤。
B項目現場的零星採購、急採在採購部經理授權後由項目經理負責，且應在採購完成後及時將採購清單及供應商名片上交給採購部，由採購部對所採買的物品進行覈價，登記。
4、採購實施
A、採購經理根據經過審批的採購申請組織採購員進行詢價、對比、貨比三家後選擇最佳供應商；與供應商確認價格、到貨週期、結算方式、賬期、返利政策、方案支持等事宜；負責與供應商關係的維護，努力與供應商建立互惠互利的戰略合作伙伴關係。採購人員或內勤人員如能從供應商處爲公司帶來生意，工程類按利潤的10%、商品類按利潤的5%對相關人員及部門進行獎勵。
B、採購過程中及時與工程、技術部門溝通。以免造成產品質量與型號的差錯。
C、儘量集中採購，以免造成不必要的浪費（如人工、運輸車費等）。
D、工程項目類採購設備提前10-20天預算，預報採購部門及財務部門。
5、定點集中採購與檔案建設管理
A
（1）對於工程類常用產品（監控、報警、樓宇、網線、網絡設備、背景音樂等）需要定點採購；
（2）對於門市及工程等業務部門常用的消耗類產品需要定點集中採購；
（3）各部門臨時性的小額採購管理，由各部門內勤人員負責。相關管理辦法另行制定。額度在3000元以上的採購必須由公司採購部統一管理。
B對每個供應商建立長期、詳實的（高、中、低檔）管理檔案（包括產品型號、質量、價格等）；建立相應的產品庫，同時進行動態化管理，及時跟蹤產品型號、價格等情況的變動情況。爲以後的採購工作做好準備（見附表二）。
6、貨物驗收
由物資使用部門與採購部共同驗收產品，必要時可請技術部人員協助完成。
7、採購報銷
A貨物驗收合格後，採購人員憑採購清單（發票）、交由庫管員輸入庫手續。憑入庫單、採購清單及採購申請單辦理報銷手續，經財務經理審覈後報總經理審批，簽字、通過後方能前往財務部進行報銷；
B項目經理的零星採購也應在報銷裏提供票據；
C如有手續不齊全，年月日、大小寫不相符的等情況，財務部有權不予報銷。
8、後續考覈
A採購部定期對所購大型物資進行跟蹤、調查。比較產品的優劣，以便對供應商及產品進行測評。
B由業務部、技術部、財務部對採購工作進行考覈，評價採購部工作的優劣。財務部有權利和義務調查採購人員是否有徇私舞弊行爲
七、採購流程中各部門職責：
序號 | 部門 | 權利與職責 |
1 | 北訊通工程分公司、搜尋者、龍石 | 1、明晰客戶需求的產品、需實現的功能及供貨期；2、與技術部確認產品功能是否符合用戶需求；3、根據客戶情況、公司技術部門及採購部門意見確定方案品牌及確定報價；4、與倉庫保管人員確認所需採購產品的庫存數量，確定是否需要採購；5、與採購負責人確認訂購明細及到貨週期；6、填制需訂購產品的採購單。7、推動、協調整個流程的運行。 |
2 | 技術部 | 1、協助業務部門確認客戶需求並制定相應的技術方案。2、當功能實現不確定不明朗時，製作方案諮詢單傳遞至採購部門。3、對供應商技術答疑，確保供應商明晰產品及系統要求。3、協助採購及倉庫保管人員採購、驗收特定的有一定技術含量的貨物。 |
3 | 財務部 | 1、對採購單內容的確認；2、負責及時結算貨款；3、出具開發票信息；4、採購資金籌集；5、採購業務發生後，應付賬款的合理支付；6、每月與各供應商進行財務對賬，並把對賬單提供給採購部與供應商覈實；7、採購成本控制；8對採購環節的監督。 |
4 | 總經理 | 對採購訂單內容的確認，出具最終審覈意見。 |
八、罰責：
1、嚴禁其他部門人員跨越採購部門直接確定品牌或採購，違反者視情節嚴重與否給予50-200元罰款。未按流程進行簽字審批的管理人員，罰款100元。
2、財務部一定要嚴把付款關。沒有采購部經理簽字的採購付款禁止付款。違反規定每次罰款50元。
3、技術、銷售及採購負責人提供採購產品主要型號、參數與客戶方的需求不符，而供貨方又不能提供退貨支持，致使設備積壓造成損失。如能確定責任人，相關責任人承擔100元/臺的損失費用，如責任不清的三方各承擔50元/臺的損失費。
4、採購部人員必須按照貨比三家的原則進行多方詢價並採購，嚴禁在採購過種中僅在一、兩家內比較。如未能按貨比三家的原則進行採購而給公司帶來損失，相關責任人每次罰款50-100元。如在採購過程有舞弊行爲,按侵佔公司財產的雙倍進行處罰。
5、公司監事部門在採購流程中的各個環節有權進行檢查、指導，對公司採購額度較大的項目產品及重點供應商監督檢查。發現問題，按情節輕重，酌情處理。
一、原材料供應商管理制度供應商開發
１、制定目的
爲規範供應商開發流程，使之有章可循，特制定本規章。
２、適用範圍
本公司原材料供應新廠商之開發工作，除另有規定外，悉依本規章執行。
３、原材料供應商開發程序
原材料供應商開發權責
（1）生產部使用原材料，由外聯物料部負責供應商開發主導工作，由技術部門確認產品質量。
（2）研發部使用材料，由研發部門確認負責供應商開發主導工作，外聯物料部負責協助工作。
（3）一般物料、配件由外聯物料部負責開發主導工作，使用部門提出相關意見或建議。
（4）生產專用設備由使用部門負責供應商開發主導工作，外聯物料部負責協助工作。其他一般設備由外聯物料部負責供應商開發主導工作。
（5）研發部、品管部、技術部、生產部、外聯物料部組成廠商調查小組，負責原材料供應商的調查評覈。原材料供應商的更換
（1）研發部、技術部、品質部確認更換產品的質量。並提交樣品測試報告。
（2）外聯物料部確認更換產品的性價比。
（3）由外聯物料部提交申請經主管副總審覈簽字方可更換供應商。
原材料供應商基本資料表
應由原材料廠商填寫《供應商基本資料表》，由採購員進行覈實。該表包括下列內容：
（1）公司名稱、地址、電話、傳真、E—mail、網址、負責人、聯繫人。
（2）公司概況，如資本額、成立日期、佔地面積、營業額、銀行訊息。
（3）設備狀況。
（4）人力資源狀況。
（5）主要產品及原材料。
（6）主要客戶。
（7）其他必要事項。
外聯物料部採購員填寫《供方評審記錄表》，由外聯物料部經理簽字審覈。
供方評審記錄表，一般包括下列內容：
（1）產品質量、質量保證體系情況
（2）生產能力、交貨是否準時。
（3）售後服務情況。
（4）價格是否合理。
外聯物料部採購員填寫《供方情況調查表》，由外聯物料部經理簽字審覈。：
供方情況調查表，一般包括下列內容：
（1）有無專職檢驗機構。
（2）專職檢驗人員素質。
（3）有無必要的質量管理制度。
（4）檢驗手段如何。
（5）計量制度是否健全。
（6）有無檢驗臺帳和原始記錄。
（7）有無器件借用制度。
（8）產品有無合格證制度。
（9）有無不合格品管理制度、執行情況。
（10）質量問題處理程序如何。
（11）有無進度保證制度。
（12）有無成品包裝、運輸保護措施。
原材料供應商開發流程
（1）尋找原材料供應商。
（2）填寫原材料供應商基本資料表。
（3）與原材料供應商洽談。
（4）作樣品鑑定。
（5）原材料供應商問卷調查。
（6）提出原材料供應商調查評覈之申請。
二、採購管理制度定購採購流程
1、制定目的
爲落實物料、零件採購作業管理，確保採購工作順暢，特制定本規章。
2、適用範圍
本公司物料、零件之訂購、採購管理業務。
3、請購規定
請購的提出，覈准權限
（1）原材料的提出：生產部根據生產計劃提交下月原材料的需求量，由生產部經理簽字確認。
（2）設備/配件和其他生產低耗品的提出：由各部門提交《設備/物料採購申請單》，由各部門經理簽字確認，報外聯物料部確認後以呈批件形式由主管副總簽字生效後才能採購。
物料採購覈准權限
（1）原材料的核準權限，接受生產部提交的下月原材料的需求量表格，採購員需先與倉庫覈對原材料數量，確定採購數量，做出採購計劃，經部門經理簽字確認。
（2）配件和其他生產低耗品的核準權限，根據各部門提交的《設備/物料採購申請單》，外聯物料部應本着節約原則及時落實該配件或耗材的使用情況（包括用於哪裏，用多少，一個配件可使用的時間是多長）。如有疑義應及時與申購部門溝通。外聯物料部確認後以呈批件形式由主管副總簽字生效後才能採購。
4、採購規定
採購方式
本公司採購方式一般有下列幾種：
（1）集中採購
（2）合約採購
（3）一般採購
除（1）（2）以外之物料，採用隨需求而採購之方式。
採購作業規定
詢價、議價
（1）採購人員接獲覈准後之《設備/物料採購申請單》，應選擇至少三家符合採購條件的供應商作爲詢價對象。（目前各原材料只有一家供應商）
（2）專業材料、用品或項目，外聯物料部應會同使用部門共同詢價與議價。
（3）採購議價採購交互議價之方式。
（4）議價應注意品質、交期、服務兼顧。
合同的簽訂
（1）合同的內容包括
貨物名稱，型號，數量，單價，總價格，發票，包裝
交貨地點，到貨日期
付款條件及方式
技術指標
驗收
爭議的解決
不可抗力
檢驗及索賠
（2）合同的制定
合同草稿由外聯物料部制定，其技術指標由技術部、品質部或使用部門簽字確認。
呈核及覈准
（1）採購人員詢價、議價完成後，於《設備/物料採購申請單》上填寫詢價或議價結果。
（2）標準擬訂購供應商、交貨期限與報價有效期限，經主管審覈，並依採購覈准權限呈核。
（3）採購覈准權限規定，不論金額多寡，均應先經採購經理審覈，主管副總覈准。
（4）對於其他生產低耗品的採購，外聯物料部門接到申購部門《設備/物料採購申請單》後先落實是否需求購買，無誤後應按實際需求內容填寫《呈批件》，詳細說明所購物品原因、數量、預計金額。報主管副總審批簽字後購買。
訂購作業
（1）採購人員接獲經覈准之《設備/物料採購申請單》後，根據《採購計劃》應以《採購訂單》形式向供應商訂購物料，並以電話或傳真形式確認交期。
（2）合同採購根據採購合同填寫合同簽訂申請單，並由物料部採購員簽字確認合同內容，申請部門簽字確認使用目的以可以生產的產品數量，物料部經理簽字審覈，由財務主管簽字覈實資金，再呈主管副總審批簽字後實施採購。
（3）採購人員應控制物料訂購交期，及時向供應商跟催交貨進度。
驗收與付款
（1）經品質部檢驗合格簽字後辦理入庫手續，不合格產品與供應商聯繫退貨。
（2）依財務管理規定，辦理供應商付款工作。
三、採購管理制度採購價格管理
1、制定目的
爲確保材料高品質低價格，從而達成降低成本之宗旨，規範採購價格審覈管理，特制定本規章。
2、適用範圍
各項原物料採購時，價格之審覈、確認，除另有規定外，悉依本規章處理。
3、價格審覈規定
報價依據
技術部提供新材料之規格書，作爲外聯物料部成本分析之基礎，也作爲供應商報價之依據。
價格審覈
（1）供應商接到規格書後，於規定期限內提出報價單。
（2）外聯物料部一般應挑選三家以上供應商詢價，以作比價、議價依據。
（3）外聯物料部經理審覈，認爲需要再進一步議價時，退回採購人員重新議價，或由經理親自與供應商議價。
價格調查
（1）已覈定之材料，外聯物料部門必須經常分析或收集資料，作爲降低成本之依據。
（2）本公司各有關單位，均有義務協助提供價格訊息，以利外聯物料部比價參考。
（3）單價漲跌之審覈流程，應同新價格審覈流程。
（4）採購數量或頻率有明顯增加時，應要求供應商適當降低單價。
四、採購管理制度採購品質管理
1、制定目的
規範採購過程的品質管理規定，使採購品質管理有章可循。
2、適用範圍
本公司物料採購、驗收、索賠等過程的品質管理，除另有規定外，悉依本規章執行。
3、採購品質管理規定
文件資料要求
物料訂購前，本公司應提供下列文件資料，或在訂購單、採購合約內予以明確規定：
（1）訂購物料之規格、圖紙、技術要求等。
（2）產品技術精度、等級要求。
（3）各種檢驗規範、標準或適用規格。
合格供應商之選擇
物料採購，除經總經理特准外，均需向合格供應商訂購。
品質保證之協定
願材料料之採購，應由供應商承負品質保證之責任，並在訂購前明確，本公司要求供應商承諾下列品質保證：
（1）供應商應保證產品製造過程的必要控制與檢測。
（2）供應商產品出廠前應有逐批作抽樣檢驗。
（3）供應商應隨貨送交其出貨品質檢驗合格之記錄。
（4）接受本公司必要之供應商調查、評鑑。
進貨驗收之規定
供應商提供之物料，必須經過本公司倉庫、品管、採購等部門人員之相關驗收工作，主要包括下列幾項：
（1）採購員需確認訂購單、供應商、到貨日期、物料的名稱與規格。
（2）倉庫管理員需確認數量。
（3）品質部需確認品質檢驗並填寫檢測報告。
（4）檢驗合格後由採購員辦理入庫手續。
退還不合格品
對檢驗合格物料，入庫後應予以明確標識，以確保後續品質之可追溯性（如供應商名稱、物料規格、數量、交貨時間、檢驗人員等級料之標註，以便追溯、區分、使用之方便）。
品質糾紛處理
有關採購物料發生規格不符、品質不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統稱爲品質糾紛處理。具體規定如下：
處置依據
以雙方事先約定之品質標準作爲處置依據，並於訂購單上詳細說明，其中涉及交貨時間、檢驗標準、包裝方式等的，原則上以本公司之要求爲依據。
採購物料退貨與索賠
（1）擬退回之採購物料應由倉管員清點整理後，通知採購員。
（2）外聯物料部經辦人員通知供應商換貨。
（3）訂製品之退貨，原則上要求供應商重做或修改至合格爲止。
（4）確屬無法修復或供應商技術能力不足時，可取消訂單，另覓供應商。
採購其他索賠根據合同規定進行索賠
1.公司採購合同的內容
公司採購合同的條款構成了採購合同的內容，應當在力求具體明確，便於執行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：
(l)商品的品種、規格和數量
商品的品種應具體，避免使用綜合品名;商品的規格應具體規定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數量多少應按國家統一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規格、數量明細表。
(2)商品的質量和包裝
合同中應規定商品所應符合的質量標準，註明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協商憑樣訂(交)貨;對於副、次品應規定出一定的比例，並註明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款;對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規格、體積、重量、標誌及包裝物的處理等，均應有詳細規定。
(3)商品的價格和結算方式
合同中對商品的價格要作具體的規定，規定作價的辦法和變價處理等，以及規定對副品、次品的扣價辦法;規定結算方式和結算程序。
(4)交貨期限、地點和發送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關規定，並考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發送方式是送貨、代運，還是自提。
(5)商品驗收辦法
合同中要具體規定在數量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。
(6)違約責任
簽約一方不履行合同，必將影響另一方經濟活動的進行，因此違約方應負物質責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：
①不按合同規定的商品數量、品種、規格供應商品;
②不按合同中規定的商品質量標準交貨;
③逾期發送商品。
購買者有逾期結算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應付違約金或賠償金。
(7)合同的變更和解除條件
合同中應規定，在什麼情況下可變更或解除合同，什麼情況下不可變更或解除合同，通過什麼手續來變更或解除合同等。
此外，採購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。
2.採購合同的簽訂
(l)簽訂採購合同的原則
①合同的當事人必須具備法人資格。這裏所指的法人，是有一定的組織機構和獨立支配財產，能夠獨立從事商品流通活動或其他經濟活動，享有權利和承擔義務，依照法定程序成立的企業。
②合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規定。
③簽訂合同必須堅持平等互利、充分協商的原則。
④簽訂合同必須堅持等價、有償的原則。
⑤當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委託別人代簽，必須要有委託證明。
⑥採購合同應當採用書面形式。
(2)簽訂採購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協商，取得一致意見，並簽署書面協議的過程。一般有以下五個步驟：
①訂約提議。
訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議，也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答覆的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答覆期限內不得拒絕承諾，即提議人在答覆期限內受自己提議的約束。
②接受提議。
接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內容表示同意，經過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認爲是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出後，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中籤訂合同的雙方當事人，就合同的內容反覆協商的過程，就是要約―新的要約一再要約―直到承諾的過程。
③填寫合同文本。
④履行簽約手續。
⑤報請簽證機關簽證，或報請公證機關公證。
有的經濟合同，法律規定還應獲得主管部門的批准或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規定必須簽證的合同，雙方可以協商決定是否簽證或公證。
3.公司採購合同的管理
採購合同的管理應當做好以下幾方面的工作：
(l)加強對公司採購合同簽訂的管理
加強對採購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據企業的購銷任務收集各方面的信息，爲簽訂合同、確定合同條款提供信息依據。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關的合同法規規定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。
(2)建立合同管理機構和管理制度，以保證合同的履行企業應當設置專門機構或專職人員，建立合同登記、彙報檢查制度，以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況，及時發現問題，採取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯繫，密切雙方的協作，以利於合同的實現。
(3)處理好合同糾紛
當企業的經濟合同發生糾紛時，雙方當事人可協商解決。協商不成時，企業可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。
(4)信守合同，樹立企業良好形象
合同的履行情況好壞，不僅關係到企業經營活動的順利進行，而且也關係到企業的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利於樹立良好的企業形象。
第一章總則
第一條爲進一步規範公司物資採購程序，加強內部控制，明確經濟責任，確保生產經營的持續穩定，依據相關法律法規特制定本制度。
第二條公司日常生產經營所需的原料及主要材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等均屬於本制度規範範圍。
第三條費用報銷及在外購物直接付款的零星物資採購不適用本制度。
第四條公司固定資產的購置適用本制度。
第二章物資採購規定
第五條物資採購實行歸口管理制。原糧由採購供應部負責採購，輔助材料、包裝物由倉儲部負責採購、修理用備件及後勤用物資及辦公用品由後勤部負責採購。特殊情況下，經董事長或總經理批准，可以指定專人進行專項物資的採購。
第六條所有負責物資採購的人員必須充分掌握市場信息，及時預測市場供應變化，確保質量過關，價格低廉，供貨及時。
第七條推行合同管理制度，物資採購原則上要與供貨方簽訂合同，詳細註明供貨品種、規格、質量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約經濟責任等；否則，造成的損失由採購人員負責。
第八條實行比價採購制度，物資採購要貨比三家，確保所採購物資價格低廉，質量上乘。大宗物資採購建議實行招投標制度。
第九條實行採購質量責任制。採購人員對所採購物品的質量負有全面責任。如因失職而採購僞劣產品，採購人員應負經濟責任。禁止採購人員收受回扣。如有收受回扣，一經查證，除全額追繳回扣款項外，將視情節輕重進行嚴肅處理。
第三章發票入賬及付款程序
第十條採購物資進廠後，採購人員必須嚴格按照要求辦理物資入庫手續，具體要求如下：
1.原糧入廠，由磅房辦理入庫手續，打印電子入庫單，入庫信息錄入電腦。
2.輔助材料、包裝物由倉庫保管辦理收庫手續，填制一式三聯入庫單，一聯交客戶辦理髮票入賬手續。
3.五金電器、修理用備件由五金庫保管辦理入庫手續。
4.採購經辦人要認真填寫採購物資發票入賬單，詳細填寫所購物資名稱、數量、金額、供貨單位等要素。程序如下：
經辦人填制發票入賬單保管員根據收貨情況簽字確認部門經理審覈會計審覈發票合法性總經理簽字准予入賬財務掛賬作爲日後付款的依據。
第十一條物資採購付款原則上採取先入賬後付款的制度，特殊情況下需預付款的單位，經董事長或總經理批准，可以辦理採購預付款手續。
第十二條採購付款實行審批制度，執行兩條線管理形式，即發票入賬和籤批付款兩條線分步進行的形式。具體程序如下：
1.物資採購一律由採購人員辦理髮票入賬手續後，方可進行申請付款審批。否則財務有權不予批准付款。
2.申請付款，由經辦人填寫轉賬匯款申請單，經財務審覈、總經理批准後，方可到出納處辦理匯款。
經辦人填寫轉賬付款申請單部門經理簽字財務會計根據發票入賬情況審覈總經理根據資金情況簽字出納辦理匯款
3.需要預付款的部門，直接填制轉賬匯款申請單，經財務審覈、董事長或總經理簽字批准後可先辦理匯款手續，財務部據此掛賬，待發票來到後再由經辦部門辦理髮票入賬手續衝賬。
第四章附則
第十三條本制度從批准下發之日起執行，由財務部負責解釋。
第十四條本制度從年月日起下發執行。
一、目的
加強採購業務工作管理，做到有章可循，預防採購過程中的各種弊端，降低採購成本，提高採購業務的質量和經濟效益。
1：採購管理制度
二、範圍
本制度適用於公司所有物品(原材料、輔料、備品備件、固定資產、勞保用品、辦公用品)或勞務(技術、服務等)的採購。
三、職責
3.1市場部根據銷售訂單編制銷售計劃並下發相關部門。
3.2生產技術部根據市場部銷售計劃，編制原輔材料需求清單。負責製版、模具、量板等外包產品、技術服務以及其它外協業務採購申請及計劃的編制。
3.3供應部根據生產部門報送的材料需求清單，覈實倉庫存量，結合材料庫存安全定額，編制採購計劃，報經總經理批准後組織採購。
3.4辦公室負責編制公司勞保、辦公用品的採購和辦公用品日常維修申請計劃。
3.5設備工程部依據公司固定資產投資計劃、設備運行狀況以及生產經營需要編制設備的採購、固定資產維修以及零星維修製造所用備品備件採購計劃。
3.6各物品、勞務需求部門根據需求物品或勞務的性質和權屬向辦公室、生產技術部、供應部、設備部提交申請，並經初審後交各分管副總或總經理批准。
3.7分管副總負責權限內的採購審批和超出權限的採購初審，總經理負責生產經營採購、固定資產購置、維修等計劃的審批。
3.8財務部負責日常採購的價格審查，負責對價值10萬元以上的採購組織或上報集團公司進行招標。
3.9質量部負責原材料、輔料的驗收，設備部會同生產技術部負責備品備件、設備、監視和測量工具及維修等勞務的驗收。
3.10各採購經辦人負責索要發票、辦理結算，並對發票的真實性和合法性負責。
四、採購作業操作規程
4.1物資採購的計劃、申請與審批
4.1.1授權的請購部門根據生產計劃、實際需要以及庫存情況每月28日前報次月的採購計劃，報分管經理審覈。
4.1.2經分管副總初審後的月度採購計劃報財務副總審批後執行。
4.1.3未列入月份採購計劃或超出計劃的臨時採購申請需根據需求物品或勞務的性質和權屬向辦公室、生產技術部、供應部、設備部提交申請，並經初審後交各分管副總或總經理批准。
4.1.4對價值超過200元以上的辦公用品及500元以上的配件、設備、儀器、勞務等需要由申請部門寫出申請報告經分管副總簽署意見報總經理審批後實施。
4.1.5採購計劃或申請應列明採購物品或勞務的名稱、規格型號、數量、質量技術要求、估
計價值、交貨日期、用途等。
4.2採購比價
4.2.1採購部門在採購前須將採購計劃或申請，交財務部進行比價;在提交採購計劃或申請的同時，採購部門應對新採購物品提供至少3家以上的供應商報價和聯繫資料，有財務部隊提供的供應商(但不僅限於)進行詢價或實地調查。
4.2.2價值在2萬元以上的維修、服務等勞務、5萬元以上的單臺(套)設備的採購需召集三家以上的供應商報價，進行比價;10萬元以上的必須採取招標方式採購。
4.2.3對常用大宗原輔材料實行招標比價採購，公司根據市場行情每年至少舉行2次招標，確定採購價格和供應商，一經通過招標確定價格，只能在定標價格基礎上根據市場行情下調，不能上浮;如屬國家政策調整等客觀原因所致採購價格上漲，並且採購物資屬供不應求的賣方市場，價格可以上調，但必須經過總經理辦公會研究同意後才能執行。
4.2.4國家明碼標價壟斷經營的特殊商品採購以及政府有收費標準的行政事業性服務收費不實行比價程序，物價審計只對採購物品或勞務的價格、收費標準、數量、質量的真實性進行審查。
4.2.5所有采購業務應景物價審查後方可報總經理籤批報銷。
回覆1：全面點的採購管理制度
4.3採購實施及物資驗收
4.3.1公司的採購業務統一由供應部門負責辦理，其他部門或人員不得自行採購。
4.3.2供應部門應根據生產技術部下達的原輔材料需用計劃結合庫存物資的數量編制採購計劃，報分管副總批准後執行。
4.3.3供應部門根據批准的採購計劃組織採購，除零星採購外，批量採購業務必須先與供貨方簽訂採購合同，並與財務部、質量部、生產技術部等相關部門進行會審，採購合同應包括品種、規格、數量、質量、價格、交貨日期、運費承擔、結算方式及經濟處罰等項條款。在採購合同有效期內，若因市場行情發生較大變化時，經過總經理批准可以與供貨商簽訂《調價協議》，並報請財務部門備案。
4.3.4採購物資運到本公司時，先由供應部門對照覈對採購計劃，經確認無誤後開具《請驗單》交質量部或設備部進行質量檢驗，質量部、設備部在驗收條件允許的範圍內組織物資檢驗，並出具檢驗報告單，檢驗合格的物資由保管點數入庫並辦理入庫手續，檢驗不合格的物資不得辦理入庫。
4.4結算
4.4.1採購發票按規定能夠取得增值稅發票的，且在我方能夠抵扣增值稅的採購項目必須索取增值稅發票，不能取得的，價格按扣除增值稅以後執行。
4.4.2無論是現款採購還是賒購，在結算付款時均需由供應部門填開《採購付款申請單》，連同有關憑證報經財務部門審覈，並經總經理批准後，出納人員方可付款。
4.4.3財務部在對採購物品結算付款時，應當認真審覈《請購單》、《採購合同》、《採購計劃單》、《採購付款申請單》、《入庫單》、《發票》或《收款收據》等有關單證，賬目結算不清或未按合同規定期限付款以及不符合稅務制度規定的結算憑證財務部門不得辦理相關手續。
4.4.4出納員須在接到經總經理批准的付款憑證後辦理付款手續，付款時必須認真審覈是否
具備簽章齊全的條件，對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續。
五、責任
5.1不按規定程序未經審批採購的，由經辦部門和人員自行負責處理，已經與供方簽訂購銷合同，導致公司因不能履約而發生的損失由經辦人員全額承擔。
5.2經審批的採購計劃和申請，負責採購的部門和人員應在規定採購期限內採購到位，因沒有人到責任不能按時採購而影響正常經營的，沒發現查實一次罰款100元，給公司造成損失的按確定損失額的40%。
5.3未經比價即進行採購的，採購價格明顯高於比價結果的，價格高出部分由採購人員自行承擔。提交供應商報價時，與供應商串通擡高價格，從中謀取私利;或未認真進行比價而導致採購價格明顯過高;經查實後採購人員承擔相應損失，損失額在5000元以上的責令其下崗。
5.4物品使用部門(車間)必須依據生產計劃、生產管理實際需要，認真按照4.1.5條之規定填制購物申請單。填寫不規範，導致無法確認請購物資須知信息的，採購部門有權拒絕採購。採購計劃及申請必須由請購部門主管簽字，無請購部門主管簽字，審批人不得予以審批。對貪圖省事、亂報採購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，依照銀行貸款利率的兩倍標準對有關責任人處以罰款。
5.5供應部門在確保品質的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的採購方案，落實供貨單位。並對採購物品的品質、貨款結算安全負責。若因玩忽職守，造成公司經濟損失的，應負相應的經濟賠償責任。特別是結算過程中產生的應收款項，有關採購人員負有無條件的清收責任。
5.6財務部必須認真履行審覈監督責任，對審覈把關工作不嚴、不及時向總經理彙報有關事情真相，並造成公司經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。
5.7驗收部門必須對所有運抵本公司的採購物品，依照採購合同規定的質量要求進行質量檢驗。若發現品質不符時，必須及時報告採購部門(必要時直接報告總經理)處理。嚴禁品質不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。
5.8倉庫對驗收部門驗收合格的外購物品辦理入庫手續，並對入庫採購物品的數量負責。若發現數量不符時，應當及時向有關部門報告(必要時直接報告總經理)，同時妥善保管該批採購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎，未按本辦法規定操作，造成入庫數量短缺、超計劃採購或不合格物資入庫的應負經濟賠償責任。
六、本制度自發布之日起執行，自本制度執行之日起，原有相關規定同時廢止。
一、目的：
爲加強採購計劃管理，規範採購工作，保障公司及子公司運營所需物品的正常持續供應，降低採購成本，特制定本制度。
二、適用範圍
本辦法適用於公司總部所有物資（包括固定資產、易耗品、營銷禮品等）的採購。
三、職責權限
1、公司董事長負責採購管理制度的審批；
2、公司財務部負責採購管理制度的。
3、產品中心負責採購管理制度的制訂。
四、採購原則
1、詢價比價原則
物品採購必須有兩家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資信、客戶羣等因素的基礎上進行綜合評估，並與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。
2、一致性原則
採購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規格、型號、數量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，採購人員須及時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經審覈後，差值不得超過請購量的5―10%。
3、低價搜索原則
採購人員隨時蒐集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，瞭解市場最新動態及最低價格，實現最優化採購。
4、廉潔原則
（1）自覺維護企業利益，努力提高採購物品質量，降低採購成本。
（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。
（3）嚴格按採購制度和程序辦事，自覺接受監督。
（4）加強學習，廣泛掌握與採購業務相關的新材料、新設備及市場信息。
（5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。
5、招標採購原則
凡大宗或經常使用的物品，都應通過詢議價或招標的形式，由採購、財務等相關部門共同參與，定出一段時間內（一年或半年）的供應商、價格，簽訂供貨協議，以簡化採購程序，提高工作效率。對於價格隨市場變化較快的物品，除縮短招標間隔時限外，還應隨時掌握市場行情，調整採購價格。
6、審計監督原則：
採購人員要自覺接受財務部或公司領導對採購活動的監督和質詢。對採購人員在採購過程中發生的違犯廉潔制度的行爲，公司有權依照公司相關制度對相關人員進行處罰直至追究其法律責任。
五、物資分類：
（一）物資分類
1、固定資產類：單位價值在1000元以上，使用年限在一年以上的有形資產。
2、經營物資類：與經營有關的各種物品。
3、營銷禮品類：節日禮品、營銷禮品等。
4、辦公用品類：與辦公有關的物品。
5、後勤物資類：指廚房和宿舍方面的物品。
6、其他類型物資：其他需要採購的相關物品。
（二）採購安排：
由總公司統一採購：經辦人填寫申購單，經所在部門經理審批，子公司總經理審覈後，原則上由總公司產品銷售中心統一採購。（子公司辦公用品類、後勤類的食堂菜品及調料、店內經營所供的小吃、水果等臨時性易耗品經部門經理造冊報子公司總經理審批，財務審覈後可由子公司自行採購）
六、採購流程：
1、採購申請：
使用部門填寫《申購單》經部門經理及子公司總經理審批後交產品銷售中心，申購單要求註明名稱、規格型號、數量、需求日期、參考價格、用途等。
2、詢價比價議價：
（1）每一種物品（物資）原則上需三家以上的供應商進行報價。
（2）採購員接到報價單後，需進行比價、議價，並填寫《詢價記錄表》，按低價原則進行採購。
（3）屬下列情況者，無須進行比價、議價：獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品，但仍需留下報價記錄。
3、樣品提供和確認：
（1）若須進行樣品提供和確認的，須確定送樣週期，由採購人員負責追蹤，收到樣品後，須第一時間送交需求部門進行確認，必要時需會同財務部等部門相關人員予以確認。
（2）對於需要保存樣品的，須作封樣處理，以便日後作收貨比較。
4、供應商選擇：
（1）具有合法經營主體者。
（2）品質、交貨期、價格、服務等條件良好者。
（3）信譽良好者。
（4）客戶認可的供應商。採購人員須建立供應商信息臺帳。
5、合同簽定：
（1）供應商經送樣審查合格後，由採購部門與選定的供應商簽訂合同。
（2）交易發生爭執時，依據合同的核定條款進行處理。
6、進度跟催
（1）爲確保準時交貨，採購人員應提前採用電話、傳真或親自到供應商處跟催，以確保物品（物資）能適時供應。
（2）若採購物品（物資）無法在預定時間內交貨的，採購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，並須重新和供應商確定新的交貨期，並知會需求部門。
7、驗收入庫：
採購物品（物資）到公司後，屬經營性固定資產、材料、配件等物品（物資）、非經營性固定資產、大宗勞保用品等經需求部門驗收，辦公用品等常用品經庫管驗收合格後，庫管開具《入庫單》，按流程辦理入庫手續。如驗收不合格的，由驗收部門通知採購部門，2日內辦理換（退）貨手續。
8、對帳付款：
採購付款實行審批制度，具體程序如下：
（1）採購人員憑申購單、入庫單、購貨發票到財務處辦理申請付款手續；
（2）付款方式：
A、金額在200元以下，經產品銷售中心和副總經理（總經理）簽字後，公司財務審覈後現金支付。
B、金額在200元―1000元，經產品銷售中心和副總經理（總經理）簽字後，公司財務審覈後轉賬支付。
C、金額在1000元以上，經產品銷售中心、副總經理（總經理）、公司財務審覈、董事長簽字後，轉賬支付。
（3）需要預付款的部門，直接填制轉賬匯款申請單，經產品銷售中心、副總經理（總經理）、公司財務審覈、董事長簽字後可先辦理匯款手續，財務部據此掛賬，待發票來到後再由經辦部門辦理髮票入賬手續衝賬。
七、本制度解釋權歸財務部，自20xx年3月1日起執行。
八、本制度附件：
1、《請購單》
2、《採購詢價記錄表》
1、總則
1.1目的
爲了規範公司各類採購行爲，明確公司各部門在採購活動中的職責分工，加強對採購活動的有效管理，保證公司採購活動遵守國家法律、法規和公司管理政策，保證採購質量，提高採購效率，降低採購成本，爭取公司的綜合最佳效益，特制定本制度。
1.2依據
本制度依據《中華人民共和國招標投標法》和《中華人民共和國合同法》等有關法律法規及公司相關管理政策等制定。
1.3適用範圍
固定資產採購、低值易耗品採購、接待物品、大型辦公設備採購與維修等。
1.4基本原則
(1)公司所有員工在進行合同與採購活動中應嚴格遵守本規定及公司有關政策、程序、制度，採購活動應儘量實現充分競爭，遵循公開、公平、公正和誠信原則，保證採購質量，努力降低成本；
(2)參與採購的相關人員應客觀公正地履行職責，遵守職業道德，保守公司商業祕密，廉潔奉公；
(3)各部門須嚴格在批准的年度採購預算範圍內，制定詳細周密項目採購計劃。過程進行不得以緊急採購或其他原因爲由，或將項目化整爲零，繞過必要的審批或迴避競爭性採購方式。對處於關鍵路徑上的突發性緊急採購，按緊急採購程序處理；
(4)公司所有采購不得由一個人單獨完成採購全過程，雙人制採購；
(5)採購應當優先採購低耗能、低污染、通過環境管理體系認證企業的貨物、工程和服務；
(6)採購和合同管理工作應做到有章可循、有人負責、有人檢查、有據可查。每項採購和合同管理過程均需有完整的文件和記錄。
1.5採購權限
(1)採購金額超過10000元，採購招標委員參與見證招評標全過程。由採購祕書組織相關採購招標委員會成員參會進行討論，討論議題形成會議紀要以留備檔；
(2)行政部採購人員負責公司日常1萬元以下物品採購。
注：其他非採購組成員購買公司或高管所需物品，請遵守公司財務部報銷制度。由行政部經理審覈並負責完成報銷流程，非採購組成員不可走購買物品報銷流程；
(3)1萬元以上10萬元以下參與人員增加分管副總、審計部負責人、財務負責人或財務主管、採購物品及設備的負責人及經辦人；
(4)10萬元以上採購招標委員會成員，必須參加人：分管副總、高管以外的其他委員、高管參加人數不低於三人(含)。
2、職責和分工
合同採購過程中各職能部門應按分工履行應盡的職責，使公司相關政策與程序得到有效執行，同時也應強調職能部門之間的團隊協作，以取得在總體上的最佳效益。
2.1行政部的職責
(1)根據批准的採購計劃，牽頭組織並實施採購，包括負責組織資格評審、招標、評標和合同簽訂，負責完成採購流程並同相關部門完成驗收入庫；
(2)牽頭組織招標文本的統稿及審覈；負責在合同簽訂前牽頭對合同文本的合法性、完整性、準確性和嚴密性進行審查；
(3)若採購合同履行過程中發生爭議、仲裁和訴訟等法律事務，必要時向公司法律顧問進行諮詢；
(4)負責組織合同談判；辦理支付申請；負責合同結算；負責合同執行情況的總結和分析，歸檔合同文件；建立並維護與公司採購相關的信息系統；
(5)負責臨時採購或緊急採購的具體實施。
2.2相關歸口部門/技術部門/使用部門的職責
（1）編制年度各項採購預算，對超出預算的'採購，提出預算變更申請；
（2）提出採購流程申請，確定採購物項和服務的質保等級，跟蹤流程審批；
（3）提供潛在供應商信息；
（4）參加對潛在供應商的資格評審；
（5）組織編寫招標文本和合同文本的內容；
（6）參與商務談判；
（7）負責採購的驗收。
2.3財務部的職責
根據國家相關法律法規及合同的規定，審覈支付所需文件、票據的有效性、合法性，辦理相關支付手續。
負責發票、交付款、尾款處理、驗收入庫等事項。
2.4審計部的職責
對採購和合同管理活動的真實性、合規性以及效益性進行獨立監督和評價；其中包括：監督一定金額以上採購項目的招評標過程，審覈其合同推薦書；根據需要，對採購項目的招評標過程及合同管理進行不定期的監督和評價。
負責整個採購流程的合理性、合規性、合法性，保證採購項目的最優化。
2.5法務部的職責
負責在合同簽訂前對合同文本的合法性、完整性、準確性和嚴密性進行審查，處理合同爭議、仲裁和訴訟等法律事務。
3、供應商及採購合同管理
3.1供應商的資質審查
行政部招標採購人員負責組織供應商資格審查，從資質、信用、技術能力、財務狀況、安全質保等方面進行審查；資格審查報告應經參加審查的全體成員簽字，報授權人批准。
3.2投標人選擇
推薦投標人時應首先從供應商庫內選取；如需選擇供應商庫以外的供應商作爲投標人，由行政部負責進行資格審查，審查合格後按照招標流程進行招標。
3.3供應商庫的建立
行政部建立《供應商庫》，持續改進並完善。
3.4供應商庫的維護
行政部負責補充、複審和更新供應商庫，並組織對供應商合同執行情況進行評價，將評價意見列入供應商庫。
3.5合同文本
行政部提供合同文本，報法務部審覈。行政部建立採購合同檔案，填制《合同臺賬》，以留存備查。
4、採購管理
4.1採購申請審批流程
所有采購申請均需走OA流程審批；
各部門應根據需求分類別填寫相關採購物品申請表，申請獲批准後的執行應嚴格控制，原採購項目範圍如有變化，應補充審批並說明原因。
4.2採購方式
採購方式包括競爭性採購和非競爭性採購，非競爭性採購應嚴格控制。競爭性採購包括競爭性談判（一般不涉及）、詢價採購；非競爭性採購包括議標、緊急採購和特殊物品採購。
競爭性談判：指通過與兩家或兩家以上潛在供應商談判的方式確定供應商，適用於技術複雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的採購項目。
詢價：指同時向三家或三家以上的潛在供應商進行書面詢價，潛在供應商一次報出不得更改的價格條件後，選擇價格最低或價格條件最優者爲供應商。適用於採購標的規格標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的採購項目。
議標：指與獨家供應商進行談判的採購方式。
緊急採購：指公司在發生不可預見事件或突發事件時進行的採購。緊急採購應事先申請，經授權人批准後實施，事後應按相關規定補辦審批手續
特殊物品採購：指由於特殊要求產生的指定性的採購。申請部門填寫《特殊物品採購申請表》，申請獲批准後採購人員方可實施採購。
4.3採購方式的選擇
採購方式由招標採購委員會提出建議，報主管領導批准。
對於採購金額大於10000元（含10000元）的採購項目，應採用競爭性採購方式；
對於採購金額小於10000元的採購項目，可採用非競爭性採購方式中的議標採購方式；
低值易耗品、辦公設備等常用物資的採購需與之前通過競爭性採購確定的供應商簽訂年度固定單價合同，由其統一供應。年度內凡屬低值易耗品、辦公設備等常用物資（含零星物資採購），不再單獨向其它供應商採購。
特殊情況經（副)總裁批准可不受採購金額限制採用非競爭性採購方式進行採購。
4.4競爭性採購
對於競爭性採購的項目，採購金額大於10000元，審計部門或招標委員會（暫無）介入監督。小於10000元的採購，由行政部根據採購流程實施採購。
競爭性採購流程包括採購計劃申報、詢價、採購、請款、發票、入庫、出庫、盤點。
4.4.1採購計劃申報
各部門通過OA辦公自動化系統進行採購申報，流程審批通過後形成OA單據，採購人員根據單據內容覈對庫存情況後執行採購。 4.4.2詢價
採購人員根據採購計劃向潛在不少於3家供應商發出詢價單，詢價單中列出供應商名稱，物資名稱、型號、報價及交付日期等。物資採購員對其進行評估後，形成綜合評價書面文檔《採購方案對比表》，交由行政部經理，由主管副總裁及相關部門對其決定取捨。
4.4.3採購
採購人員根據詢價情況，組織與其中標單位簽訂合同，合同審批表送達相關部門逐級審覈，常務副總裁審覈同意後進行採購。由物資驗收員驗收合格後由倉庫管理人員審覈。
4.4.4付款
根據合同約定填寫合同付款審批表。如爲分次付款，申請人在申請時需明確前期付款金額，本次付款節點及金額。
4.4.5發票、收款收據
供應商出具發票並提供相關收據後執行付款。若有合同，在簽訂合同時可約定發票的提供時點及發票的類別是增值稅專用發票還是普通發票。如果合同中未予約定，基於對公司有利的原則，應儘量讓對方開具增值稅專用發票。特殊情況下，如對方無法開具發票，需對方開具相關收據後，先執行付款後，由採購人員另行找尋替代替票，報銷時需要提供由主管副總簽字同意的書面說明。
4.4.6入庫、出庫、盤點
貨品送達後辦理驗收、入庫、出庫、盤點等相關程序。貨物在驗收入庫、使用出庫、期末盤點時需遵循《辦公用品領取及歸還管理辦法》、《固定資產管理制度》等具體管理要求執行。
4.5非競爭性採購
4.5.1非競爭性採購主要是議標採購，指與獨家供應商進行議標採購的方式，議標應嚴格控制。
4.5.2如確實無法進行競爭性採購或有足夠的理由說明議標對公司最爲有利且滿足下列條件之一的，可採取議標採購：
(1)曾在該供應商處採購了貨物、設備、技術或服務，出於標準化的考慮，或因需要與現有的貨物、設備、技術或服務配套，並考慮到原先的採購能有效滿足需要，且與目前的市場價格相比，採購價格合理，而不宜另選其他貨物或服務來予以代替，可繼續向原供應商採購；
(2)因某些特殊原因。
4.6緊急採購
在特殊情況下或者高管緊急需要時可直接採取緊急採購的方式，緊急採購事後應補齊採購手續。若採購流程需要的單據和相關報銷手續沒有補齊，財務部不予報銷。
5、評標
5.1評標原則：所有采購項目採用合理最低價或綜合評分的評標原則。
5.2合理最低價評標原則是指能夠滿足招標內容的實質性要求，並且經評審的投標價格爲最低者中標。
5.3綜合評分評標原則是指能夠最大限度地滿足招標文件中的各項綜合評價標準，綜合得分最高者中標。
5.4對於技術含量不高且沒有質保等級的項目原則上採用合理最低價中標的評標原則。
6、定標與合同簽訂
6.1總裁、常務副總裁根據評標小組提出的書面報告和推薦的中標候選人確定中標人；如無書面說明，總裁、常務副總裁應當確定排名第一的中標候選人爲中標人。排名第一的中標候選人放棄中標、因不可抗力提出不能履行合同，或者招標文件規定應當提交履約保證金而在規定的期限內未能提交的，授權人可以確定排名第二的中標候選人爲中標人。
排名第二的中標候選人因前款規定的同樣原因不能簽訂合同的，授權人可以確定排名第三的中標候選人爲中標人；根據已審覈、批准的簽訂合同/訂單推薦書，商務部門方可向中標人發出中標通知書。此外，還應書面通知未中標的投標人，但僅限於通知它未中標事宜，不涉及其它事項和其它方的任何資料；爲規避風險，除由於商業慣例經內部批准外，必須要求中標人在合同簽訂前提供履約保證金。
6.2在領導選定候選中標單位順序後，具體執行部門當按照上述順序依次與候選中標單位就合同價格展開再次洽談，以爭取更有利的價格空間，相關部門需及時將洽談結果上報領導，以備領導決策。
6.3合同（協議）須由公司法定代表人或授權代表簽字，並視需要加蓋印章或合同專用章。
7、文件檔案整理
行政部採購人員每月末對當月採購進行紙質文件和電子臺賬整理，紙質文件以提供能說明本次採購原始金額的資料爲主，電子臺賬則據實統計採購物資名稱、數量、金額、事由、OA流水單號等主要信息，以備相關部門覈查。
8、相關記錄表單
《採購臺賬》
《供應商庫》
《合同臺賬》
《採購方案對比表》
9、招標採購小組人員名單如下：
採購組成員：金x（大連）、隋xx（大連）
採購招標委員會成員：侯xx、鮑x、衣x、王x
10、本制度自發布之日起實施
1目的
規範公司大宗商品採購程序及審覈流程，選擇合格的供應商，保證所有物資採購都能滿足生產和經營要求。
2適用範圍
適用於公司原材料、設備、儀器、車輛、裝修及大型辦公設施採購。
3職責
3.1工程部負責工程材料、機械設備、量測儀器、車輛等物資的採購管理工作。 3.2工程部負責選擇、評審、確認及更新認可的供應商（包括業主指定的供應商）。
3.3工程部負責監督材料的入庫及使用情況。
4工作程序
4.1《認可供應商名冊》（CG-01）的制定、評審及更新
4.1.1制定
a供應商須填寫《供應商資格預審表》（CG-02），以申請進入《認可供應商名錄》。
b工程部採購主管負責覈實供應商所提交的資料，在《供應商資格預審表》上寫明意見，經分管副總經理審批，列入《認可供應商名錄》。
c工程部採購主管負責將《供應商資格預審表》及《認可供應商名錄》分類存檔，並輸入電腦供查閱。
4.1.2評審
a工程部採購主管填寫《供應商評估表》（CG-03），提交分管副總經理。
b《供應商資格評估表》作爲更新《認可供應商名錄》的重要依據。
c所有《供應商資格評估表》均作爲質量記錄，由工程部存檔。
4.1.3更新
a《認可供應商名錄》由工程部採購主管負責更新，經分管副總經理審批確認。
b對嚴重違反供貨合約的供應商，採購主管及時提出處理意見,經總經理批准可立即將違約供應商從《認可供應商名錄》中除名。
c凡被除名的供應商一年內不能使用，特殊情況下經工程部採購主管說明原因，分管副總經理審批後纔可重新選用。
4.2採購
4.2.1採購權限
a5萬元以下且符合《項目備用金管理辦法》的物資採購按《項目備用金管理辦法》執行。
b5萬元以上的大宗商品及其它大批量材料,由工程部統一實施採購。
c超過500萬元的採購須上報集團。
4.2.2採購申請
《原材料/設備採購申請表》（CG-04）應提前一個月上報，進口原材料或特殊情況的採購作業應提前三至五個月提交申請。
4.2.3計劃的變更
a採購申請一經上報原則上不允許變更。
b特殊情況如需變更應及時書面通知工程部採購主管說明原因，報分管副總經理批准。
4.3詢價
根據採購申請，工程部採購主管向供應商發出詢價邀請函進行詢價。
4.4議價
工程部採購主管分析供應商報價,選擇條件優惠的供應商進行議價。
4.5評審決議
工程部採購主管根據議價結果制定《物資採購會審表》（CG-05），提交領導班子會評審，選定供應商。
4.6合同制定與簽訂
4.6.1合同制訂
工程部採購主管負責擬定《採購合同》（CG-06）,報分管副總經理審覈。
4.6.2合同簽訂
《採購合同》經總經理審批簽署正式生效,原件交綜合管理部進行存檔管理。
4.7合同執行與變更
4.7.1合同自生效日起開始執行。工程部採購主管負責與供應商聯繫發貨，通知項目現場材料的驗收及入庫工作。
4.7.2履行材料採購合同過程中，若有變更需求，就變更內容與供應商重新簽訂補充合同。補充合同與原合同同樣具有法律效應，是原合同的一部分。
5材料管理
5.1進料檢驗
5.1.1工程部採購主管負責與供應商聯繫組織發貨，並通知項目經理做好材料入庫前準備。
5.1.2項目部負責材料收貨入庫。
5.1.3項目部材料主管對進場材料覈實、驗收並上報工程部。
5.2材料倉儲管理
5.2.1材料入庫
進場材料由項目部材料主管辦理入庫手續。
材料主管、項目經理應在材料入庫單上簽字確認。材料主管將入庫情況彙總上報公司工程部和財務資金部。
工程部對材料入庫情況進行不定期抽查。
5.2.2材料出庫
材料出庫由項目經理批准，材料主管填寫材料出庫單，經項目經理、生產主管及領用人簽字確認後方可出庫。
如因生產需要，在材料入庫的同時辦理領用的，應首先填寫《材料入庫單》，再填寫《材料出庫單》（CG-08），禁止直接以領用後的差額數辦理入庫手續。
5.2.3材料保管
原材料的保管由項目經理直接負責。
一、請購極其規定
1、請購的定義
請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，並按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2、請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
請購的部門；
請購物品所屬項目
請購的用途
請購的物品名稱、規格、數量
請購物品的樣品、圖紙和技術資料
請購物品的需求時間
請購如有特殊請備註
請購單填寫人
請購部門主管
請購單審覈人
採購副總審覈
財務審覈人
公司總經理
3、請購單及其提報規定
請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審覈審覈批准後報採購部門；
請購部門在提報申請單時應要求採購部接收人簽字並備份；
涉及的請購數量過多時可附件清單的形式進行提交，爲提高效率該清單的電子文檔也需一併提交；
遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況下可以電話請示，徵得同意後提報採購部門，簽字確認後手續後補
如果是單一來源採購或指定採購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明
請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字後報採購部。
二、請購單的接收及分發規定
1、請購的接收要點
採購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；
接收請購單時應遵循無計劃不採購，名稱規格等不完整不清晰不採購，圖紙及技術資料不全不採購，庫存已超儲值積壓的物資不採購的原則；
通知倉庫管理人員覈查該物資是否有庫存；
對於不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2、請購單的分發規定
對於請購單採購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；
對於緊急請購項目應優先處理；
無法於請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門。
重要的項目採購前應徵求公司相關領導的建議。
三、詢價及其規定
1、詢價前應認真查看請購單的品名、規格、數量、名稱，瞭解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時與請購部門溝通；
2、屬於相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中採購；
3、詢價時對於相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；
4、比價採購的單位均應具備一定的資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資的能力；
四、比價、議價
1、對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；
2.對於合格供貨商的價格水平進行市場分析，是否價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；
五、合同的簽訂及其規定
1、合同正文應包含的要素
（1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；
（2）採購物品的規格、名稱、數量、單價、總價及合同金額，清單、技術文件與確認圖紙是合同部可分割的部分；
（3）付款方式
（4）工期
（5）質量保證期
（6）其他約定
2、合同簽訂及其規定
（1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；
（2）擬定合同條款時一定將各種風險降至最低；
3、合同執行
（1）已簽訂合同由採購部項目負責人負責跟進，由採購部負責人進行監督，如出現問題，採購部應及時提出建議或補救措施，並及時通知請購部門及相關領導；
（2）已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對於合同義務和責任的履行情況，跟蹤並督促其保證質量，按時履約；
（3）合同在履行期間應按照雙方約訂嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商並簽訂補充合同；
六：報驗與入庫
1、供應單位已經履行完畢的合同，採購部應及時通知質檢部門進行驗收；
2、標的物在運達公司後採購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運。
一、 適用範圍
1. 本《辦法》適應各部門、各分公司的商品採購。
2. 單項採購或批量採購金額達到公司規定的限額標準(一次性採購20xx元,單件採購1000元)以上的採購項目,應當上報採購部審批。
3. 低於限額標準採購項目的採購方式及管理辦法,遵照財務借款與報銷辦法執行。
二、 組織機構與管理
採購部是爲組織實施採購活動而設立的專職機構及管理部門。主要職責是:
1. 組織實施集中採購;
2. 組織由公司撥款的大型採購活動;
3. 受各公司的委託,代其組織採購事宜;
4. 負責採購合同的管理;
5. 擬定公司採購政策;
6. 管理和監督公司採購活動;
7. 審批管理進入採購名單的供應商資格;
8. 審批取得公司採購業務的代理資格;
9. 擬定並調整公司集中採購目錄和公開招標採購範圍的限額標準。
三、採購方式管理
公司採購方式主要是公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價議標和單一來源。
1.凡納入公司採購計劃資金超過10萬元以上的採購項目,原則上應實行公開招標。
2.能從有限範圍的供應商處採購的或者公開招標時間長、費用高,不能達到節約的目的,經總經理批准可採用邀請招標。
3.符合下列情況之一的,經總經理批准可採用競爭性談判方式採購。(1)招標後沒有供貨急需採購,而無法按招標方式得到的;(3)投標文件的準備需較長應商投標或者沒有合格標的;(2)出現了不可預見的的時間才能完成或投標文件需要高額費用;(4)有特別要求的。
4.採購的貨物符合規格、標準統一,現貨貨源充足,價格彈性較小,售後服務好,經總經理批准可採用詢價議標採購。
5. 下列情況可採用單一來源方式採購。
(1)只能從唯一供應商處獲得,或供應商擁有專利權,且無其他合適替代標的;
(2)因原採購項目的後續維修、零配件供應、更換或擴充等一致性和兼容性要求,必須繼續從原供應商處採購;
四、 物資採購審批程序
1.公司採購管理程序包括下列主要步驟:
(1)編制公司採購預算;
(2)編制並批覆公司採購計劃;
(3)確定採購方式;
(4)訂立及履行採購合同;
(5)驗收;
(6)結算。
2. 採購單位的採購計劃按以下要求報送:
(1) 採購計劃的報送。
各品牌經理報送採購計劃時,填報《採購計劃表》(以下統稱《計劃表》),本表一式兩份,部門留存一份,採購部一份。採購部對《計劃表》進行審查,財務中心把關,並於2日內將審查意見(附《計劃表》)送採購單位。
(2)採購單位報送的月份執行計劃,應是本月已經確定要購置且採購資金已經落實的項目,按規定應辦理審批的採購項目,應辦理審批手續。
(3)沒有審批手續,不能下達採購月份執行計劃。
3.採購部要根據批准的採購計劃,對採購清單審覈無誤後,確定具體採購方式。其中,屬於集中採購的項目,由採購部按要求統一進行採購。
4.合同內容一經確定,採購單位應將合同草案的有關文件報採購部。採購部收到合同草案經財務中心審批後,方可簽訂合同。
5.購合同訂立後3日內,採購部應將合同副本報財務中心備案。
6.採購部應對合同履行時的採購情況進行監督檢查。
7.採購合同需要變更或終止的,採購單位應將變更或終止的理由及時書面上報採購部。
8.資金劃撥程序:
(1)供應商供貨完畢,採購部填報《採購資金支付申請書》(以下統稱《申請書》),持《申請書》、《質量驗收報告》和合同及合同約定的付款條件所要求的全部文件副本,向財務中心提出資金支付申請。財務中心的主管領導,根據合同、《驗收單》和《申請書》等必要的結算手續,審覈無誤後,按公司《財務支款及報銷辦法》支付款項。
(2) 應急採購項目,經總經理批准後,可由採購單位先行採購,但應在採購活動發生之日起5日內辦理有關手續。
五、 監督管理
1. 採購部應當加強對公司採購活動的監督檢查。重點內容是:
(1)採購是否嚴格按照批准的計劃進行,有無超計劃或無計劃的採購行爲;
(2)採購方式和程序是否符合規定;
(3)有關採購文件是否按規定報採購部備案;
(4)採購執行機構是否按規定的時間完成採購任務;
(5)採購合同的履行和採購資金支付情況;
(6)應當監督檢查的其他內容。
2. 採購部和財務中心共同對採購活動進行監督,所有合同應通過財務中心覈准。
採購單位在履行監督檢查時,應當如實反映情況,提供有關資料,自覺接受監督檢查。
爲了更好地發揮倉庫對商品的調配功能，規範公司倉庫的商品管理程序，促進本公司倉庫的各項工作科學、安全、高效、有序、合理地運作，特制定本管理制度。
一、建帳
所有商品應按每一品種規格設置商品明細賬，所有商品的品名規格、數量、單價、金額、批號、有效期及存放區域均應在明細分類賬上作詳細的記錄。財務部門與倉庫所建賬簿及順序編號必須互相統一，相互一致。合格品、逾期失效品、報廢品、試用品等應分別建賬反映。
二、入庫
商品進庫時，倉庫管理員必須憑訂貨單、送貨單辦理入庫手續，根據實物填寫入庫單，入庫單應詳細登記品名規格、單位、數量、單價、金額、批號、有效期、經手人，並根據入庫單登記材料明細賬和存貨卡。入庫單一式三份，倉庫一份、供應部門二份(一份存根、一份在財務結算時與發票一同交財務)。
三、出庫
根據開具的各賣場送貨單發放商品，出庫單應登記編碼、品名規格、數量、單價、金額、批號、有效期、單位蓋章及送貨人、收貨單位及經手人、庫管，根據送貨單逐日逐筆登記商品明細賬。送貨人應在當日內把賣場簽收的回單交給財務，若有特殊情況可在第2天交回，若未按時交回，應追究相關人員責任。出庫單一式四份，倉庫一份，賣場二份(一份賣場存根、一份結賬時與財務覈對)，一份交財務。
四、必須嚴格倉庫管理規程進行日常操作，倉庫保管員對當日發生的業務必須及時登記入賬，做到日清日結，確保商品進出及結存數據的正確無誤。每日工作結束，應將當日發生的入庫單、領料單交財務部門
五、原則上按先進先出法發放商品。
六、盤存
每月中旬定期盤點(總庫和賣場)。盤點包括存貨數量和質量的檢查。庫存商品清查盤點中發現問題和差錯，應及時查明原因，並進行相應處理。如屬短缺及存在質量上的問題需處理的，應及時的用書面的形式向有關部門彙報，必須按審批程序經領導審覈批准後纔可處理，否則一律不準自行調整。
七、倉管員工作職責
1、準確地做好商品進出倉庫的賬務工作。
2、嚴格按照商品的驗收要求做好商品驗收工作。
3、不合訂購要求的商品堅決不予驗收。
4、認真做好倉庫月報、季報和年度報表。
5、認真做好倉庫商品的分類擺放和保管工作。
6、認真做好倉庫安全防範(做到防火、防盜、防潮)及衛生工作。
7、認真做好倉庫發貨工作，堅持發貨原則：先進倉的貨先發。
8、認真做好退貨工作。退貨原則：確認報廢、過期的商品要求及時通知採購員退回供貨商並報財務;賣場退回的商品及時回收倉庫保管。
9、認真做好各賣場的銷售監控工作，避免商品丟失。
10、有責任提出倉庫管理的合理建議。
11、認真配合各分銷商或賣場做好各類商品的收發及調貨工作。
1.0目的
保證供方提供的物資和服務符合組織要求達到的規定標準,對產品服務的最終實現提供優質保障;
2.0適用範圍
適用於公司對物資採購的控制及對評價、選擇供方服務的管理;
3.0職責
3.1管理部根據實際情況,選擇物資供應商和供方,並進行供方評審確定物資供應商和供方名單;
3.2辦公室負責員工標識、辦公用品等物資的採購,管理部負責其它物資的採購;並分別制定《物資採購計劃單》;;
3.3各相關責任部門負責物業管理過程供方提供服務的控制;
3.4各倉庫由各部門(管理處)負責管理,倉管員負責各類已採購物資的質量、數量、驗收及採購物資的保存;
3.5總經理負責審批《物資採購計劃單》;
4.0程序
4.1供方評審
4.1.1相關專業人員配合管理部選擇物資供應商或服務供方,選擇依據包括但不限於:
a)公司現狀及發展目標;
b)供方基本情況,例如服務態度、營業執照及地理位置等,服務供方還應考察人員基本素質及服務水平是否能達到公司要求;
4.1.2管理部組織人員進行供方評審,評審內容包括但不限於:
a)營業執照和產品經營資格證書或執業資質證書;
b)顧客滿意率及行業中的聲譽和口碑;
c)有人員和設備能保證及時提供配件和售後服務,從業人員的持證上崗率合格;
d)評審時的物資樣品質量達到100%,現場操作人員服務質量達到100%的合格;
e)在保證質量的前提下考慮價格;
f)評審完畢,管理部填寫《供方評審報告》;
4.1.3評審合格的物資供應商在《合格物資供應商名單》中登記,合格服務供方在《合格供方名單》中登記。不合格者,由管理部填寫《不合格報告》不予登記,《合格物資供應商名單》和《合格供方名單》由管理部編制,總經理審批;
4.1.4管理部對評審合格的物資供應商和供方每年進行復評,填寫《物資供應商評價報告》和《供方評價報告》以保證其持續提供合格產品的能力,複評不合格者,應從《合格物資供應商名單》和《合格供方名單》中除名。
4.2各部門、小區與合格的服務供方簽訂服務分包合同時在合同中應明確:
a)提供服務的範圍、期限、質量要求;
b)公司對供方所提供服務的監督方法和供方的保證措施;
c)雙方的權利和義務;
d)違約責任,賠償等事項;
4.3當合格物資供應商和供方在提供產品或服務中出現問題時,各責任部門應會同採購人員採取以下措施,以保證產品、服務符合要求:
a)與供應商或供方溝通,要求其採取糾正措施將出現不合格產品的機率降至最低,必要時向其提供一定的幫助。
b)嚴密採購的驗證或檢驗過程,嚴格監控供方提供服務的過程。
c)根據合同限制或停止物資供應商供貨/供方的服務,並從《合格物資供應商名單》和《合格供方名單》中另選供應商或供方以保證產品實現。
4.4採購
4.4.1每月底各部門(管理處)制定下月《物資需求計劃》交綜合辦;
4.4.2綜合辦根據各部門(管理處)的《物資需求計劃》制定公司下月,
《物資採購計劃單》,《物資採購計劃單》應包括:採購物資的名稱、型號、規格、數量及所購物資的質量等級和要求;
4.4.3採購人員根據《物資採購計劃單》內容在《合格物資供應商名單》中選購,如果該物資無法在合格的物資供應商中選購時,採購人員應上報綜合辦經理,由綜合辦經理組織人員重新選擇物資供應商進行臨時評審,臨時評審準則根據實際情況而定,至少應包括供方評審內容中的a、d'項;
4.4.4各部門(管理處)每月初按本部門(管理處)本月《物資需求計劃》到公司倉庫領取本月所需物資,如遇突發事件需另外購買時,部門(管理處)負責人可決定臨時購買,但應向綜合辦經理說明,各小區管理處主任可決定單價在200元(含200元)以下物資的採購,大廈管理處主任可決定單價在500元(含500元)以下物資的採購;
4.4.5服務供方項目應由相關部門根據顧客要求進行評審,並填寫《服務分包申請計劃》、《服務分包申請計劃單》包括:服務項目範圍、質量要求、期限等,經授權人審批後報管理部。
4.4.6綜合辦根據《服務分包申請計劃單》內容在合格的供方名單中選擇適當的供方。
4.5物資的驗證與接收。
4.5.1所有采購的物資,由有關採購部門或申購部門根據具體產品驗收的必要性和採購文件、資料和驗證標準分別對產品進行驗證,並記錄驗證結果,及時通知倉管員進行檢驗和入庫,倉管員按《採購物資檢驗規程》進行驗收。
4.5.2如果有必要在供方現場檢驗時,應檢驗合格後進行記錄纔給予放行。
4.5.3對於服務分包項目應由分管部門在服務過程中對其服務質量進行定期和不定期檢查,其中屬一次性分包服務項目如:外牆清洗,管理處必須加強過程的連續監控和採取竣工驗收,明確其是否符合有關規定和合同的要求。
公司各部門:
根據公司高管辦公會議研究決定，遷入新廠後按照新制定的採購流程採購生產及辦公物資，採購物資遵循節約資金、嚴控成本、質優價廉、統一歸口的採購原則。非公司授權部門不得白行採購物資，如有違反財務部不予審覈報銷，並由人力資源部按照〈〈管理人員績效考覈辦法》對責任人進行考覈，對數額巨大的將進行經濟處罰。現將公司授權履行採購職責的部門及採購範圍明確如下：
一、採購部門採購範圍
1、生產用原輔料、藥材、包裝材料；
2、生產勞保用品（含工作服）及消耗材料；
3、五金配件、電工電料、生產工器具（原生產部採購員劃歸採購部）；
4、組織採購工程器材、生產設備設施、質量分析大中小型儀器；項目部、生广部、質量部有優先建議權，並參與選型及考察過程；
5、生產用清潔用品類（含潔具、消毒洗滌用品等）；
6、化驗用試液、試劑、標準品、特殊管理藥品及易製毒化學品。
7、其他由總經理批准的採購項目。
二、辦公室採購範圍
1、辦公用品（筆墨紙張、名片、耗材類）；
2、辦公設備、器材、清潔用具等；
3、辦公傢俱、電器、飲用水；
4、食堂物資及宿舍樓維修維護材料；
5、其他由總經理批准的採購項目。
三、請購及審批程序
1、各部門需要採購的物資，由部門經辦人填寫請購單，部門經理初審、分管總監簽字審覈後，提交總經理批准，重大項目或大宗物資需執行董事或董事長覈准後，由米購部門開展米購業務。
2、特殊商品如專業書籍、雜誌、報刊、專用賬冊等非常規物資經部門請購，總經理批准後可由提出請購需求的部門採購。
3、印字包裝材料變更按照專用程序進行審批和採購。
特此通知，請各部門遵照執行。
有限公司
二。一五年五月二十八日
物業公司物資採購、庫管、領用暫行管理辦法
一.物資用品採購
1.物資採購應嚴格遵循質量、價格及售後服務完備的原則進行,採購的品種和數量應嚴格控制在一定範圍內並儘可能節約成本,減少庫存。
2.採購範圍:固定資產、低值易耗品、設備設施添置、清潔用品用劑、辦公用品用具等。
二.物品申購程序
1.各部門(管理處)每月25日前上報次月'月物資採購計劃表'並交給倉庫庫管員,庫管員應根據物資庫存情況,覈定整理各部門(管理處)的月物資採購計劃表','月物資採購計劃表'送分管副總進行審覈,報總經理審批同意,由採購人員根據批准情況按輕重緩急在當月內完成採購計劃。
2.急需採購的物資,由部門分管副總批准,通知採購人員採購,但事後應由部門出具書面情況說明,填寫'請購單',經分管副總簽字,報總經理同意,交財務審覈報銷。
3.採購所有物資必須全部入庫,並由庫管員填制入庫單,如是供應商送貨,由供應商提供發票或供貨單、入庫單一式三聯。一聯留庫房;一聯交供應商;一聯交採購人員。
三.物資領用程序
1.部門領用物品時需認真填寫領料單(品名、數量應填寫準確,註明領用人),由分管副總簽字後方能到倉庫領用。
2.倉庫庫管員在發放物品時需認真按申領單品名和數量準確發放。
3.領料單一式三份,一份部門留存,一份倉庫保管留存,一份交財務留存。
四.其它
工程部門作爲特殊部門,零星、少量、急用材料領取可按以下程序進行:
1.由公司確認並簽定協議,在單位附近指定一家經銷商,作爲協作商家,商家必須保證材料的質量,並在同等質量中價格不能高出市場價。
2.使用單位應先按內部管理填三聯《請購單》,先由部門經理簽字,領取的原則必須是零星、少量、急用材料,量大成批的另組織貨源並在物管公司庫房領取。
3.協作商家見《請購單》後,有部門領導簽字後方可發貨。到商家取貨必須由工程部指定一名專人領取,並填寫三聯《請購單》,一聯留工程部,一聯留商家,一聯留分管副總。商家也可送貨上門。
4.結算方式:當月底由商家憑《請購單》報分管副總,經總經理審覈後,再開具發票交財務覈報銷。
5.採購管理責任:採購人員採購的各類物品必須保證達到公司提出的質量、服務和時限要求,如有不實給公司造成損失由採購人負責賠償。
